--- title: "Digital indbakke" description: "I denne artikel gennemgås, hvordan indgående e-mails med fakturaer oprettes, behandles og bogføres i Sapera." url: https://support.sapera.io/da/articles/354-digital-indbakke collection: "Digital indbakke" updated: 2026-10-19 language: da alternates: [en] --- # Digital indbakke I denne artikel gennemgås, hvordan indgående e-mails med fakturaer oprettes, behandles og bogføres i Sapera. ## **Hvordan håndteres indgående e-mails med fakturaer i Sapera?** Vi kan finde denne funktion under **“Indkøb” → “Digital indbakke”**. Her vises alle indgående mails med vedhæftede fakturaer. ### **Indgående mails med en faktura** I dette eksempel kan vi se, at vi har modtaget en faktura, som ikke er blevet behandlet. ![](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/MwKblCBgT2hDC5yBUyCaQ1k7RdUmSCb9b5EzqSF4PSo8Jnj7edLzwhfy6gMvzpIFcsEJM7b46zA.png) ## **Knapper i Digital Indbakke** Fra indbakken kan du vælge følgende handlinger: - **Opret købsfaktura** – opretter en ny købsfaktura direkte ud fra fakturaen. - **Knyt til købsfaktura** – knytter fakturaen til en eksisterende købsfaktura. - **Opret bilag** – åbner en posteringskladde, hvor bilaget kan registreres manuelt. - **Vis** – viser detaljer om det markerede bilag. - **Sæt til manuel behandling** – ændrer status, så bilaget skal behandles manuelt. - **Sæt til automatisk behandling** – markerer bilaget til automatisk behandling, hvis der er sat regler op til det. - **Udfør** – markerer bilaget som færdigbehandlet/udført. Der åbnes et bekræftelsesvindue, hvor du kan skrive en valgfri besked (fx _“kontrolleret og bogført”_), inden du bekræfter. - **Annuller** – markerer bilaget som annulleret, fx hvis det er en dublet eller fejl. Her kan du også skrive en kort besked (fx _“dublet – slettes”_) inden du bekræfter. - **Vis forhåndsvisning af vedhæftninger** – giver en hurtig forhåndsvisning af det vedhæftede dokument direkte i indbakken. - **Synkroniser** – henter nye bilag ind i indbakken (fx mails/fakturaer, der er modtaget siden sidst). ## **Opret købsfaktura** Når du vælger _Opret købsfaktura_, åbnes et vindue, hvor du kan vælge, om fakturaen skal oprettes ud fra en **købsordre**, en **modtagelse** eller som en **ny faktura**. ![](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/TZ3L4ZmpMxzWcxJGoLPHu31GrZyT3QUwdA8KNeXoFliTWLXLwU1cnstPGIr662NeZujiAYMJefd.png) Til venstre vises de 3 muligheder og til højre vises den indgående faktura. På den måde kan du sikre, at oplysningerne matcher, inden du klikker **OK** og opretter købsfakturaen. ## **Tilføj fakturadetaljer** Hvis du vælger at oprette en ny købsfaktura, vil det se sådan her ud: ![](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/AjMrBx4BHirdfJwVs7GviabX7gXETAF0Fo9JT3fYSMOp6G3A9SA6AKSctJI9Iggb4ShjofR3vfc.png) Vi tilføjer herefter fakturadato, leveringsdato og de relevante varelinjer. Når alle varer og mængder er tilføjet, indeholder købsfakturaen de samme oplysninger som den indgående faktura. ## **Indtast bruttobeløb** Ved at se på det vedlagte bilag kan vi i boksen markeret med rødt indtaste det samlede bruttobeløb. ![](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/lhDm1S2cu30y2SllpcXGuazKlshmdFj85bpuh9VDImQsxmp9hRSL4wjv3hlwzRqdSuOM34RyqZb.png) Når alle oplysninger er korrekt udfyldt, kan købsfakturaen gemmes og lukkes med den grønne knap **“Gem og luk”**. ## **Bogføring af faktura** For at bogføre købsfakturaen skal den først behandles: ![](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/c8JuXMYSOcQh6giXJQY1FGUVEZwNL8TFNgrcIhyA7STSIoykDdvcUqCBqgZ1vteRDk1qzAJNbEx.png) 1. Klik på **“Behandl”** i den blå navigationslinje, for at forberede fakturaen til bogføring. 