WooCommerce-integration: hvilke data udveksles

Kort fortalt

Sapera kan kobles direkte sammen med en WooCommerce-webshop, så I kun vedligeholder jeres varer ét sted. Integrationen arbejder i to retninger:

• Fra Sapera til webshoppen: Sapera er "facit" for varer, priser, lager, billeder, kategorier og mærker. Når noget ændres i Sapera, sendes ændringen automatisk videre til WooCommerce.

• Fra webshoppen til Sapera: Når en kunde gennemfører et køb i webshoppen, hentes ordren automatisk ind i Sapera og bliver til en salgsordre — med kunde, varelinjer, fragt, betaling og det hele.

Sapera ejer altså vare- og lagerdata; webshoppen er udstillingsvinduet og kassen. Nedenfor gennemgås præcis hvilke felter der udveksles hver vej.

---

Sådan tilgår du opsætningen

Opsætningen ligger i Shop Manager. Fra hamburger-menuen i øverste venstre hjørne åbnes Shop Manager, og i venstre menu vælges Webshop. Her oprettes og redigeres den enkelte webshop-forbindelse.

Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.

---

Forudsætninger og opsætningskrav

For at koble Sapera sammen med jeres webshop skal følgende være på plads. Den klikbare trin-for-trin-guide findes i artiklen Sapera integration til Woo Webshop; herunder er de krav, I skal have klar.

• En kørende WooCommerce-webshop — dvs. en WordPress-side med WooCommerce installeret.

• En API-bruger i WordPress — det anbefales at oprette en dedikeret bruger (fx "sapera api"), hvis eneste formål er integrationen.

• WooCommerce REST API-nøgler — under WooCommerce → Indstillinger → Avanceret → REST API oprettes et nøglepar (consumer key + consumer secret). Tilladelsen skal sættes til Read/Write (læse og skrive), da Sapera både skal læse ordrer og oprette/opdatere varer.

• Et WordPress applikations-kodeord — et "Application Password" på API-brugeren. Det bruges til at uploade produktbilleder via WordPress' medie-API og er ikke det samme som det almindelige login-kodeord.

• Adgang fra internettet til Sapera — for at WooCommerce kan sende webhooks (ny ordre / ny kunde) til Sapera, skal Sapera-tjenesten kunne nås udefra. Det sørger CRS for i en hostet opsætning.

Når nøglerne er oprettet, indtastes de fem oplysninger (URL, API-nøgle, API-secret, WordPress-bruger og applikations-kodeord) på webshoppen i Sapera. Brug knappen Test forbindelse til at bekræfte, at både WooCommerce- og WordPress-adgangen virker, og klik derefter Registrer webhooks. Til sidst sættes kategori-tilknytningerne op (se "Hvilke varer kommer med i shoppen"), så Sapera ved, hvilke varer der skal synkroniseres. Alle felter og valg gennemgås i detaljer i Del 3 nedenfor.

---

Del 1 — Hvilke data sender Sapera TIL WooCommerce

Når et produkt synkroniseres, opretter eller opdaterer Sapera den tilsvarende vare i WooCommerce. Ved oprettelse sendes alle felterne nedenfor. Ved opdatering af en vare, der allerede findes i webshoppen, kan I selv styre hvor meget der må overskrives (se afsnittet "Hvor meget må Sapera overskrive"). Sapera finder den tilsvarende vare ud fra varenummeret (SKU); matchet er robust: mindre typografiske forskelle i tegn ignoreres, og deler flere WooCommerce-produkter samme varenummer, foretrækkes det produkt, hvis SKU staves præcis som i Sapera.

Produktets grunddata

• Produktnavn — webshop-visningsnavnet fra Sapera (eller produktets almindelige navn, hvis intet særskilt webnavn er angivet).

• Produkttype — "simpelt produkt" eller "variabelt produkt" (sidstnævnte hvis varen har varianter, fx størrelser/farver).

• Lang beskrivelse — produktets webbeskrivelse fra Sapera.

