Opgavefunktionen i Sapera gør det muligt at oprette, administrere og fordele arbejdsrelaterede opgaver på tværs af din organisation. Du får et klart overblik over administrationens daglige aktiviteter — hvem der arbejder på hvad, og hvornår opgaverne skal være afsluttet.
Funktionen sikrer en struktureret arbejdsgang og tydelig prioritering, så ingenting falder mellem to stole.
1. Åbn Shop Manager.
2. Gå til Kalender / kommunikation.
3. Klik på Opgaver.
Du er nu på Opgavelisten, hvor du ser en oversigt over alle opgaver.
Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.
Tip: Du kan også tilgå opgaver direkte fra en salgsordre — mere om det i afsnittet "Sammenspil med salgsordrer" nedenfor.
Opgavelisten viser alle opgaver i et gitter med kolonnerne Titel, Opgavetype, Opgavestatus og Opgaveprioritet. Du kan sortere på alle kolonner ved at klikke på kolonneoverskriften.
Ny opretter en ny opgave og åbner opgave-redigeringsskærmen.
Rediger åbner den valgte opgave i redigeringsskærmen, så du kan ændre alle oplysninger. Knappen er kun aktiv, når en opgave er markeret i listen.
Dobbeltklik på en opgave i listen åbner den ligeledes i redigeringsskærmen.
Når du klikker på en opgave i listen, vises et sidepanel til højre med titlen Opgaveinformation. Panelet giver et hurtigt overblik over den valgte opgave uden at åbne redigeringsskærmen.
Sidepanelet viser titel, tidsplan, tilstand, tildelte medarbejdere og deltagere. Du kan direkte fra panelet tilføje eller fjerne tildelte og deltagere:
Tilføj tildelt åbner dialogen til at tilføje en tildelt medarbejder til opgaven.
Fjern tildelt fjerner en enkelt tildelt medarbejder ved at klikke på ×-linket ud for vedkommendes navn.
Tilføj deltager åbner dialogen til at tilføje en deltager til opgaven.
Fjern deltager fjerner en enkelt deltager ved at klikke på ×-linket ud for aktørens navn.
Når du klikker på Ny eller Rediger i Opgavelisten, åbnes redigeringsskærmen. Skærmen indeholder tre faner: Opgave, Arbejdslog og Vedhæftninger. Fanerne Arbejdslog og Vedhæftninger er kun tilgængelige for eksisterende opgaver — ikke når du opretter en ny.
Øverst i skærmen finder du knapperne Gem (anvend ændringer) og Annuller.
Opgavetype er et påkrævet felt. Vælg den type opgave, du vil oprette. Opgavetypen afgør, hvilke øvrige felter der vises — herunder om gentagelse, deltagere og tilpassede felter er synlige. Bemærk at Opgavetype ikke kan ændres, efter opgaven er oprettet og gemt første gang.
Titel er opgavens navn. Brug en kort og beskrivende tekst, f.eks. "Skift af dæk" eller "Klarmelding af ordre #312".
Beskrivelse er en fri tekstbeskrivelse af, hvad der konkret skal udføres. Feltet bruger en HTML-teksteditor (TinyMCE), så du kan formatere teksten med fed skrift, lister og lignende.
Fra og Til angiver dato og klokkeslæt for, hvornår opgaven starter og slutter.
Er heldags er et afkrydsningsfelt. Sæt flueben her, hvis opgaven fylder en hel arbejdsdag uden specifikt start- og sluttidspunkt.
Er flydende er et afkrydsningsfelt. Sæt flueben her, hvis opgaven ikke er planlagt til et bestemt tidspunkt. Flydende opgaver vises i Kalender under kolonnen "Ikke skemalagt".
Opgaveprioritet angiver opgavens prioritet. Flydende opgaver, dvs. opgaver på en bestemt dag uden tidspunkt, vises i prioriteret rækkefølge i kalenderen.
Vedhæftede billeder giver mulighed for at tilknytte billeder direkte til opgaven via en billedliste. Du kan tilføje nye billeder og slette eksisterende.
Dynamiske tilpassede felter vises afhængigt af den valgte Opgavetype. Disse felter er konfigureret under opgavetypen og kan variere fra type til type.
Opgavestatus angiver, i hvilken tilstand opgaven befinder sig, f.eks. "Ikke udført" eller "Udført". Statussen kan i visse tilfælde være skrivebeskyttet, hvis manuel redigering af tilstand ikke er tilladt for den pågældende opgavetype. Farverne på statusserne kan konfigureres.
Tildelt-liste viser de medarbejdere, der er tildelt opgaven. Hvert element i listen viser brugernavnet og tildelingtypen. Du kan have flere tildelte på én opgave.
Ny tildelt er en knap, der åbner dialogen til at tilføje en tildelt medarbejder.
Fjern tildelt er et ×-ikon ud for hvert navn i listen, som fjerner den pågældende tildeling.
Ikon giver mulighed for at vælge et mediebillede som ikon for opgaven.
Farve giver mulighed for at vælge en farve til opgaven. Farven bruges, når opgaven vises i Kalender, så du hurtigt kan skelne visuelt. Farven kan også tildeles automatisk fra opgavetypen.
Deltagere-liste viser de aktører, der er inviteret som deltagere på opgaven. Hvert element i listen viser aktørens navn og deltagertypen. Deltagere-feltet vises kun, hvis det er aktiveret for den valgte opgavetype.
Ny deltager er en knap, der åbner dialogen til at tilføje en deltager.
Fjern deltager er et ×-ikon ud for hvert navn i listen, som fjerner den pågældende deltager.
Når du klikker på Ny tildelt, åbnes en dialog med to felter:
Tildelt type er en rulleliste, hvor du vælger typen af tildeling, f.eks. "Primær ansvarlig" eller tilsvarende typer konfigureret i systemet.
Bruger er et søgefelt, hvor du slår en bruger op og tilknytter vedkommende til opgaven. Systemet advarer, hvis den valgte bruger allerede er tilknyttet med den samme tildelingstype.
Når du klikker på Ny deltager, åbnes en dialog med to felter:
Aktør er et søgefelt, hvor du slår en aktør (kunde, leverandør eller anden kontakt) op og tilknytter dem som deltager.
Deltagertype er en rulleliste, hvor du vælger typen af deltagelse. Systemet advarer, hvis den valgte aktør allerede er tilknyttet med den samme deltagertype.
Hvis Gentagelse er aktiveret for den valgte opgavetype, vises et afsnit i opgaveredigeringen, hvor du kan konfigurere et gentagelsesmønster.
Gentagelsesmønster er en rulleliste med valgmulighederne: Ingen, Daglig, Ugentlig, Månedlig og Årlig.
Vælger du Daglig, kan du angive, om opgaven gentages hver dag eller hver N. dag.
Vælger du Ugentlig, angiver du, hver hvilken uge opgaven skal gentages og på hvilke ugedage.
Vælger du Månedlig, angiver du, hver hvilken måned opgaven gentages, og om det er på en bestemt dato i måneden eller f.eks. "første mandag".
Vælger du Årlig, gentages opgaven én gang om året efter de tilsvarende regler.
Startdato for gentagelse er datoen, hvorfra gentagelsesmønsteret træder i kraft.
Slutter styrer, hvornår gentagelsen ophører. Du kan vælge mellem tre muligheder:
Uendeligt betyder, at opgaven gentages på ubestemt tid.
Slutter den kræver, at du angiver en slutdato for gentagelsen.
Slutter efter N gentagelser kræver, at du angiver, hvor mange gange opgaven skal gentages, inden den stopper.
Arbejdsloggen er tilgængelig som en separat fane i opgaveredigeringen, men kun for eksisterende opgaver — ikke under oprettelse. Her kan medarbejdere registrere den tid, de har brugt på opgaven.
Lister over arbejdslogs viser kolonnerne Dato, Bruger, Tid brugt (Bogført), Beskrivelse, Tidsinterval og Booket tid.
Hvis du ikke har rettighed til at se andres registreringer, vises kun dine egne.
Ny arbejdslog (+-ikon) åbner dialogen til at oprette en ny tidsregistrering.
Rediger arbejdslog (blyants-ikon) åbner dialogen til at redigere den valgte tidsregistrering. Knappen er kun aktiv, når en post er markeret.
Slet arbejdslog (−-ikon) sletter den valgte tidsregistrering efter bekræftelse.
Dobbeltklik på en række i arbejdsloglisten åbner den valgte post i redigeringsdialogen.
Dato er datoen for tidsregistreringen.
Bruger er den bruger, tidsregistreringen tilhører. Feltet er skrivebeskyttet, hvis du redigerer en eksisterende post.
Tid brugt angiver den samlede tid brugt på opgaven i dette log-element, f.eks. 1:30 for halvanden time.
Beskrivelse er en fri tekstbeskrivelse af, hvad der blev udført.
Starttidspunkt er klokkeslættet for, hvornår arbejdet begyndte.
Sluttidspunkt er klokkeslættet for, hvornår arbejdet sluttede. Systemet beregner automatisk Tid brugt, når du angiver start- og sluttidspunkt.
Når en opgave markeres som gennemført, vedhæftes den samlede arbejdslog automatisk på den salgsordre, som opgaven er tilknyttet.
Vedhæftninger-fanen er tilgængelig som en separat fane i opgaveredigeringen og kun for eksisterende opgaver. Her kan du tilknytte filer til opgaven, f.eks. billeder, PDF-filer eller andre dokumenter.
Du kan også trække filer direkte ind på listen (drag-and-drop).
Vedhæftningslisten viser kolonnerne Titel (som et klikbart link til filen) og Filnavn.
Tilføj åbner en dialog, hvor du kan vælge den fil, der skal vedhæftes opgaven.
Slet sletter den valgte vedhæftning. Knappen er kun aktiv, når en vedhæftning er markeret.
Download downloader den valgte vedhæftning til din computer. Knappen er kun aktiv, når mindst én vedhæftning er markeret.
Opdater genindlæser listen over vedhæftninger.
Kalenderen (Opgaveplanlægger) giver en grafisk oversigt over planlagte opgaver fordelt på medarbejdere. Du tilgår Kalenderen via Kalender / kommunikation i Shop Manager.
Kalenderen understøtter to visningsformer: dagsvisning og ugevisning.
Skift til dag-/ugevisning er en skifteknap, der veksler mellem de to visningsformer.
Naviger frem og Naviger tilbage er pile, der flytter visningen til henholdsvis den næste og forrige dag eller uge.
Gå til nu er en knap i titellinjen, der springer til den aktuelle dag eller uge.
Vælg dato er et kalenderikon, der åbner en datovælger, så du kan hoppe direkte til en bestemt dato.
Opdater genindlæser alle opgaver og opdaterer visningen.
Indstillinger (tandhjulsikon) åbner dialogen Kalender indstillinger.
Dialogen indeholder ét felt:
Dagsvisning kolonnebredde i % angiver, hvor bred hver medarbejderkolonne skal være i dagsvisningen. Standardværdien er 13 procent.
Over kalendervisningen finder du et filterpanel med følgende muligheder:
Tidsfilter er en rulleliste, der lader dig begrænse, hvilken tidsperiode der vises.
Uløst er et afkrydsningsfelt. Aktiver det for kun at vise opgaver, der endnu ikke er afsluttet.
Opgavetype er en rulleliste, der lader dig filtrere på en bestemt opgavetype.
Grupper er en multivalgsliste, der lader dig filtrere på en eller flere grupper af medarbejdere.
Ikke skemalagt er et afkrydsningsfelt. Aktiver det for at vise flydende opgaver uden planlagt tidspunkt i en særskilt kolonne.
Ikke tildelt er et afkrydsningsfelt. Aktiver det for at vise opgaver, der ikke er tildelt nogen medarbejder.
Højreklik på en opgave i Kalender åbner en kontekstmenu med følgende handlinger:
Ændr starttidspunkt åbner en dialog, hvor du vælger et nyt starttidspunkt for opgaven.
Start nu planlægger opgaven til at starte med det samme, dvs. fra det aktuelle klokkeslæt.
Flyt... aktiverer flytningstilstand for opgaven. Du kan herefter klikke på det ønskede tidspunkt i kalenderen for at flytte opgaven dertil.
Gør flydende fjerner den planlagte tidsplacering og gør opgaven flydende, så den vises under "Ikke skemalagt".
Rediger åbner opgaven i redigeringsskærmen.
Slet sletter opgaven efter bekræftelse.
Sæt tilstand '[statusnavn]' vises som et menupunkt for hver tilgængelig tilstand, der er forskellig fra opgavens nuværende tilstand. Klik på et tilstandsnavn for at skifte opgaven til den pågældende tilstand med det samme.
Når du klikker på Flyt... i kontekstmenuen, aktiveres en markering af opgaven. I kalenderen vises herefter en pladsholder med teksten Flyt valgte opgave(r) her i de ledige tidspunkter. Klik på pladsholderen for at flytte opgaven til det pågældende tidspunkt.
Popuppen viser et tidsvælger-felt, hvor du med kvartersteps kan vælge det nye starttidspunkt for opgaven. Klik på OK for at gemme.
En af de stærkeste funktioner i Sapera er muligheden for at koble opgaver direkte sammen med dit salg. Dette er især nyttigt i service- og håndværksvirksomheder, hvor en opgave er direkte relateret til en kundes ordre.
Inde i en salgsordre i Sapera finder du en særskilt opgaveliste, der viser alle opgaver tilknyttet den pågældende ordre. Listen viser kolonnerne Titel, Fra dato, Er flydende, Tilstand, Tildelt og en markering for, om opgaven er den primære.
Handlingerne i salgsordre-opgavelisten:
Ny opretter en ny opgave og tilknytter den automatisk til den aktuelle salgsordre.
Slet sletter den valgte opgave.
Registrer tid åbner en dialog, hvor du kan logge tid direkte på den valgte opgave. Knappen er kun aktiv, når en opgave er markeret.
Opdater genindlæser listen over opgaver på salgsordren.
Dobbeltklik på en opgave i salgsordre-listen åbner opgaven i redigeringsskærmen.
Du kan læse mere om opgavestatusser og opgavetyper:
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.
Vil du vide mere?
Læs mere i disse relaterede artikler:
Opgaver (udskrift)
Opgaver knyttet til salgsordrer.
