En forkode angiver, at prisen på en salgsordre- eller fakturalinje ikke skal betales af kunden, men i stedet registreres på en anden finanskonto. Det er Saperas mekanisme til at styre, hvem der dækker en udgift: den interne virksomhed, en producent, et garantiforhold eller en serviceaftale.
Typiske scenarier inkluderer:
Om-igen arbejde. Hvis et stykke arbejde ikke er udført tilfredsstillende og skal laves om, kan omkostningen bogføres på en intern konto for reklamationsarbejde frem for at sende regningen til kunden.
Abonnementsservice. Kunden betaler en fast abonnementspris, og selve serviceydelsen er gratis. Forkoden sørger for, at salgsordrelinjerne bogføres på serviceudgiftskontoen internt i stedet for hos kunden.
Producent- og garantisager. Opstår der en garantisag på eksempelvis en campingvogn, kan reparationsomkostningerne bogføres direkte på producentens mellemregningskonto. Produktets serienummer skal være knyttet til en basisvare med korrekt producent, og producenten skal i forkoden mappes til en debitorkonto. Herved dækker producenten udgiften.
Omkostningsregistrering på serienummervarer. Bruges reservedele og arbejdstid på at forbedre en brugt vare før salg, kan varens lagerværdi øges med de afholdte omkostninger. Brugtmomsberegningen tager herefter udgangspunkt i fortjenesten (salgspris minus forøget kostpris).
Åbn Shop Manager og gå til Opsætning, herunder Forkoder. Du ser nu en liste over alle forkoder i systemet.
Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.
Listeen viser alle eksisterende forkoder med kolonnerne Visningsnavn, Konto indstillinger, Konto, Uden moms og Er kun intern omkostning. Dobbeltklik på en linje for at åbne redigeringen direkte.
Ny (+ ikon). Opretter en ny forkode. Åbner redigeringsformularen.
Rediger (blyant-ikon). Åbner den valgte forkode til redigering. Knappen er kun aktiv, når en linje er valgt.
Slet (kryds-ikon). Sletter den valgte forkode. Knappen er kun aktiv, når en linje er valgt.
Hjælp. Åbner denne artikel direkte fra oversigten.
Klik på + for at oprette en ny forkode, eller vælg en eksisterende og klik Rediger (eller dobbeltklik). Redigeringsformularen indeholder alle felter for den pågældende forkode samt en tabel til producent-/kundetilknytninger. Afslut med Gem; ændrerne gemmes og formularen lukkes. Klik Annuller (ny forkode) eller Luk (eksisterende) for at forlade uden at gemme.
Hjælp-ikonet i redigeringsformularen linker ligeledes til denne artikel.
Systemnavn: Et internt, unikt navn der identificerer forkoden i Sapera. Feltet er frit-tekst uden mellemrum eller specialtegn — eksempler: `intern_omkostning` eller `garanti_lmc`. Systemnavnet kan kun angives ved oprettelse og er låst efterfølgende, da det anvendes som nøgle i integrationer og opsætninger.
Visningsnavn: Det navn brugerne ser i valglisterne rundt om i systemet. Vælg et beskrivende navn som "Om-igen arbejde" eller "Nyvognsgaranti".
Konto indstillinger: Bestemmer, hvilken finanskonto linjebeløbet registreres på. Der er fem valg:
Brug forkode-konto — Salgsprisen bogføres direkte på den konto, du angiver i feltet Konto nedenfor. Dette er det enkleste valg og kræver, at kontoen er udfyldt.
Brug serienummervarens leverandør forkode-konto — Bruges typisk til garantireparationer. Det er ikke varen på ordrelinjen der afgør producenten, men derimod serienummervaren i feltet "Vedrørende serienummer" på salgsordren eller fakturaen. Det vil sige at varen er til reparation, ikke til salg. Producenten skal være sat op på basisproduktet, og producenten skal i forkoden have en tilknyttet kundedebitorkonto via tabellen nedenfor.
Brug varens leverandør forkode-konto — Som ovenfor, men producenten bestemmes af serienummervarerne på selve ordrelinjerne (dvs. det er et salg). Egnet til situationer, hvor varer sælges og garantiforpligtelsen følger med varen.
Omkostning (relateret serienummervare) — Registrerer omkostningen på serienummervaren i feltet "Vedrørende serienummer" på ordren, og øger dermed varens lagerværdi. Benyttes typisk til forbedringsarbejde på én bestemt serienummervare. Den konto, der anvendes, er lagertilgangskontoen fra basisprodukttets kategoriopsætning.
Omkostning (linje serienummervarer) — Registrerer omkostningen på de serienummervarer, der er linjer på ordren selv (frem for "Vedr. serienummer"-feltet). Egner sig for eksempel til fragtomkostninger som lastbilleje ved transport af en campingvogn, hvor fragtlinjen skal øge lagerværdien for de varer, der er på de øvrige ordrelinjer.