• Kort beskrivelse — produktets SEO-beskrivelse (falder tilbage til den almindelige beskrivelse, hvis SEO-feltet er tomt).

• Varenummer (SKU) — produktets identifikator i Sapera. Det er nøglen, der binder vare i Sapera og vare i webshoppen sammen.

• Status — udgivet eller skjult/kladde, afhængigt af om varen er aktiv (se indstillingen "Opret produkter i kladdetilstand").

• Vægt — omregnet til kg.

• Mål — længde, bredde og højde omregnet til cm. Et mål på nul sendes ikke, så et eksisterende mål i webshoppen ikke overskrives ved en fejl.

Priser

• Normalpris — varens aktuelle salgspris.

• Tilbudspris — sættes automatisk, hvis varen har en aktiv kampagne-/tilbudspris i den valgte periode. Ellers er normal- og tilbudspris ens.

• Priserne valutaomregnes, hvis webshoppen kører i en anden valuta end Sapera.

Lager

• Lagerstyring til/fra — om WooCommerce skal styre lagerantal for varen (følger jeres lagerpolitik-indstilling).

• Lagerantal — det tilgængelige antal, summeret på tværs af de lagre/afdelinger I har valgt for webshoppen.

• Lagerstatus — "på lager" / "ikke på lager".

• Restordre-håndtering — tillad / tillad ikke / giv kunden besked.

Lager kan synkroniseres for sig selv (kun antal og status, hurtigt og ofte) eller som en del af en fuld produktsynkronisering. Gavekort indgår ikke i lagersynkronisering.

Billeder

• Produktbilleder fra Sapera uploades til webshoppen og sættes på varen, med eventuel alternativ tekst.

• Billeder, som I selv har lagt op i WooCommerce (og som ikke stammer fra Sapera), bevares — Sapera sletter dem ikke.

Kategorier

• Varens kategorier sendes med, så varen havner i de rigtige menuer i webshoppen. Kategoristrukturen (over-/underkategorier), kategorinavn, rækkefølge, billede og beskrivelse synkroniseres.

Mærker / producenter

• Mærker (producenter) oprettes i webshoppen som en særskilt kategoritræ-gren under en topkategori, I selv navngiver. Hvert mærke kan få navn, billede og beskrivelse, og varerne knyttes til deres mærke.

Varianter og egenskaber

• For variantvarer sendes hver variant som en selvstændig variation i WooCommerce med eget varenummer, egen pris, egen status, eget lager og eget billede.

• Egenskaber (fx farve, størrelse) oprettes som Woo-attributter, og de relevante værdier sættes på produkt og varianter. Sapera bevarer attributter, I selv har oprettet i webshoppen.

Gavekort

Hvis gavekort-synkronisering er slået til:

• Gavekortprodukter (selve "Køb et gavekort"-varen) markeres som gavekort i webshoppen.

• Udstedte gavekort (kode og saldo) holdes synkroniseret. Bruges et gavekort i Sapera, deaktiveres det tilsvarende i webshoppen.

SEO og produktsikkerhed (GPSR)

• Produktets EAN/GTIN sendes med.

• Hvis varen har leverandør- og producentoplysninger, sendes de relevante EU-produktsikkerhedsfelter (GPSR): navn, adresse og e-mail på importør og producent.

Hvor meget må Sapera overskrive

I bestemmer selv, hvor "aggressivt" Sapera må opdatere allerede oprettede varer i webshoppen. Via fire valg kan I hver for sig tillade eller forhindre, at Sapera overskriver:

• produktbeskrivelser

• produktbilleder

• øvrige produktfelter (navn, mål, vægt, egenskaber m.m.)

• kategoribeskrivelser

På den måde kan en webshop-redaktør finpudse tekster og billeder direkte i WooCommerce, uden at Sapera overskriver det ved næste synkronisering. Priser, lager og kategori-tilknytning sendes dog altid ved en fuld produktsynkronisering.

