Abonnementsstyring giver en metode til at opkræve gentagne betaling fra én eller flere kunder for varer eller ydelser. Saperas abonnementsstyring er særligt nyttig for dem, der ønsker at opkræve betaling fra lejere, medlemskontingenter eller abonnementsbaserede tjenester. Der er ingen begrænsning med hensyn til typen eller antallet af abonnementer, som man kan administrere. Det er vigtigt at bemærke, at abonnementsmodulet er en ekstra mulighed, som kan tilkøbes i Saperaløsningen. Hvis dette vækker interesse, er man velkommen til at kontakte salgsafdelingen.
1. Fra Shop Manager tilgås "Salg".
2. Naviger til "Abonnementer".
3. Du er nu på "Abonnementer"-fanen, hvor en oversigt over dine abonnementer i Sapera er synlige.
For at oprette en ny fast opkrævning, klikkes på + (Opret-ikonet) i oversigten.
Dette åbner modulet "Opret Abonnement":
Modulet er opdelt i tre primære områder:
1. Stamdata og indstillinger (Venstre side)
Her defineres abonnementets grundlæggende opførsel:
Navngivning: Udfyld Systemnavn (intern reference) og Visningsnavn.
Frekvens og Start: Vælg opkrævningsfrekvensen i Periode (f.eks. Månedlig) og angiv en Start d..
Dokumenttype: Under Opret salgsordre el. faktura angives det, om systemet skal danne en færdig faktura eller blot en salgsordre ved kørsel. Du kan ligeledes vælge Oprettelsestilstand (f.eks. Kladde).
Visningsmuligheder på faktura: Nederst til venstre findes en række afkrydsningsfelter, hvor du kan vælge at lade systemet tilføje ekstra informationslinjer på kundens faktura, eksempelvis visningsnavn eller faktureringsperiode.
2. Varelinjer (Højre side)
Her tilføjes de produkter eller ydelser, som kunden reelt betaler for:
Linjer: Tilføj de faste varer, der skal opkræves for ved hver kørsel. Mindst ét element er påkrævet.
Engangsopkrævning: I sektionen "Linjer der skal tilføjes automatisk til første opkrævning" kan du tilføje varer, der kun skal faktureres den allerførste gang (f.eks. et oprettelsesgebyr).
3. Tilknytning af kunder (Bunden)
Under fanen Abonnementer nederst på skærmen knytter du de specifikke kunder til aftalen.
Klik på knappen + Opret for at tilføje en kunde. Her kan du også styre individuelle startdatoer og rabatter for de enkelte kunder på abonnementet.
Afslut oprettelsen ved at klikke på Gem og luk nederst til højre.
For at omdanne abonnementerne til reelle fakturaer eller salgsordrer, skal de "køres".
Klik på knappen “Kør” i topmenuen.
En dialogboks åbnes, der viser de abonnementer, som afventer fakturering.
Vælg de specifikke abonnementer, der skal opkræves for.
Godkend kørslen ved at klikke på knappen “Kør”. Systemet vil nu automatisk generere bilagene ud fra den valgte "Oprettelsestilstand".
Ny / ret:
Se ny / ret abonnement.
Fjern:
Dette vil fjerne det valgte abonnement. Det vil naturligvis ikke påvirke allerede oprettede salgsordrer eller fakturaer.
Sæt på pause:
Dette vil stoppe følgende opkrævninger for dette abonnement.
Aktiver:
Denne knap vises kun for abonnementer sat på pause. Dette vil aktivere abonnementet igen.
Vis historik:
Dette vil vise en liste over fakturaer eller salgsordrer, der er oprettet ved kørsler af dette abonnement.
Kør:
Knappen "Kør" vil oprette salgsordre eller faktura for de valgte abonnementer for de valgte perioder:
Dialogen viser de abonnementer, der har mulige kundekontrakter, som endnu ikke er opkrævet (faktureret eller oprettet som salgsordre).
Øverst vises de perioder, der ikke er opkrævet som næste periode.
Hvis der sættes kryds ud for perioden, vil alle abonnementer i den periode blive valgt. Alternativt kan man vælge dem enkeltvis. 'Vis kunder' vil vise de kunder, der er omfattet af den enkelte periode og abonnement.
