Når leverandører sender e-mails, med vedhæftede PDF-dokumenter, til den Digitale Indbakke på adressen: [CVR nr.]@sapera.dk, vil de få tilstanden ”Afventer automatisk behandling”, derfor vil de blive scannet når næste kørsel udføres. Dette sker ca. hver halve time.
Du kan finde dine tilsendte fakturaer inde i “Shop manager” → “Indkøb” → “Digital indbakke”
Efter indlæsning vil de ligge klar med en oprettet købsfaktura i kladde-tilstand, og fakturaen vil stå som “Udført” i den Digitale Indbakke.
Du kan finde købsfakturaer, der står som “Udført” under “Shop manager” → ”Indkøb” → ”Købsfakturaer” i kladde-tilstand.
Hvis fakturaen indeholder produkter, der er ukendte for Sapera, vil produktet “Ukendt” blive anvendt.
En varelinje med produktet “Ukendt” bør rettes ved at oprette det nye produkt og efterfølgende erstatte varelinjen på købsfakturaen.
OBS det er derfor vigtigt at produktet “Ukendt” ikke slettes eller omdøbes i Saperas varekartotek.
Hvis EAN-nummeret (stregkoden) fremgår på leverandørfakturaen og produktnummeret måske er anderledes i Sapera, vil den stadig kunne findes ud fra EAN-koden.
Ifm. den automatiske scanning kan der opstå eksempler, hvor en faktura ikke kan aflæses. Sapera har nogle kontrolfunktioner så som, om alle linjer er med, om beløbene stemmer m.v. for at undgå fejl.
Hvis aflæsningen helt må “give op”, vil e-mailen få tilstanden “Afventer manuel behandling”.
Så længe e-mailen står til “Afventer automatisk behandling”, bliver der arbejdet på sagen. Det betyder, at der indimellem kan gå nogle timer før, det enten lykkes eller ej.
Hvis man ikke kan vente på denne måske længere behandlingstid, kan man blot trykke på knappen “Sæt til manuel behandling” og derefter oprette købsfakturaen.
Den automatiske aflæsning “træner” sig selv. Dvs at der vil være en stabilitet i indlæsningen efter 5-10 fakturaer fra samme leverandør.
Når du har sikret dig, at det hele står som det skal på en købsfaktura under “Købsfakturaer” på Sapera, kan du bogføre den ved at markere den og klikke på “Behandl” → “Bogfør”
