Produktkategorier i Sapera bruges til at styre, hvordan produkter håndteres i systemet, især i relation til økonomistyring og bogføring. De definerer de finanskonti, som Sapera anvender ved forskellige transaktioner, såsom køb, salg og returneringer. For eksempel specificerer produktkategorier, hvilke salgskonti, lagerkonti og vareforbrugskonti der skal bruges, så bogføringen er korrekt tilpasset virksomhedens behov.
Derudover kan produktkategorier også bruges til at bestemme, hvilken produktskabelon der skal anvendes. Skabeloner er vigtige, da de definerer, hvilke felter der er tilgængelige på produktkortet. Dette sikrer en ensartet opsætning og nemmere administration af produktdata. Ved at anvende produktkategorier kan virksomheder effektivt organisere og strukturere deres produkter baseret på kontrollerede regler og procedurer, hvilket øger nøjagtighed og overblik i både bogføring og lagerstyring.
Produktkategorier er hierarkiske: en kategori kan have en overordnet kategori (rod- eller underkategori). De fleste indstillinger og konti, der ikke udfyldes på en underkategori, arves fra den overordnede kategori. Når du opretter et produkt og vælger en kategori, fødes produktet med kategoriens skabelon, enhed, leverandør, konti, moms-regler m.m., som derefter kan finjusteres på det enkelte produkt under produktindstillinger.
Produktkategorier er en definitionsskærm — de indstillinger, du sætter her, bruges videre på tværs af hele systemet:
Produktoprettelse: Når du opretter et nyt produkt og vælger en kategori, udfyldes produktet automatisk med kategoriens skabelon, enhedstype, standard leverandør, finanskonti og momsregler. Disse kan efterfølgende tilpasses på det enkelte produkt under produktindstillinger.
Salgsordrer, fakturaer og kasse: Finanskonti, momskoder, priser, tilvalgssæt og relaterede produkter arves fra kategorien og bruges direkte i salgssituationen.
Lagerstyring: Lagerkonti (tilgang/afgang) og autobogfør vareforbrug trækkes fra kategorien ved lagertransaktioner.
Webshop: SEO-beskrivelsen og relaterede produkter fra kategorien vises på webshop-integrationen.
Loyalitetsmodul: Feltet "Beløb til point" på kategorien bestemmer, hvor mange point kunden optjener ved køb af produkter i kategorien.
Serienummervarer og service: Servicetype (serviceindkaldelse) arves til serienummervarer oprettet fra basisprodukter i kategorien.
1. Fra Shop Manager tilgås "Opsætning".
2. Naviger til "Produktkartotekopsætning" -> "Produktkategorier".
3. Du er nu på "Produktkategorier"-fanen, hvor en oversigt over dine produktkategorier i Sapera er synlige.
Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.
Produktkategorier vises som et træ, hvor rod- og underkategorier kan foldes ud og ind. Kolonnerne i listen giver et hurtigt overblik over de vigtigste kontoindstillinger for den aktuelle organisatoriske enhed.
Visningsnavn: Kategoriens navn i Sapera.
Nummer: Kategoriens unikke identifikator.
Aktiv: Viser med et flueben, om kategorien er aktiv.
Tillad ikke produkter: Viser med et flueben, om kategorien er sat til kun at fungere som grupperingsniveau (isAbstract).
Autobogfør lager: Viser med et flueben, om automatisk bogføring af vareforbrug er slået til for den aktuelle organisatoriske enhed.
Automatisk opdatering af std. kostpris: Viser med et flueben, om automatisk opdatering af standardkostprisen er slået til for den aktuelle organisatoriske enhed.
Salgskonto / Brugt: Viser salgskonto og brugt salgskonto adskilt af " / ". Kontonumre, der ikke kan findes i kontoplanen, markeres med en asterisk (\*).
Salgskonto uden moms: Salgskontoen der bruges ved salg uden moms.
Rabatkonto: Rabatkontoen der bruges ved salg.
Rabatkonto uden moms: Rabatkontoen der bruges ved salg uden moms.
Lager tilgangskonto / Brugt: Viser lager tilgangskonto og brugt tilgangskonto adskilt af " / ". Kontonumre markeres med \* hvis de ikke findes i kontoplanen.
Lager afgangskonto / Brugt: Viser lager afgangskonto og brugt afgangskonto adskilt af " / ". Kontonumre markeres med \* hvis de ikke findes i kontoplanen.
Vareforbrug / Brugt: Viser vareforbrugskonto og brugt vareforbrugskonto adskilt af " / ". Kontonumre markeres med \* hvis de ikke findes i kontoplanen.
