En EAN-faktura (også kendt som en OIOUBL-faktura) er en elektronisk faktura, der sendes via det offentlige EAN-netværk. Denne type faktura anvendes primært ved salg til offentlige institutioner og nogle større private virksomheder, der kræver fakturaer i et specifikt digitalt format.
I stedet for at sende fakturaen som PDF eller papir, overføres fakturaen automatisk fra Sapera til modtagerens EAN-nummer via et PEPPOL- eller OIOUBL-godkendt format.
Når du sender en faktura til en kunde, der har et EAN-nummer registreret i systemet, vil Sapera automatisk danne en EAN-faktura og sende den elektronisk.
For at sikre afsendelse skal følgende være opfyldt:
Kunden skal have et gyldigt EAN-nummer registreret på sin kundekonto.
Fakturaen skal være i det korrekte format (OIOUBL).
Der skal være angivet de nødvendige metadata (fx kontaktperson, reference, ordrenummer m.m.), som kræves af den offentlige modtager.
1. Fra Shop Manager tilgås "Salg".
2. Naviger til "EAN-Fakturaer".
3. Du er nu på "EAN-Fakturaer"-fanen, hvor en oversigt over dine EAN-fakturaer i Sapera er synlige.
I toppen af EAN-faktura-modulet finder du en række knapper, som giver adgang til centrale funktioner for håndtering og fejlsøgning af EAN-forsendelser:
Hent:
Opdaterer oversigten med nyeste data. Hvis der er blevet bogført nye fakturaer, der skal sendes som EAN, vises de her.
Send:
Afsender markerede fakturaer til modtagerens EAN-adresse. Bruges typisk når en faktura ikke er sendt automatisk ved bogføring, eller hvis den skal gensendes.
Vis fejl:
Åbner en fejloversigt for at se, hvorfor en EAN-forsendelse eventuelt er fejlet. Det kan f.eks. skyldes et ugyldigt EAN-nummer, manglende reference eller formateringsfejl.
Nulstil:
Fjerner filtre eller søgninger i oversigten og viser alle registrerede EAN-fakturaer igen.
Slet:
Sletter den markede EAN-faktura i oversigten.
Tabellen i EAN-fakturaoversigten viser status og detaljer for hver enkelt faktura, der er sendt eller klargjort til EAN:
Dato:
Viser hvornår EAN-fakturaen blev oprettet i systemet. Dette er typisk bogføringsdatoen.
Oprettet af:
Viser brugeren (medarbejderen), der har oprettet eller bogført fakturaen.
Faktura:
Fakturanummeret som er sendt eller skal sendes som EAN.
Kunde:
Viser navnet på den kunde, som fakturaen er udstedt til. Det er denne kunde, der skal have modtaget EAN-fakturaen.
Org. enhed:
Viser hvilken organisatorisk enhed (f.eks. afdelingsnavn) fakturaen er relateret til. Relevant for virksomheder med flere enheder.
Behandlet:
Viser om fakturaen er blevet behandlet (sendt og registreret korrekt i systemet).
Sendt:
Indikerer om EAN-fakturaen er blevet sendt. Hvis ikke, kan den enten sendes manuelt eller fejlrettes via “Vis fejl”.
