Et salgsabonnement er en skabelon, der beskriver hvad der skal faktureres, hvor ofte og på hvilken måde. Skabelonen aktiveres ikke direkte over for kunderne – det sker via kundeabonnementskontrakter (se fanen "Abonnementer" i bunden af redigeringsskærmen), der knytter abonnementet til en bestemt kunde og styrer startdato og rabat.
Abonnementsstyring er særligt nyttig til gentagne opkrævninger som leje, medlemskontingenter og abonnementsbaserede ydelser. Modulet er et tilkøb til Sapera-løsningen – kontakt salgsafdelingen for nærmere information.
Sapera understøtter to varianter af abonnementsskabeloner:
Abonnement er den almindelige variant til gentagne opkrævninger af fast definerede varelinjer.
Udlejning er varianten til udlejningskontrakter med serievarenumre (tilgås via menupunktet "Lejekontrakter" under Salg). Skabelonstrukturen er identisk med Abonnement, men udlejningsvarianten viser et "Udlejes"-grid med serievarenumre i stedet for standard varelinjer.
Et salgsabonnement bruges som skabelon i følgende sammenhænge:
Kundeabonnementskontrakter (menupunktet "Kundekontrakter" under Salg) refererer til en abonnementsskabelon og definerer, hvornår og til hvilken pris den pågældende kunde faktureres. Faktureringen sker ved at køre abonnementet via "Kør"-knappen.
Fakturaers og salgsordres fane "Baseret på abonnement" viser, hvilket abonnement et dokument stammer fra.
"Kør"-dialogen (RunSubscriptionsGridDialog) bruger abonnementsskabelonen til at samle de kundekontrakter, der er klar til fakturering.
Abonnementet kan også åbnes som dialog fra fakturaoversigten.
Åbn Shop Manager og klik på Salg i menuen. Vælg derefter Abonnementer.
Du er nu i oversigten over abonnementsskabeloner.
Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.
Oversigten viser alle definerede abonnementsskabeloner i en gittervisning med følgende kolonner: Systemnavn, Visningsnavn, Periode, Fakturametode, Start d., Forventet næste kørsel, Seneste kørselsperiode, Dato (oprettet), Er sat på pause og Slettet.
Hvis Billwerk-integration er sat op i systemet, vises desuden kolonnen Integreret med Billwerk.
Kolonner kan tilføjes og fjernes via kolonnevælgeren.
+ (Opret ny) er altid aktiv og åbner oprettelsesskærmen for et nyt abonnement.
Rediger (blyant-ikon) er aktiv, når en række er valgt, og åbner redigeringsskærmen for det valgte abonnement. Dobbeltklik på en række giver samme resultat.
Fjern (X-ikon) er aktiv, når en række er valgt, og markerer abonnementet som slettet (soft delete med validering). Allerede oprettede fakturaer og salgsordrer påvirkes ikke.
Sæt på pause er aktiv, når det valgte abonnement ikke allerede er på pause, og stopper fremtidige kørsler for dette abonnement.
Aktivér vises kun, når det valgte abonnement er sat på pause, og genaktiverer abonnementet, så fremtidige kørsler genoptages.
Vis kørsler er aktiv, når en række er valgt, og åbner pop-up'en Abonnementsarkiv med historiske kørselsrequisitioner.
Vis historik er aktiv, når en række er valgt, og åbner pop-up'en Historik med de fakturaer og salgsordrer, der er oprettet via dette abonnement.
Kør er altid aktiv og åbner dialogen "Kør abonnementer", hvor du vælger og udfører en faktureringskørsel på tværs af alle abonnementer.
Eksporter rapport er altid aktiv og eksporterer listens data til rapport.
Opdater er altid aktiv og genindlæser oversigten.
Hjælp (?) er altid aktiv og åbner denne artikel.