Valideringsfejl-ikon: Den yderste kolonne viser et advarselsikon på rækker, der har valideringsfejl eller -advarsler efter kørsel af Valider-funktionen. Hold musen over ikonet for at se, hvilke organisatoriske enheder der mangler eller har fejlbehæftede konti.
I kontekstmenuen øverst til højre findes en søgeknap. Klikker du på den, åbnes et søgefelt, der filtrerer kategoritræet løbende mens du skriver. Klikker du på krydset eller tømmer søgefeltet, vises træet igen i sin fulde form.
Opret rodkategori: Opretter en kategori på det yderste niveau. Altid aktiv.
Opret underkategori: Opretter en ny kategori under den valgte kategori. Underkategorien arver opsætning fra den overordnede kategori. Aktiv når en ikke-system-kategori er valgt.
Ret: Retter den valgte kategori. Aktiv når en kategori er valgt. Du kan også dobbeltklikke på en kategori i træet for at åbne redigeringsvisningen.
Kopiér: Kopierer den valgte kategori. Aktiv når en kategori er valgt. Når du klikker, åbnes en dialog, hvor du skal angive et nyt Nummer og et nyt Visningsnavn for kopien. Alle øvrige indstillinger kopieres fra den valgte kategori, og redigeringsvisningen åbnes automatisk bagefter.
Slet: Sletter en kategori. Aktiv når den valgte kategori ikke er en system-kategori. Inden sletning kontrolleres det, om kategorien er i brug — er den det, vises en fejlbesked med en forklaring i stedet for en slette-bekræftelse.
Valider: Validerer, at der er tilknyttet gyldige konti til alle opsatte konti på alle kategorier. At en kategori kan blive ugyldig på en organisatorisk enhed vil normalt kun ske ved oprettelse af nye org. enheder med eget regnskab tilknyttet. Se regnskab/integrationer. Altid aktiv. Efter validering markeres rækker med manglende konti med rød baggrund og rækker med fejl-kontonumre (der ikke eksisterer i kontoplanen) med orange baggrund. Hold musen over advarselsikonet i den yderste kolonne for at se, hvilken organisatorisk enhed der har problemer og hvilke kontonumre det drejer sig om.
Kopiér egenskaber: Kun synlig for administratorbrugere. Åbner en dialog, hvor du kan kopiere alle OU-specifikke egenskaber (kontoopsætning m.m.) fra én organisatorisk enhed til en anden på tværs af samtlige produktkategorier. Se afsnittet "Kopiér egenskaber-dialog (admin)" nedenfor.
Genberegn kostpriser: Vises i redigeringsvisningen på eksisterende kategorier — kun for administratorbrugere, og kun når automatisk opdatering af kostpris er slået til. Knappen gennemregner den gennemsnitlige kostpris (efter FIFO-princippet) på ny for de produkter, der hører til kategorien.
Historik (audit log): Et ikon-knap i redigeringsvisningens settings-toolbar. Vises kun for eksisterende (gemte) kategorier. Åbner historikvisningen, der viser en log over alle ændringer, der er foretaget på kategorien.
Ønsker du at oprette en ny produktkategori, kan dette nemt gøres med et klik på knappen "+ Opret rodkategori" øverst til venstre.
Følgende menu vil nu åbne sig, hvor du har mulighed for at oprette en ny produktkategori:
Udfyld felterne og afslut med "Gem".
Redigeringsbilledet er delt op i tre dele: stamdata og skabeloner (venstre kolonne), til/fra-indstillinger (midterste kolonne) og felter, der kan overstyres per organisatorisk enhed (højre kolonne). Nederst findes desuden faner til tilvalgssæt og relaterede produkter.
Nummer: Produktkategoriens nummer (identifikator). Bruges til at identificere kategorien entydigt, bl.a. ved import.
Visningsnavn: Produktkategoriens visningsnavn - det navn, der vises i Sapera og på produkter.
Skabelon: En skabelon benyttes til at bestemme, hvilke dynamiske felter produkter i denne kategori skal have. For at få tilføjet felter til produkter bør CRS-support kontaktes. Dette kan også rettes for det enkelte produkt under produktindstillinger.
Variantskabelon: En skabelon benyttes til at bestemme, hvilke dynamiske felter varianter i denne kategori skal have. Vises kun, når kategorien understøtter variantstyring. For at få tilføjet felter til varianter bør CRS-support kontaktes.
Produktenheder: Her vælges, hvilken enhed produkter i denne kategori har (liter, meter, styk osv.). Hvis andre enheder end dem, der kan vælges, ønskes, kan valgmuligheder tilpasses under Kataloger (UnitTypes).