Hvad sker der, når en vare ikke længere skal være i shoppen

Sapera sletter aldrig en vare i webshoppen. Hvis en vare ikke længere opfylder kriterierne (fx udgået eller fjernet fra de synkroniserede kategorier), sættes den i stedet til skjult/privat i webshoppen. På den måde mistes hverken historik eller links.

---

Del 2 — Hvad sker der, når der oprettes en ordre (hvad kommer retur)

Sådan opdages en ny ordre

Sapera får besked om nye ordrer på to måder, der supplerer hinanden:

• Webhook — WooCommerce giver Sapera et "vink" i samme øjeblik en ordre oprettes.

• Planlagt opslag (polling) — Sapera spørger med jævne mellemrum webshoppen, om der er nye ordrer. Det fungerer som sikkerhedsnet, hvis et vink skulle gå tabt.

I begge tilfælde henter Sapera altid ordren frisk fra WooCommerce via API'et, så data altid er korrekte og fuldstændige. Som udgangspunkt hentes ordrer med status "under behandling" (processing) — og desuden "gennemført" (completed), hvis gavekort-synkronisering er slået til.

Hvilke oplysninger læser Sapera fra ordren

• Ordrenummer — bruges som kundens referencenummer på salgsordren.

• Ordrestatus.

• Betalingsmetode og -titel samt transaktions-id (til betalingsafvikling, se nedenfor).

• Betalingsdato — bruges som fakturadato og til valutakurs.

• Kundeoplysninger — fornavn, efternavn, evt. firmanavn, e-mail og telefon.

• Faktureringsadresse og leveringsadresse.

• Varelinjer — for hver linje: varenummer/vare-reference, antal, beløb inkl. moms før og efter rabat (så både pris og evt. linjerabat kan beregnes korrekt).

• Fragtlinjer — fragtmetode, titel og beløb.

• Gavekort brugt på ordren.

• Kundenote og evt. afhentningssted (fx Shipmondo-pakkeshop), som lægges på ordrens noter.

Beløb beregnes ud fra de enkelte varelinjer, så moms og rabatter pr. linje altid stemmer.

Kunden findes eller oprettes

Sapera forsøger først at genkende kunden:

• Er kunden tidligere koblet til en Sapera-aktør, genbruges den.

• Ellers matches på e-mail, på telefon + navn, eller på firmanavn.

Findes ingen kunde, oprettes en ny kunde automatisk ud fra ordrens oplysninger — som person eller virksomhed afhængigt af om der er angivet firmanavn. E-mail, telefon, faktureringsadresse (kontaktadresse) og leveringsadresse lægges på kunden.

Salgsordren dannes i Sapera

Sapera bygger en salgsordre:

• Hver varelinje fra webshoppen kobles til den tilsvarende vare/variant i Sapera (via varenummer). Lagertræk sker fra det valgte lager med bedst dækning.

• Fragt bliver til en ordrelinje ud fra den fragtkategori, I har angivet.

• Linjerabatter overføres pr. linje.

• Kundenote, betalingsmetode og leveringsmåde lægges som synlige noter; eventuelle advarsler (fx en vare der ikke kunne genkendes) lægges som interne noter.

• Er gavekort-synkronisering slået til, registreres gavekort som en del af ordren.

Salgsordren følger derefter Saperas helt normale flow for fakturering og bogføring.

Betaling

• For betalingsmetoder, der kræver en transaktion, gemmer Sapera transaktions-id'et fra ordren.

• Hvis I har valgt, at Sapera står for ePay-afviklingen, kræves et gyldigt transaktions-id; mangler det, markeres ordren som fejlet, så den ikke behandles forkert.

• Annulleres en ordre, kan den tilhørende ePay-betaling frigives igen.

Status sendes tilbage til webshoppen

Når salgsordren bevæger sig gennem Sapera (oprettet → under behandling → gennemført / annulleret), sender Sapera den tilsvarende status tilbage til WooCommerce, så ordrens status i webshoppen holdes opdateret.