Klik + (Opret ny) eller Rediger for at åbne redigeringsskærmen. Skærmen er opdelt i stamdata og indstillinger til venstre, varelinjer til højre og faner med kundekontrakter og vedhæftninger forneden.
Afslut med Gem og luk nederst til højre.
Vis historik er aktiv, hvis abonnementet har været kørt, og åbner historikdialogen for dette abonnement.
Kør er aktiv for eksisterende (ikke-nye) abonnementer og åbner "Kør"-dialogen afgrænset til dette abonnement.
Vis kørsler er kun synlig for administratorer på eksisterende abonnementer og åbner abonnementsarkivet for dette abonnement.
Tekstprodukt vises kun, hvis et tekstprodukt er konfigureret i Shopmanager-indstillingerne, og åbner produktdialogen.
Prøv at synkronisere til Billwerk igen vises kun, hvis en Billwerk-synkronisering mangler, og genforsøger synkroniseringen.
Hvis abonnementet er sat på pause, vises et advarsels-banner øverst i redigeringsskærmen.
Hvis tekstproduktet ikke er opsat i Shopmanager-indstillingerne, vises en advarsel nederst til venstre med teksten "Tekstprodukt er ikke opsat i Shopmanager indstillinger".
Systemnavn: En intern, unik reference for abonnementet. Kan kun angives ved oprettelse og kan ikke ændres efterfølgende.
Visningsnavn: Det brugervenlige navn på abonnementet, der vises over for brugerne og på fakturaer/salgsordrer.
Organisationsenhed: Vises som læselabel (ikke redigerbar i formularen). Angiver, hvilken organisationsenhed abonnementet tilhører.
Seneste kørselsperiode: Læselabel. Viser, hvilken periode den seneste kørsel dækkede.
Forventet næste kørsel: Læselabel. Viser den forventede dato for næste fakturering.
Periode: Definerer, hvor ofte abonnementet køres. Valgmulighederne er: Daglig, Ugentlig, Hver anden uge, Månedlig, Hver anden måned, Kvartårlig, Halvårlig og Årlig.
Start d.: Datoen for abonnementets startpunkt, der bruges til beregning af kørselsdatoer.
Periodejustering: Styrer, hvordan kundeabonnementskontraktens startdato forholder sig til abonnementsskabelonens periode. Valgmulighederne er "Juster start til at følge abonnement" (kontraktens faktureringsperioder justeres, så de følger abonnementets startdato) og "Følg abonnementskontraktens start" (perioderne beregnes fra kontraktens egen startdato). Dette felt er afgørende for, om kunder med forskellige startdatoer faktureres på samme tidspunkt eller individuelt.
Opret salgsordre el. faktura: Bestemmer, om en kørsel danner en faktura eller en salgsordre. Valgmulighederne er Faktura og Salgsordre.
Oprettelsestilstand (ved Faktura): Vises kun, når fakturametoden er "Faktura". Aktuelt er eneste mulighed "Kladde", som betyder, at fakturaen oprettes som kladde og skal bogføres manuelt.
Oprettelsestilstand (ved Salgsordre): Vises kun, når fakturametoden er "Salgsordre". Valgmulighederne er: Kladde, Påbegyndt og Samle fakturering. "Samle fakturering" samler opkrævningerne i en massefakturering.
Forkode: Kun tilgængelig for Abonnement-typen. Angiver, hvilken forkode der bruges ved kørsel af abonnementet.
Forkode der skal benyttes når der tilføjes nye linjer manuelt: Kun for Abonnement-typen. Angiver den forkode, der automatisk bruges, når en sagsbehandler tilføjer nye varelinjer manuelt i en kørsel.
Antal perioder der skal medtages ved første kørsel: Angiver, hvor mange perioder der skal faktureres den allerførste gang abonnementet køres for en kunde. Nyttigt ved tilbagedaterede opkrævninger.