Farve: Farve benyttes til "Kun-tekst"-visning i kassen for at angive, hvilken farve produkter i denne kategori skal have. Det kræver, at fanen er sat til "Kun tekst".
Beløb til point: Dette benyttes af Sapera kundeklub/loyalitetsmodul. Det angiver, hvor mange point kunden vil optjene ved køb af produkter fra denne kategori. Dette kan også styres på produktindstillinger. Loyalitetsmodulet er et betalingsmodul. Hvis det har interesse, kontakt CRS.
Servicetype: Serienummervarer, der oprettes fra basisprodukter i denne kategori, vil fødes med den servicetype (serviceindkaldelse), der vælges her. Se servicetyper.
Standard leverandør: Hvis produkter i denne kategori normalt har samme leverandør, kan denne vælges her, og dermed vil primær leverandør være udfyldt ved produktoprettelse (så snart kategori vælges).
Kort beskrivelse: Kort opsummering af produktkategorien, brugt internt eller eksternt, f.eks. på webshops. Eksempel: "Nyeste smartphones til markedets bedste priser."
Aktiv: Der kan sælges fra aktive kategorier. Fjernes fluebenet for aktiv, vil Sapera ikke længere vise produkter fra denne kategori, når produkter vælges fra salgsordre/købsfaktura/faktura i kassen osv.
Tillad ikke produkter tilknyttet denne kategori: Forhindrer oprettelse/redigering af nye produkter tilknyttet denne kategori - eksisterende produkter, der allerede er tilknyttet denne kategori, kan fortsat sælges/indkøbes, men produktet kan ikke ændres uden at vælge en anden kategori. Kategorien fungerer dermed som en ren gruppe/overskrift i hierarkiet.
Understøt serienummervare: Hvis afkrydset, vil alle produkter i denne kategori være serienummervarer med fuld serievarefunktionalitet. Hvis det ikke er alle produkter i denne kategori, der er serienummervarer, skal understøttelse af serienummervare i stedet sættes på produktindstillinger.
Serienummervareskabelon: En skabelon benyttes til at bestemme, hvilke dynamiske felter serienummervarer i denne kategori skal have. Vises kun, når serienummervare er understøttet. For at få tilføjet felter til serienummervare bør CRS-support kontaktes. Dette kan også rettes for det enkelte produkt under produktindstillinger.
Tillad serienummervare lagerbeholdning som basisvare: Denne funktion gør det muligt at opbevare produkter, som faktisk er serienummervarer, i lagerbeholdningen som basisvarer uden angivelse af serienummer. I denne tilstand bliver den faktiske serienummervare ikke oprettet i Sapera. Oprettelsen sker først i salgssituationen, hvor Sapera vil anmode om et serienummer. Dernæst udføres et lagertræk på basisvaren og en tilføjelse til lageret af den nyligt oprettede serienummervare. Til sidst gennemføres en standard salgstransaktion, hvor den specifikke serienummervare fjernes fra lageret.
Vis valg af serienummervare ved salg: Vises sammen med serienummervare-indstillingerne. Hvis afkrydset, præsenteres en brugerflade til at vælge den konkrete serienummervare i salgssituationen.
Indtastningsmetode for serienummervarer ved indkøb: Ved indkøb (købsordre/købsmodtagelse, købsfaktura) af serienummervare kan der vælges, om der skal være en linje for hver serienummervare, om det ikke tillades at vælge serienummervaren, eller om det bestilte antal skal indtastes i en kladde tilknyttet linjen.
Valgmulighederne er:
Ingen: Serievarer kan fra indkøb lægges på lager uden angivelse af serienummer. Dette er samme funktion som "Tillad serienummervare lagerbeholdning som basisvare" ovenfor.
Kladder: Indtast serienummervarerne i en kladde.
En serievare pr. linje: Der vil være en linje på købsfakturaen/købsmodtagelsen for hver serienummer.
Understøt sammensatte produkter: Hvis produkter i denne kategori kan være sammensatte produkter, skal dette felt afkrydses. Se mere under ny/ret produkt.
Understøt variantstyring: Hvis produkter i denne kategori understøtter varianter, skal dette felt afkrydses. Dette forudsætter, at alle produkter i kategorien understøtter varianter. Hvis ikke, skal variantstyring aktiveres under produktindstillinger. Se mere under ny/ret produkt.
Vis produktside ved salg: Hvis feltet er afkrydset, vil produktsiden blive vist fra kassen, så snart et produkt fra denne kategori vælges til salg. Nederst på produktsiden vil der være en knap mærket "Tilføj til kurv".
Kunde påkrævet: Hvis feltet er afkrydset, kan produkter i denne kategori ikke sælges uden valg af kunde.
Tillad bruger valgt navn for produkter i denne kategori: Hvis feltet er afkrydset, kan produktets visningsnavn ændres, efter det er tilføjet til kurven eller som en linje på en faktura eller salgsordre.
Tillad ændring af salgspris: Hvis afkrydset, kan salgsprisen for produkter tilknyttet denne kategori ændres, efter de er tilføjet til en salgsordre/faktura eller kassekurv.
Sælges uden moms: Hvis afkrydset, vil salget være uden moms for produkter tilknyttet denne kategori.
Indkøbes uden moms: Indkøb af produkter tilknyttet denne kategori vil indkøbes uden moms.
Kan finanskonto ændres: Hvis afkrydset, vil det være muligt at ændre standard salgskonto direkte på salgsordren eller fakturaen for produkter tilknyttet denne kategori.
Brug tilvalgssæt: Slår tilvalgssæt til for produkter i denne kategori. Når feltet er afkrydset, kan kategorien knyttes til et eller flere tilvalgssæt (se fanen "Tilvalgssæt" længere nede), der præsenteres i kassen, når et produkt fra kategorien sælges.
Print til produktion ved salgsafslutning: Hvis afkrydset, udskrives en produktions-/sammensætningsseddel automatisk, når et salg med produkter fra kategorien afsluttes. Bruges typisk i køkken/produktion, hvor en bon skal sendes til tilberedning.
Salgsinformation: Fritekst (med formatering), der knyttes til kategorien og kan vises som salgs-/produktinformation, f.eks. på produktsiden eller på web. Bruges til en længere beskrivelse end "Kort beskrivelse".
Fast dækningsgrad på ydelsesvarer: Angiver en fast dækningsgrad i procent, der bruges til ydelsesvarer i kategorien. Salgsprisen kan dermed beregnes ud fra kostprisen og den faste dækningsgrad i stedet for en manuelt indtastet pris.
De følgende felter kan overstyres per organisatorisk enhed. Det vil typisk være sådan, at de konti, der benyttes i de forskellige butikker i kæden eller afdelinger i større virksomheder, kan være forskellige. Udfyldes en konto ikke på en organisatorisk enhed, arves værdien fra den overordnede enhed (og fra den overordnede kategori).
Bemærk: Felterne Autobogfør vareforbrug, Automatisk opdatering af std. kostpris og Standard salgspristype er ligeledes per-OU-overridable — det vil sige, at de kan sættes forskelligt for hver organisatorisk enhed, ikke blot globalt for hele kategorien.
Med knappen Udfyld fra en anden produktkategori kan du hurtigt kopiere hele kontoopsætningen fra en eksisterende kategori, så du ikke skal udfylde alle konti manuelt. Se afsnittet "Udfyld fra en anden produktkategori-dialog" nedenfor.
Salgskonto: Salgskontoen, der skal benyttes ved salg.
Salgskonto uden moms: Salgskontoen, der skal benyttes ved salg uden moms.
Rabatkonto: Rabatkontoen, der skal benyttes ved salg.
Rabatkonto uden moms: Rabatkontoen, der skal benyttes ved salg uden moms.
Brugt salgskonto: Salgskontoen, der skal benyttes ved brugtsalg.
Lager tilgangskonto: Lagertilgangskontoen, der skal benyttes ved indkøb (eller manuelle tilgange fra lagerkladde).
Brugt tilgangskonto: Lagertilgangskontoen, der skal benyttes ved indkøb af brugte serienummervarer.
Lagerafgangskonto: Lagerafgangskontoen, der skal benyttes ved salg (eller afgange fra lagerkladde).
Brugt afgangskonto: Lagerafgangskontoen, der skal benyttes ved salg af brugte serienummervarer (eller afgange fra lagerkladde).
Vareforbrugskonto: Hvis 'Autobogfør vareforbrug' er aktiveret, vil Sapera automatisk bogføre vareforbruget på denne konto ved salg. Det vil altid være kostpriser efter FIFO-princippet, der benyttes.
Brugt vareforbrugskonto: Hvis 'Autobogfør vareforbrug' er aktiveret, vil Sapera automatisk bogføre vareforbruget på denne konto ved salg af brugte serienummervarer. Det vil altid være kostpriser efter FIFO-princippet, der benyttes.
Abonnementskonto: Kontoen, der skal benyttes ved abonnementssalg - hvis ikke udfyldt benyttes salgskontoen.