Konto: Den finanskonto beløbet bogføres på. Feltet er kun synligt og krævet, når Konto indstillinger er sat til Brug forkode-konto. Ved de øvrige tilstande styres kontoen af producent-/leverandøropsætningen eller lager-kategoriopsætningen, og feltet er derfor gråt.
Brug kostpris: Afkrydsningsfelt. Når markeret, bruges kostprisen som beløbsgrundlag for registreringen i stedet for salgsprisen. Relevant for produkter eller ydelser, hvor kostprisen er det korrekte grundlag for bogføringen.
Uden moms: Afkrydsningsfelt. Når markeret, registreres beløbet ekskl. moms. Nyttigt ved intern omkostningsregistrering og andre situationer, hvor moms ikke er relevant.
Er kun intern omkostning: Afkrydsningsfelt. Angiver, at forkoden udelukkende bruges til interne omkostninger, der ikke påvirker kundens betaling. Feltet er kun aktivt, når Konto indstillinger er sat til Omkostning (relateret serienummervare); ved alle andre tilstande er det gråt og automatisk fravalgt.
Skal udskrives på salgsordre: Afkrydsningsfelt. Styrer om linjer med denne forkode vises, når salgsordren udskrives eller eksporteres. Markér, hvis forkodelinjen skal fremgå af det udskrevne dokument.
Skal udskrives på faktura: Afkrydsningsfelt. Styrer om linjer med denne forkode vises på den udskrevne eller fremsendte faktura. Markér, hvis linjen skal fremgå af fakturaen over for kunden.
Nederst i redigeringsformularen er en tabel med kolonnerne Producent og Kunde. Tabellen er relevant, når Konto indstillinger er sat til en af de to producent-baserede tilstande. Hver række kobler én producent (leverandør) til én debitorkonto (kunde), og det er denne konto, der anvendes som bogføringskonto for linjer med forkoden.
Tilføj (+ ikon). Åbner dialogen til at oprette en ny producent-/kundetilknytning.
Rediger (blyant-ikon). Åbner dialogen for den valgte række. Knappen er kun aktiv, når en række er valgt.
Slet (kryds-ikon). Sletter den valgte række. Knappen er kun aktiv, når en række er valgt.
Dobbeltklik på en eksisterende række åbner ligeledes redigering.
Dialogen indeholder to påkrævede felter:
Producent: Leverandør-søgefelt (autocomplete). Søg på navn for at finde og vælge den ønskede producent. Hver producent kan kun optræde én gang pr. forkode.
Kunde: Kunde-søgefelt (autocomplete). Angiver den debitorkonto, omkostningen bogføres på, når producenten matcher. Typisk anvendes en mellemregningskonto, der repræsenterer producenten som debitor.
Gem dialogen med Gem; begge felter er påkrævede og formularen kan ikke gemmes uden gyldige værdier i begge.
Forkoder er en central opsætningstype, som refereres fra flere steder i Sapera.
Salgsordrelinjer og fakturalinjer. Den primære anvendelse er pr. linje. På en åben salgsordre eller faktura kan du skifte forkoden for en specifik linje via knappen Ret forkode i linjegitteret. Det er muligt at have forskellige forkoder på forskellige linjer på samme ordre.
Ordretyper. I opsætningen af salgsordretyper kan en standard-forkode angives. Denne forkode foreslås automatisk som standardværdi på alle nye ordrer, der oprettes med den pågældende ordretype, og sparer dermed brugeren for manuelt at skulle vælge forkode på hver ordre.
Salgsabonnementer. En abonnementsaftale har to forkode-felter: ét for den forkode, der gælder abonnementet generelt, og ét for "Forkode der skal benyttes når der tilføjes nye linjer manuelt". Det sidstnævnte felt styrer, hvilken forkode nye linjer automatisk tildeles, når de tilføjes til et kørende abonnement.
Producent-/kundeindstillinger på andre forkoder. En forkodes producent-/kundetabel kan referere til eksisterende aktører (leverandører og kunder). Disse tilknytninger er nødvendige for at garantiflows og mellemregningsbogføringer fungerer korrekt.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.
Vil du vide mere?
Læs mere i disse relaterede artikler:
Produktindstillinger
Fuld vejledning til dialogen "Ret produktindstillinger" — alle felter, betingede sektioner og underpaneler forklaret med danske captions.
Produktfelter
Opret og administrer brugerdefinerede produktfelter (attributter), der kan tilknyttes produktskabeloner og dermed arves af produkter.
Produktkategorier
Produktkategorier i Shop Manager bruges til at organisere produkter og styre bogføring, moms, skabeloner, lager og adfærd ved salg og indkøb. Her defineres de finanskonti, produktskabeloner, enhedstyper og handelsbetingelser, som produkter i kategorien arver automatisk.