Periodisering: Kun aktiv for kvartårlige og årlige perioder. Muliggør regnskabsmæssig periodisering over 3 måneder, 4 kvartaler eller 12 måneder.
Tilføj linje med visningsnavn til faktura/ordre: Når afkrydset, tilføjes en tekstlinje med abonnementets visningsnavn på den genererede faktura eller salgsordre.
Tilføj linje med periode til faktura/ordre: Når afkrydset, tilføjes en tekstlinje med faktureringsperioden på dokumentet.
Tilføj linje med emne: Når afkrydset, tilføjes en tekstlinje med emnet på dokumentet.
Tilføj linje med serievarenummer: Når afkrydset, tilføjes en tekstlinje med serievarenummeret på dokumentet.
Opdel faktura/ordre pr. kunde: Når afkrydset, oprettes der et separat dokument pr. kunde i stedet for ét samlet dokument. Feltet er skjult for Udlejning-typen.
Skal integreres med Billwerk: Kun synlig, hvis Billwerk-integration er opsat i systemet. Angiver, om dette abonnement skal synkroniseres og håndteres i Billwerk.
Håndteret i Billwerk (UUID): Vises kun som læselabel, hvis Billwerk-integration er aktiv og synkroniseringen er gennemført korrekt. Viser det interne Billwerk-id for abonnementet.
Til højre i redigeringsskærmen defineres de varelinjer, der faktureres ved hver kørsel.
Gitteret indeholder kolonnerne Varenummer, Navn, Antal, Pris ekskl. moms og Pris inkl. moms. Mindst én varelinje er påkrævet.
Linjerne kan omarrangeres med Flyt op og Flyt ned (pilesymboler) og fjernes med Fjern valgt linje (X).
Linjer der skal tilføjes automatisk til første opkrævning er en separat sektion, der kun vises for Abonnement-typen. Her tilføjes varer, der kun skal faktureres ved den allerførste kørsel for en given kunde, f.eks. et oprettelsesgebyr.
Udlejes (Rental options) vises kun for Udlejning-typen og indeholder kolonnen Serievare (instance), der angiver, hvilke specifikke serienummererede varer der indgår i lejeaftalen.
Under fanen Abonnementer i bunden af redigeringsskærmen vises og oprettes de kundeabonnementskontrakter, der er knyttet til denne skabelon.
Klik + Opret for at tilknytte en ny kunde. Her angives individuelle startdatoer, rabatter og eventuelle fastpriser for de enkelte kunder på abonnementet.
Det er via disse kundekontrakter, at den faktiske fakturering aktiveres, når du kører abonnementet.
Under fanen Vedhæftninger kan du tilknytte filer og dokumenter til abonnementet, f.eks. kontrakter eller dokumentation.
Gitteret viser kolonnerne Titel, Filnavn, Indholdstype og Oprettet d.
+ (Tilføj vedhæftning) tilføjer en ny fil.
Slet vedhæftning (X) sletter den valgte fil.
Download vedhæftning henter den valgte fil til din computer.
"Vis historik"-pop-up'en åbnes fra oversigten eller redigeringsskærmen og viser en liste over fakturaer og salgsordrer, der er genereret via kørsler af dette abonnement.
Abonnement viser, hvilket abonnement posten stammer fra.
Kunde viser, hvilken kunde der er faktureret.
Dato er fakturerings- eller ordredatoen.
Salgsordrenummer vises, hvis dokumentet er en salgsordre.
Fakturanummer vises, hvis dokumentet er en faktura.
Annulleret angiver med ja/nej, om dokumentet er annulleret (discarded).
Klik Åben eller dobbeltklik på en række for at åbne det pågældende dokument direkte.
"Vis kørsler"-pop-up'en åbnes fra oversigten eller redigeringsskærmen og viser historikken over kørselsrequisitioner – dvs. de kørselsbatchanmodninger, der er startet for dette abonnement.
Oprettet d. er tidspunktet for kørselsanmodningens oprettelse.
