Der kan på fakturaer- og salgsordre-linjer vælges en forkode - pr. linje. En forkode fortæller Sapera, at prisen for den pågældende linje ikke skal betales af kunden - men derimod registreres på en anden konto (eks. en omkostningskonto).
For eksempel, hvis arbejdet ikke er udført tilstrækkeligt godt i første omgang, kan omkostningerne bogføres på en intern konto for 'Om-igen arbejde'. Her vil virksomheden selv dække udgifterne for at rette op på situationen. Andre eksempler på brug af forkode kan inkludere abonnementsaftaler på service. I disse tilfælde betaler kunden en fast abonnementspris, og selve servicearbejdet er gratis. En sådan abonnementsaftale kan tilknyttes en forkode, så alle salgsordrer relateret til produkter med serienumre, der er omfattet af abonnementet, bliver omkostningsfri for kunden. Udgiften vil i stedet blive bogført på en intern konto for serviceudgifter.
Forkoder kan også anvendes i forbindelse med reklamationer. Tag for eksempel producenten LMC Caravan, der fremstiller campingvogne. Hvis der opstår en garantisag på en ny vogn, kan Sapera registrere reparationens omkostninger på en mellemregningskonto for leverandøren. Dette forudsætter, at leverandøren allerede er oprettet som en debitor/kunde, og at det enkelte produkt med serienummer er knyttet til en basisvare hvor LMC er angivet som producent. Producenten mappes desuden til en mellemregnings debitor konto. På denne måde kan fakturaer med forkoden 'Nyvognsgaranti' bogføres direkte på LMC's mellemregningskonto, hvilket gør kunden fri for udgifter til reparationen. LMC betaler.
Forkoder kan også anvendes til at registrere omkostninger på serienummervare. For eksempel, hvis virksomheden køber en brugt motorcykel (eller en campingvogn, maskine, osv., afhængig af virksomhedens branche), og der efterfølgende anvendes reservedele og arbejdstid til at forbedre denne vare før salg, kan varens lagerværdi øges med de omkostninger, der er forbundet med det udførte arbejde. Når varen sælges, vil brugtmomsordningen beregne brugtmomsen baseret på fortjenesten, hvilket vil sige salgspris minus købspris (alle beløb eks. moms).
1. Fra Shop Manager tilgås "Opsætning".
2. Naviger til "Forkoder".
3. Du er nu på "Forkoder"-fanen, hvor en oversigt over dine forkoder i Sapera er synlige. Her har du også mulighed for at slette, rette eller oprette forkoder.
Ønsker du at oprette en ny forkode, kan dette nemt gøres med et klik på det blå "+" ikon øverst til højre:
Følgende menu vil nu åbne sig, hvor du har mulighed for at oprette en ny forkode:
Udfyld felterne og afslut med "Gem".
Systemnavn:
Et internt navn, der bruges til at identificere forkoden i Sapera. Navnet skal være unikt og uden mellemrum eller specialtegn. Eksempler kan være intern_omkostning eller garanti_lmc.
Visningsnavn:
Det navn, der vises i brugergrænsefladen, og som beskriver forkodens formål på en let forståelig måde. For eksempel "Om-igen arbejde" eller "Nyvognsgaranti".
Kontoindstillinger:
Definerer, hvordan forkoden skal håndtere økonomien. Her har du flere muligheder:
Brug forkode-konto:
Salgsprisen på salgsordrelinjer eller fakturalinjer vil blive direkte bogført på den valgte forkode-konto (se konto nedenfor).
Brug serienummervarens leverandør forkode-konto:
Denne indstilling bruges f.eks. til nyvognsgaranti. Det er nødvendigt at knytte serienummervarens producent til en debitor-kundekonto. Dette gøres ved hjælp af den nedenstående tabel.
Eksempel:
En serienummervare er knyttet til et basisprodukt. Dette basisprodukt skal have en producent, før denne mekanisme kan fungere.
Her er et eksempel fra produktkortet:
Brug varens leverandør forkode-konto:
Forskellen mellem "Brug serienummervarens leverandør forkode-konto" og "Brug varens leverandør forkode-konto" ligger i deres anvendelsesområder.
"Brug serienummervarens leverandør forkode-konto" er baseret på "Vedrørende serienummervarer"-feltet på salgsordren eller fakturaen. I dette tilfælde er serienummervaren ikke en linje på salgsordren eller fakturaen; det drejer sig ikke om et salg, men en reparation.
Derimod refererer 'Brug varens leverandør forkode-konto' til serienummervarerne, der er linjer på salgsordren eller fakturaen (dvs. salg). 'Brug serienummervarens leverandør forkode-konto' vil typisk blive brugt i tilfælde af garanti-reparationer.
Omkostning (relateret serienummervare) og Omkostning (linje serienummervarer):
Disse to typer bruges til at registrere omkostninger, dvs. til at øge lagerværdien af serienummervaren gennem udført forbedringsarbejde. Forskellen mellem de to ligger i, om det er serienummervaren nævnt i 'Vedr. serienummer'-feltet på salgsordren eller fakturaen (relateret serienummervare) der skal registreres omkostninger på, eller om det er serienummervarerne fra salgsordrens eller fakturaens linjer.
Omkostning (relateret serienummervare) benyttes typisk til forbedringer af en enkelt serienummervare.
Omkostning (linje serienummervarer) bruges eksempelvis ved fragt, som kunne være leje af lastbil til transport af en campingvogn.
Den konto, der benyttes for omkostninger, er lagertilgangskontoen, som er tilknyttet på basisproduktets kategoriopsætning.
Konto:
Angiver den specifikke økonomiske konto, som forkoden skal bogføre på. Dette kan være en intern omkostningskonto, en garantikonto, eller en mellemregningskonto for leverandører.
Brug kostpris:
En mulighed for at angive, at kostprisen skal anvendes som grundlag for omkostningsregistreringen. Dette er relevant for produkter eller serviceydelser, hvor kostprisen skal være afgørende for bogføringen.
Uden moms:
Markeres, hvis forkoden skal registrere beløbet uden moms. Dette er nyttigt i situationer, hvor moms ikke er relevant, som ved intern omkostningsregistrering.
Er kun intern omkostning:
Angiver, at forkoden udelukkende bruges til interne omkostninger og ikke påvirker kundens betaling. For eksempel ved reklamationer eller garantisager, hvor udgiften dækkes internt eller af en leverandør.
Producent:
Hvis forkoden er knyttet til en specifik producent, kan denne angives her. Dette er relevant for garantisager eller reklamationer, hvor producenten bærer udgiften.
Kunde:
Angiver den kunde eller debitor, som forkoden relaterer til. For eksempel kan dette være en mellemregningskonto for en producent, som skal dække udgifterne.