Lejekontraktskonto: Kontoen, der skal benyttes ved lejekontrakter - hvis ikke udfyldt benyttes salgskontoen.
Afskrivningkonto: Kontoen, der skal benyttes ved afskrivninger på produkter i denne kategori.
Autobogfør vareforbrug: Hvis afkrydset, vil Sapera automatisk generere finansposteringer for vareforbruget. Kostprisen for produkterne vil altid blive opgjort efter FIFO-princippet. Dette felt er per-OU-overridable og kan sættes forskelligt for hver organisatorisk enhed.
Automatisk opdatering af std. kostpris: Hvis afkrydset, vil der på produktkortet, udover standard kostpris, også vises en beregnet gennemsnitskostpris for de produkter, der er på lager (beregnet efter FIFO-princippet). Når feltet er slået til, kan kostpriserne gennemregnes på ny med knappen "Genberegn kostpriser". Dette felt er per-OU-overridable.
Standard salgspristype: Den salgspristype, som produkter i denne kategori som standard skal sælges til. Dette felt er per-OU-overridable.
Når du klikker på Kopiér, åbnes en dialog, hvor du skal udfylde:
Nummer: Det nye unikke kategori-nummer for kopien.
Visningsnavn: Det nye visningsnavn for kopien.
Alle øvrige indstillinger kopieres direkte fra den valgte kategori. Klik "OK" for at oprette kopien — redigeringsvisningen åbnes automatisk bagefter, så du kan tilpasse de kopierede indstillinger.
Knappen Udfyld fra en anden produktkategori findes i panelet "Felter der kan overstyres" i redigeringsvisningen. Dialogen lader dig hurtigt kopiere kontoopsætning og OU-specifikke indstillinger fra en anden eksisterende kategori til den kategori, du redigerer.
I dialogen vælger du:
Kildeproduktkategori: Den kategori, du vil kopiere indstillinger fra.
Organisatoriske enheder: En liste over organisatoriske enheder, du vil udfylde. Du kan markere én eller flere enheder (multi-valg), så kopieringen kun sker for de valgte enheder.
Klik "OK" for at gennemføre kopieringen. Eksisterende værdier for de valgte OU'er overskrives med kildekategoriens værdier.
Knappen Kopiér egenskaber er kun synlig for administratorbrugere. Den åbner en dialog, der kopierer OU-specifikke egenskaber (kontoopsætning m.m.) fra én organisatorisk enhed til en anden på tværs af samtlige produktkategorier i systemet.
I dialogen vælger du:
Kilde org. enhed: Den organisatoriske enhed, du vil kopiere indstillinger fra.
Destination org. enhed: Den organisatoriske enhed, der skal modtage de kopierede indstillinger.
Dialogen viser en advarsel: "BEMÆRK: Organisatoriske enhedsspecifikke egenskaber vil blive kopieret for alle produktkategorier. Brug venligst med forsigtighed!" Operationen kan ikke fortrydes, så brug den med omtanke.
I redigeringsvisningens settings-toolbar er der et historik-ikon (ur-ikon). Knappen er kun synlig for eksisterende (gemte) kategorier. Klik på den for at åbne audit-loggen, der viser en kronologisk liste over alle ændringer, der er foretaget på kategorien, med oplysninger om hvad der er ændret, hvornår og af hvem.
Nederst i redigeringsbilledet findes to faner med yderligere opsætning, der arves til produkter i kategorien.
Tilvalgssæt: Her tilknyttes de tilvalgssæt, der skal præsenteres i kassen for produkter i kategorien (f.eks. tilbehør, ekstra valg eller pakkeløsninger). Rækkefølgen af sættene kan styres. Fanen er aktiv, når "Brug tilvalgssæt" er slået til.
Relaterede produkter: Her opsættes relationer til andre produkter (f.eks. anbefalede eller komplementære varer), som arves til produkter i kategorien. Relationerne kan vises på web og i salgssituationen som forslag.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.
Vil du vide mere?
Læs mere i disse relaterede artikler:
Produktindstillinger
Fuld vejledning til dialogen "Ret produktindstillinger" — alle felter, betingede sektioner og underpaneler forklaret med danske captions.
Produkter
Samlet oversigt over alle produkter i systemet med mulighed for at oprette, redigere og administrere varer, priser, lagerdata og bulk-operationer.
Brugerpræferencer
Indstillinger for brugerfladen i Sapera: touch-tastatur, hvordan valgkontroller vises, farve på web-klientens topbjælke og visning af uhåndterede notifikationer ved opstart.