Abonnementer viser navnene på de abonnementer, der indgik i kørslen.
Oprettet af viser den bruger, der startede kørslen.
Dato er den faktureringsdato, kørslen dækkede.
Fakturametode viser om kørslen genererede fakturaer eller salgsordrer.
Status viser kørslens aktuelle status (f.eks. afventer, fuldført, fejlet).
Opdelt pr. kunde angiver med ja/nej, om dokumenterne i denne kørsel blev opdelt pr. kunde.
Vis fejl er aktiv, hvis den valgte post har fejl, og viser fejldetaljen.
Vis historik er aktiv, hvis en post er valgt, og åbner historikpop-up'en for den valgte kørsel.
Dialogen "Kør abonnementer" åbnes fra knappen Kør i oversigten eller redigeringsskærmen. Den viser de kundeabonnementskontrakter, der er klar til at blive faktureret.
Rækker er farvekodet efter kørslens timing:
Hvide rækker (type "Næste kørsel") er normale og klar til næste planlagte fakturering.
Gule rækker (type "Aktuel periode") angiver, at den pågældende kontrakt er i den aktuelle periode og endnu ikke er kørt.
Røde rækker (type "Tidligere kørsler") angiver, at kontrakten er forfaldne og burde have været kørt i en tidligere periode.
Afkrydsningsfelt bruges til at vælge de kontrakter, der skal indgå i kørslen.
Næste kørsel viser datoen for den planlagte kørsel.
Type viser kørslens timing: Næste kørsel (normal), Aktuel periode (gul advarsel) eller Tidligere kørsler (rød fejl).
Abonnement viser abonnementsskabelonens visningsnavn.
Kunde viser kunden på den pågældende kontrakt.
Debitorkategori viser kundens debitorkategori.
Kundeabonnement-nr. viser kontraktens nummer.
Vælg alle rækker afkrydser alle synlige rækker på én gang.
Kør er aktiv, når mindst én kontrakt er markeret, og starter faktureringskørslen for de valgte kontrakter. Systemet genererer fakturaer eller salgsordrer baseret på den valgte oprettelsestilstand.
Højreklik (eller langt tryk) på en række åbner en kontekstmenu med tre handlinger:
Åben kunde åbner kundekortet for den pågældende kunde.
Åben abonnement åbner abonnementsskabelonen som dialog.
Åben abonnementskontrakt åbner den specifikke kundeabonnementskontrakt.
Billwerk-integration er en valgfri tilkøbsmulighed, der muliggør automatisk opkrævning via Billwerk-betalingsplatformen. Felterne og funktionerne herunder er kun synlige, hvis Billwerk er opsat i systemet.
Skal integreres med Billwerk (afkrydsningsfelt i redigeringsskærmen): Aktiverer synkronisering af dette abonnement til Billwerk, så kundens betaling håndteres automatisk.
Håndteret i Billwerk (UUID) (læselabel i redigeringsskærmen): Vises, når synkroniseringen er gennemført, og viser abonnementets interne Billwerk-identifikator.
Prøv at synkronisere til Billwerk igen (knap i redigeringsskærmen): Vises kun, hvis synkroniseringen til Billwerk ikke er gennemført. Klik for at genforsøge.
Integreret med Billwerk (kolonne i oversigten): Viser med ja/nej, om det pågældende abonnement er integreret med Billwerk.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.
Vil du vide mere?
Læs mere i disse relaterede artikler:
Ny / ret abonnement
I denne artikel gennemgås, hvordan du får adgang til og opretter eller redigerer abonnementer i Sapera
Kundeabonnementer
Sådan opretter, retter og kører du kundeabonnementer i Shop Manager. Artiklen gennemgår liste, redigerings-dialog, historik-popup og batch-kørsels-dialog.
Abonnementsarkiv
I denne artikel gennemgår vi brugen af abonnementsarkivet i Sapera.