2. Når fakturaen er behandlet, bliver funktionen **“Bogfør”** tilgængelig. Klik her for at bogføre fakturaen. Efter bogføringen er købsfakturaen færdigbehandlet. Du kan finde den under menuen **“Indkøb”** → **“Købsfakturaer”**, hvor det også er muligt at administrere og bogføre allerede oprettede fakturaer. ## **Opret bilag** Hvis du i stedet vælger **“Opret bilag”** i Digital Indbakke, åbnes en **posteringskladde** i et popup-vindue. ![](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/4KSYlyYR4oYROsnQIAb6PnRCSkByeEVXS9wEX7k5RIO9pyWaLlV83GYL7o5dhJI6UhjE60v6Tl4.png) Her kan du manuelt indtaste oplysninger som aktør, konto, beløb og momstype. Til højre i vinduet findes et felt, hvor du kan **trække en PDF ind (drag-and-drop)** eller vælge en fil manuelt. Dette gør det muligt hurtigt at vedhæfte fakturaen direkte på bilaget, uden at skulle klikke dig frem. Digital Indbakke kan også bruges til **kvitteringer og småudlæg, som allerede er betalt**. I disse tilfælde giver det ikke mening at oprette en købsfaktura – i stedet registreres udgiften direkte via _Opret bilag_. Her vedhæfter du kvitteringen som PDF og registrerer beløbet mod fx kasse, bank eller udlægskonto. ## Flere fakturaer i samme mail Sender din leverandør flere fakturaer i den samme mail, kan du dele mailen op, så hver faktura får sin egen besked i Digital indbakke og kan behandles for sig. Markér mailen i listen og vælg **Kopi** i **Mere...**\-menuen. Indeholder mailen mere end én PDF, spørger Sapera, om du vil lave en almindelig kopi eller opdele den. Vælger du **Opdel efter PDF-vedhæftninger**, oprettes der én besked pr. PDF. Hver besked får sin egen faktura, og vedhæftninger der ikke er PDF — for eksempel billeder eller regneark — følger med over i dem alle. Derefter bruger du Opret købsfaktura eller Opret bilag på hver enkelt besked. Den oprindelige mail bliver liggende i indbakken. Husk at sætte den til **Udfør** eller **Annuller**, når kopierne er behandlet, så den ikke bliver behandlet en gang til. ## **Interesseret i at automatisere processen?** Processen kan også automatiseres, hvilket eliminerer behovet for manuel indtastning af varer. Kontakt os på [**salg@cloudrs.dk**](mailto:salg@cloudrs.dk) hvis du er interesseret i at høre mere. ### AI-udlæsning af PDF-vedhæftning (tilkøb) Har du tilkøbt AI-udlæsning, kan den digitale indbakke automatisk udtrække data fra den første PDF-vedhæftning på en indgående mail, så oplysningerne er klar til at blive til en købsfaktura – uden manuel indtastning. ### FIK-udtræk FIK-betalingsidentifikationen (indbetalings-ID) udtrækkes automatisk fra indgående e-mails, så betalingsoplysningerne følger med bilaget over på købsfakturaen. * * * **Vil du vide mere?** Læs mere i disse relaterede artikler: [ Automatisk aflæsning af leverandørfakturaer Automatisk aflæsning af leverandørfakturaer ](https://support.sapera.io/da/articles/300.md)[ Dokumenter Sådan bruger du Dokumenter i Sapera til at oprette, organisere og vedhæfte noter og filer — med mapper, søgning, flytning og rettigheder. ](https://support.sapera.io/da/articles/122.md)