Følg ordrerne i Sapera

I Shop Manager findes skærmen Salgsordrestatus, hvor alle modtagne WooCommerce-ordrer kan følges fra modtagelse til salgsordre. Fejlede ordrer kan genkøres herfra. Synkroniseringen af produkter kan følges på skærmen Woo-synkroniseringshandlinger.

---

Del 3 — Indstillinger og opsætning

Alle indstillinger sættes på den enkelte webshop under Shop Manager → Webshop.

Forbindelse til WooCommerce

• WooCommerce URL — adressen på jeres WordPress/WooCommerce-side.

• WooCommerce API-nøgle og API-secret — WooCommerce REST API-adgang (consumer key/secret).

• WordPress-bruger og WordPress applikations-kodeord — bruges til at uploade billeder via WordPress.

Knappen Test forbindelse kontrollerer både WooCommerce- og WordPress-adgangen og melder tilbage, om alt virker.

Identitet og omfang

• Navn — webshoppens navn i Sapera.

• Organisatorisk enhed — den afdeling/det regnskab, webshoppen hører til. Den styrer salgsordrer, lager og priser for shoppen.

• Lager-enhed(er) — de lagre, hvis beholdning lægges sammen til det lagerantal, der sendes til webshoppen.

• Fragtkategori — den varekategori, hvor fragtprodukterne ligger, så fragt på webordrer kan kobles korrekt.

Synkroniseringsvalg

• Automatisk synkronisering — hovedkontakten for, om ændringer automatisk sendes til webshoppen.

• Lagerpolitik — om WooCommerce skal styre lager.

• Restordre-håndtering — tillad / tillad ikke / giv kunden besked.

• Tillad opdatering af henholdsvis produktbeskrivelser, produktbilleder, øvrige produktfelter og kategoribeskrivelse (se "Hvor meget må Sapera overskrive").

• Opret produkter i kladdetilstand — om nye varer skal oprettes som kladde i webshoppen i stedet for udgivet.

Hvilke varer kommer med i shoppen

Der er ingen "vis i webshop"-afkrydsning på den enkelte vare. I stedet styres udvalget af kategori-tilknytninger (skærmen Webshop kategorier). En vare sendes til webshoppen, hvis den matcher mindst én tilknytning, og en tilknytning kan være baseret på:

• en hel varekategori,

• udvalgte produkter i en kategori,

• et søgemærke, eller

• en producent.

Det giver fuld kontrol over præcis hvilke varer der udstilles, uden at skulle markere dem én for én.

Mærker / producenter

• Navn på WP-varekategori til producenter — topkategorien i webshoppen, mærker placeres under.

• Søgemærketype til mærker — hvilken type søgemærke i Sapera der repræsenterer mærker.

Ordrehåndtering

• ePay-betalingsside — om det er Sapera eller WooCommerce, der afvikler ePay-betalinger.

Gavekort

• Synkroniser gavekort — slår gavekort-synkronisering til. Når den er slået til, hentes også "gennemførte" ordrer ind, så gavekort kan behandles korrekt.

Webhooks

Efter forbindelsen er oprettet, registreres webhooks med ét klik (Registrer webhooks). Sapera opretter de nødvendige webhooks i WooCommerce automatisk — der lyttes på ny ordre og ny kunde.

---

Afgrænsning — hvad integrationen ikke gør

For at sætte de rette forventninger:

• Sapera sletter aldrig varer i webshoppen — udgåede varer skjules i stedet.

• Ordrens samlede totaler, gebyrlinjer og rabatkuponer på ordreniveau bruges ikke direkte; beløb beregnes pr. varelinje.

• Der overføres ikke CVR/moms-nummer eller EAN fra webshop-ordren til kunden i Sapera; et firmanavn bliver til kundens virksomhedsnavn.

• Der lyttes på to webhook-hændelser: ny ordre og ny kunde.

---

*Har du brug for hjælp til opsætningen, er du altid velkommen til at kontakte support.*

Vil du vide mere?

Læs mere i disse relaterede artikler: