Finansopsætningen bestemmer sammen med produktkategoriopsætningen, hvilke konti Sapera benytter, når systemet automatisk genererer posteringer. Automatisk genererede posteringer opstår, når Sapera selv danner posteringerne — i modsætning til manuel indtastning i en posteringskladde. Sapera danner selv posteringer blandt andet i følgende situationer:
Ved bogføring af salgsfaktura, ved bogføring af købsfaktura, ved bogføring af kasseafslutning (dagsafslutning), ved udførelse af udgående betalinger (bankudbetalinger), ved renteberegning, ved automatisk lagerregulering samt ved årskørsel (årsafslutning).
Andre opsætningsområder, der påvirker valg af konto ved generering, omfatter kundekategorier, leverandørkategorier samt individuelle overstyringer på den enkelte kunde eller leverandør via kundeopsætning eller leverandøropsætning. Felterne i finansopsætningen fungerer som standardværdier, der kan blive overstyret af disse mere specifikke opsætninger.
Gå til Shop Manager, vælg Opsætning i venstre menu og klik på Finansopsætning. Du er nu på siden, hvor alle finansopsætningsindstillinger er synlige og kan redigeres for den valgte organisationsenhed.
Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.
Øverst på siden vises en komponent til valg af organisationsenhed. Her vælger du den enhed (butik, lager, webshop eller overordnet niveau), hvis finansopsætning du ønsker at se eller redigere. Felter, der ikke er udfyldt på den valgte enhed, arver automatisk værdien fra et overordnet niveau i hierarkiet. Nedarvede værdier vises som nedtonet placeholderværdi i feltet, så du kan se, hvilken konto der vil blive brugt, selv om den ikke er eksplicit sat på det pågældende niveau. Hvis du ønsker at sætte en anden værdi end den nedarvede, udfylder du blot feltet — derefter gælder din lokale værdi for den valgte enhed og alle enheder nedenfor, der ikke har sat deres egen.
Husk at gemme dine ændringer med Anvend, før du forlader skærmen.
Anvend: Gemmer alle ændringer på den valgte organisationsenhed. Knappen vises kun, når der er ugemte ændringer.
Annuller: Kasserer alle ugemte ændringer og gendanner de senest gemte værdier. Knappen vises kun, når der er ugemte ændringer.
Kontroller Winkas indstillinger: Kører en servervalidering af Winkas-forbindelsen og viser resultatet i en dialog. Knappen vises kun, når tenant er konfigureret med Winkas-integration og Send kladder til Winkas er aktiveret.
Udfyld med testkonto (kontekstmenu): Højreklik (eller long-press på touch) på siden for at åbne kontekstmenuen og vælge Udfyld med testkonto. Denne funktion udfylder alle kontofelter med mock-konti (en mock-balancekonto og en mock-driftskonto) og er beregnet til hurtig opsætning i et testmiljø. Brug den ikke i produktion uden efterfølgende at tilrette kontonumrene til de rigtige konti.
Regnskabsnavn: Obligatorisk dropdown. Sapera understøtter flere særskilte regnskaber (skattemæssige virksomheder) i samme tenant. Det benyttes ofte af kædebutikker, hvor gavekort og intern overflytning finder sted inden for kæden, men hvor hver butik kan have sit eget fuldstændig adskilte regnskab og lager. Her vælges det regnskab, der skal benyttes for den valgte organisationsenhed. Feltet styrer, hvilken regnskabsenhed de øvrige konti og kladder på skærmen tilhører.
Første balancekonto: Obligatorisk, skal pege på en balancekonto. Anvendes i forbindelse med balanceudskriften til at angive, hvor opdelingen mellem drifts- og balancekonti finder sted. Konti fra og med dette kontonummer behandles som balancekonti i balanceudskriften.
Årets resultat-konto: Obligatorisk, skal pege på en balancekonto. Bruges ved årskørsel (årsafslutning) til at flytte summen af driftskonti til årets resultat på balancen.
Følgende konti bruges som standardværdier, når en ny produktkategori oprettes. Værdierne kopieres ned på produktkategorien og kan efterfølgende redigeres under produktkategoriopsætningen. De er alle obligatoriske.
Standard salgskonto: Standardkontoen til registrering af salg på nye produktkategorier.
Standard rabatkonto: Standardkontoen til registrering af rabatter, der gives på salget.
Standard salgskonto uden moms: Standardsalgskonto, der bruges, når salget skal bogføres uden moms.
Standard brugt salgskonto: Standardsalgskonto til salg af brugte varer.
Lager, tilgang: Standardkontoen for lagertilgang (når varer tilføres lageret).
Lager, afgang: Standardkontoen for lagerafgang (når varer trækkes fra lageret).
Standard vareforbrugskonto: Standardkontoen til registrering af vareforbrug (kostpris ved salg).
Standard kontantkonto: Obligatorisk. Bruges som standard til at registrere kontanttransaktioner i systemet og sikrer korrekt bogføring ved kontantbetalinger.
Standard bankkonto: Obligatorisk. Den konto, der automatisk bruges til at registrere bankrelaterede transaktioner som overførsler, betalinger og indskud. Bruges også som fallback-konto for en række andre funktioner, der ikke har en specifik konto opsat.
FI advis konto: Valgfri. Fungerer som modkonto ved indlæsning af FI-filer og er normalt indstillet til virksomhedens bankkonto.
Gavekortkonto: Obligatorisk. Bruges ved både udstedelse og indløsning af gavekort.
Afrundningskonto: Obligatorisk. Håndterer de forskelle, der opstår ved afrunding af beløb. Anvendes blandt andet ved kontantbetalinger og kassesalg, hvor der opstår små beløbsforskelle (f.eks. når en pris på 9,95 kr. betales kontant med 10 kr.).
Standard udbetalingsmodkonto: Obligatorisk. Bruges som modkonto, når bankudbetalinger (udgående betalinger) genereres, og er ofte indstillet til virksomhedens bankkonto.
Standard kundekonto: Obligatorisk. Bruges som debitor-/kunde-samlekonto. Feltet accepterer ikke konti af moms-type. Kan overstyres på kundekategori eller via kundeopsætning på den enkelte kunde.
Standard leverandørkonto: Obligatorisk. Fungerer som kreditor-/leverandør-samlekonto. Kan overstyres på leverandørkategori eller via leverandøropsætning på den enkelte leverandør.
For meget i kassen: Obligatorisk. Anvendes til registrering af overskud (kassedifference) ved kassedagsafslutning — dvs. når kasseoptællingen viser mere end det forventede beløb.
For lidt i kassen: Obligatorisk. Anvendes til registrering af underskud (kassedifference) ved kassedagsafslutning — dvs. når kasseoptællingen viser mindre end det forventede beløb.
Overfør til bankkonto ved dagsafslutning: Valgfri. Bruges ved overførsler fra dagsafslutning til bank, når kassebeholdningen overføres.
Standard tilgodeseddelkonto: Obligatorisk. Benyttes, når der udstedes eller anvendes tilgodebevis i kassen.
Status fejlkonto: Valgfri, skal pege på en balancekonto. Fejlkonto for balancen (status). Hvis opsætningen mangler en relevant balancekonto, anvendes denne konto som sikkerhedsnet. Den peger normalt på en konto, der ikke tillader posteringer, så fejl bliver synlige.
Drift fejlkonto: Valgfri, skal pege på en driftskonto. Fejlkonto for driften. Hvis opsætningen mangler en relevant driftskonto, anvendes denne konto som sikkerhedsnet. Den peger normalt på en konto, der ikke tillader posteringer, så fejl bliver synlige.
Rykkerkørsel konto til gebyr: Valgfri, driftskonto. Bruges til bogføring af gebyrer i forbindelse med rykkerkørsel.
Konto til kreditor rabatbeløb: Valgfri. Registrerer rabatter, der opnås ved tidlige betalinger til leverandører (kontantrabat).
Lagerjusteringskonto: Valgfri. Bruges til at justere lagerværdien i specifikke tilfælde, f.eks. ved delvise kreditnotaer fra leverandører.
Rentekonto: Valgfri, driftskonto. Modkontoen, der anvendes ved renteberegning. Når Sapera beregner og bogfører renter på debitorer, posteres rentebeløbet mod denne konto. Kontoen skal være udfyldt, for at renteberegning kan gennemføres.
Afregning af konto: Valgfri. Anvendes ved afregning af abonnementsfakturaer, der er afregnet via Billwerk-integrationen. Bruges, når Sapera bogfører selve afregningen af et abonnement.
Følgende konti kan udfyldes til brug for momsindberetning og afgiftsafregning, hvis det er relevant for virksomheden. Alle felter er valgfrie og grupperes under Skat og afgiftskonti.
Olie- og flaskegasafgift konto: Konto til registrering af olie- og flaskegasafgift.
Elafgift konto: Konto til registrering af elafgift.
Naturgas- og bygasafgift konto: Konto til registrering af naturgas- og bygasafgift.
Kulafgift konto: Konto til registrering af kulafgift.
CO2-afgift konto: Konto til registrering af CO2-afgift.
Vandafgift konto: Konto til registrering af vandafgift.
Disse felter bestemmer, hvilke posteringskladder de automatisk genererede posteringer havner i. Alle felter er dropdowns, der viser de tilgængelige finanskladder.
Faktura bogføringskladde: Bruges ved bogføring af salgsfakturaer.
Købsfaktura bogføringskladde: Bruges ved bogføring af købsfakturaer.
Købsfaktura kontantbogføringskladde: Når en købsfaktura registreres som betalt kontant, bruges denne kladde til bogføringen.
Finanskladde ved lagerregulering: Når Sapera justerer lagerværdien, dannes posteringerne i denne kladde. Eksempel: hvis et produkt sælges, før det er på lager, til en standardkostpris, der afviger fra den endelige kostpris, når varen kommer på lager, danner Sapera en automatisk kostprisregulering. Automatisk lagerregulering kan slås helt til eller fra ved at lade dette felt være tomt — er kladden tom, dannes der ikke finansposteringer for reguleringen.
Rykkerkørsel posteringskladde: Den posteringskladde, der benyttes ved bogføring af rykkerkørsel.
Rentekladde: Den posteringskladde, der benyttes, når renteberegningen bogføres.
Standard kontantbetalingsmulighed ved byttepenge: Dropdown. Den betalingsmulighed, der benyttes, når der returneres penge i kontanter i kassen (byttepenge). Vælges blandt de definerede kontantbetalingsmuligheder (Cash-type) for organisationsenheden.
Automatisk udlign faktura: Afkrydsningsfelt. Benyttes typisk på organisationsenheder af typen Webshop. Hvis webshoppen garanterer, at betalingen har fundet sted, før ordren overføres til Sapera, kan denne indstilling aktiveres, så Sapera konterer fakturaen som automatisk betalt ved modtagelse.
Konto til automatisk registrering af faktura betaling: Vises kun, når Automatisk udlign faktura er slået til. Angiver den konto, betalingen registreres på, når en faktura udlignes automatisk. Feltet er valgfrit — er det tomt, anvendes Standard bankkonto som fallback.
Winkas-sektionen vises kun for virksomheder, der er konfigureret med Winkas-integration. Det er ikke en generelt tilgængelig indstilling for alle Sapera-kunder. Kontakt support, hvis du har spørgsmål til Winkas-opsætning.
Send kladder til Winkas: Afkrydsningsfelt. Når indstillingen er slået til, sendes de dannede finanskladdeflows videre til Winkas-systemet. Aktivering af dette felt gør de øvrige Winkas-felter synlige og obligatoriske.
Winkas API adresse: Vises kun, når Send kladder til Winkas er aktiveret. Adressen (URL) på Winkas API-endepunktet, som Sapera sender data til. Feltet validerer, at adressen har korrekt URL-format.
Winkas klientid: Vises kun, når Send kladder til Winkas er aktiveret. Klient-id'et (tenant-id'et) i Winkas, der identificerer den virksomhed, data skal sendes til.
Winkas bruger: Vises kun, når Send kladder til Winkas er aktiveret. Brugernavnet, der anvendes ved autentificering mod Winkas API.
Winkas adgangskode: Vises kun, når Send kladder til Winkas er aktiveret. Adgangskoden, der hører til den angivne Winkas-bruger.
Winkas kladde (navn): Vises kun, når Send kladder til Winkas er aktiveret. Navnet på den finanskladde i Winkas, som posteringerne skal sendes til.
Winkas standard posteringstype (navn): Vises kun, når Send kladder til Winkas er aktiveret. Navnet på den standardposteringstype i Winkas, der skal benyttes ved afsendelse af posteringer.
Brug knappen Kontroller Winkas indstillinger til at validere, at de indtastede Winkas-oplysninger er korrekte, inden du gemmer. Knappen vises kun, når Winkas-sektionen er aktiv.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.
Vil du vide mere?
Læs mere i disse relaterede artikler:
Bogføring - Finansopsætning
I denne artikel gennemgås, hvordan du konfigurerer finansopsætning i Shop Manager
Momsbalancen
I denne artikel gennemgåes, hvordan du bruger momsbalance som et kontrolværktøj til at sikre korrekt momsregnskab.
Tilføj standardkonti
I denne artikel gennemgås, hvordan du opretter og anvender konti fra standardkontoplanen i Sapera
