Opgavefunktionen i Sapera gør det muligt at oprette, administrere og fordele arbejdsrelaterede opgaver på tværs af din organisation. Du får et klart overblik over administrationens daglige aktiviteter — hvem der arbejder på hvad, og hvornår opgaverne skal være afsluttet.
Funktionen sikrer en struktureret arbejdsgang og tydelig prioritering, så ingenting falder mellem to stole.
Åbn Shop Manager.
Gå til Kalender / kommunikation.
Klik på Opgaver.
Du er nu på opgavefanen, hvor du ser en oversigt over alle dine opgaver i Sapera.
Tip: Du kan også tilgå opgaver direkte fra en salgsordre — mere om det i afsnittet "Sammenspil med salgsordrer" nedenfor.
Klik på det blå "+"-ikon øverst til højre.
En ny opgavemenu åbner sig. Udfyld felterne (se beskrivelse nedenfor).
Klik på Gem.
Titel — Titlen på opgaven. Brug en kort og beskrivende titel, f.eks. "Skift af dæk" eller "Klarmelding af ordre #312".
Beskrivelse — Her beskriver du, hvad der konkret skal udføres i opgaven. Jo tydeligere beskrivelsen er, desto nemmere er det for den tildelte medarbejder at gå i gang.
Fra / Til — Angiv dato og tidsinterval for opgaven.
Afkryds Er heldags, hvis opgaven fylder en hel arbejdsdag.
Afkryds Er flydende, hvis opgaven ikke er skemalagt. Flydende opgaver vises i Kalender under kolonnen "Ikke skemalagt".
Farve — Vælg en farve for opgaven ved at angive en farvekode. Farven bruges, når opgaven vises i kalendermodulet, så du hurtigt kan skelne mellem forskellige opgaver visuelt. Farven kan også tildeles automatisk fra opgavetypen.
Opgavestatus — Angiv opgavens aktuelle status:
Ikke udført — Markeres med blå i kalenderen. Opgaven er ikke færdig.
Udført — Markeres med grøn i kalenderen. Opgaven er afsluttet.
Man kan selv vælge farve pr. opgavestatus.
Opgaveprioritet — Vælg mellem Lav, Mellem og Høj. Flyendeopgaver dvs. opgaver på en bestemt dag - uden tidspunkt vises i prioriteret rækkefølge i kalenderen.
Tildelt — Tildel en eller flere medarbejdere til opgaven. Du kan tildele flere medarbejdere på samme opgave.
Arbejdsloggen er en integreret del af en opgave og tilgås via fanen i øverste venstre hjørne, når opgaven er åbnet.
Her kan alle medarbejdere løbende registrere den tid, de individuelt har brugt på opgaven. Når en opgave markeres som gennemført, vedhæftes den samlede arbejdslog automatisk på den salgsordre, som opgaven er tilknyttet.
Det giver et præcist overblik over:
Hvad der er blevet udført
Hvem der har udført det
Hvornår det fandt sted
En af de stærkeste funktioner i Sapera er muligheden for at koble opgaver direkte sammen med dit salg. Dette er især nyttigt i service- og håndværksvirksomheder, hvor en opgave er direkte relateret til en kundes ordre — f.eks. opgaven "Skift af dæk" koblet på salgsordren "Fru Madsens bil".
Direkte oprettelse fra salgsordren — Du kan tilgå og oprette opgaver direkte inde fra selve salgsordren. Det er den hurtigste metode, når du allerede har ordren åben.
Link til salgsordre — Via funktionen "Link til salgsordre" på opgaven kan du binde opgaven sammen med en specifik ordre. Det sikrer, at mekanikeren eller konsulenten altid ved, hvilken ordre arbejdet hører til — og at der kan faktureres korrekt for tidsforbruget.
Opgavetyper fungerer som skabeloner for jeres arbejdsopgaver. Ved at inddele opgaver i typer (f.eks. "Reparation", "Kundemøde" eller "Support") kan du strømline oprettelsen og sikre, at de korrekte informationer altid bliver indsamlet. Samtidig gør det det muligt at trække præcis statistik på tidsforbrug fordelt på forskellige arbejdsområder.
Åbn hovedmenuen i venstre side.
Fold Opsætning ud.
Klik på Opgavetyper.
Klik på "+"-knappen øverst til højre.
Udfyld felterne (se beskrivelse nedenfor).
Klik på Gem og luk.
Grundlæggende informationer
Kode — En kort, unik identifikationskode for opgavetypen.
Visningsnavn — Det navn, der vises for brugeren, når de vælger opgavetype (f.eks. "Dækskifte").
Krav til status og prioritet
Er opgavestatus påkrævet — Markeres denne, tvinges brugeren til at vælge en status, før opgaven kan gemmes.
Opgavestatusser — Her vælger du de specifikke statusser, der skal være tilgængelige for netop denne opgavetype. F.eks. kan du give adgang til statussen "Afventer reservedele" ved reparationer.
Er opgaveprioritet påkrævet og Opgaveprioriteter — Samme princip som for status. Du kan kræve, at prioritet angives, og begrænse hvilke prioriteter der kan vælges.
Tilladelser og tidsregistrering
Er gentagelser tilladt? — Bestemmer, om opgaver af denne type kan opsættes som tilbagevendende begivenheder i kalenderen.
Er manuel rettelse af opgavestatus tilladt? — Styrer, om medarbejderen selv må skifte status, eller om den styres automatisk af andre handlinger i systemet.
Er datoer påkrævet? — Markeres denne, kan opgaven ikke oprettes uden en defineret start- og slutdato.
Farve — Standardfarven for denne opgavetype i kalenderen.
Forventet tidsforbrug (min) — Her angiver du en standardtid i minutter. Ideelt til planlægning af standardiserede ydelser. Når man opretter en opgave af denne type - vil slutdatoen automatisk sættes udfri startdato + forventet tidsforbrug.
Nederst i vinduet finder du tre faner til yderligere tilpasning:
Felter — Tilføj ekstra, skræddersyede felter, som medarbejderen skal eller kan udfylde ved opgaver af denne type. For hvert felt kan du angive, om det er påkrævet.
Tildelt — Opsæt standardtildeling, så en bestemt opgavetype altid lander hos en bestemt medarbejder eller afdeling.
Deltagere — Knyt standarddeltagere til opgaven.
Bemærk: Når en ny opgavetype er oprettet og gemt, vil den automatisk fremgå som en valgmulighed øverst i vinduet, næste gang du eller en medarbejder opretter en ny opgave. Her kan man sætte flueben i den ønskede type (f.eks. "Opgave", "Webshop", "Support") for at aktivere de tilknyttede regelsæt og felter.
Opgavestatusser bruges til at angive og spore, hvor langt en opgave er i sin arbejdsgang. Hver status repræsenterer et specifikt trin eller en tilstand — f.eks. "Ikke udført", "I gang" eller "Udført".
Statusser hjælper med at skabe klarhed i arbejdsprocesser og giver medarbejdere og teams et hurtigt overblik over, hvilke opgaver der er i gang, afsluttet eller afventer handling. F.eks. kan en opgave markeret som "Ikke tildelt" signalere, at den skal tildeles en ansvarlig person, mens "Kan ikke udføres" angiver, at opgaven kræver særlig opmærksomhed.
Opgavestatusser kan tilpasses for at afspejle specifikke arbejdsgange i virksomheden. Hver status kan konfigureres med et unikt systemnavn, visningsnavn og en farvekode, hvilket gør det nemmere at identificere opgavestatus visuelt.
Åbn Shop Manager.
Gå til Opsætning.
Klik på Opgavestatusser.
Klik på det blå "+"-ikon øverst til højre.
Udfyld felterne (se beskrivelse nedenfor).
Klik på Gem.
Systemnavn — En unik identifikator for opgavestatussen. Systemnavnet bruges internt og skal være uden mellemrum eller specialtegn, f.eks. InProgress.
Visningsnavn — Den tekst, der vises i brugergrænsefladen. Skal være letforståelig, f.eks. "I gang" eller "Udført".
Farve — Tildel en farvekode til statusen, som vises i opgavelister og hjælper med at identificere status visuelt. Farven angives som en RGBA-kode, f.eks. rgba(255, 255, 255, 1) for hvid.
Type — Definerer, hvordan statusen anvendes i opgavestyringen. Valgmulighederne er:
Ikke sat — Typen er endnu ikke defineret.
To do — Opgaven skal udføres.
I gang — Arbejdet med opgaven er påbegyndt.
Udført — Opgaven er fuldført.
Du kan læse mere om opgavestatusser og opgavetyper:
