En EAN-faktura (også kaldet OIOUBL-faktura) er en elektronisk faktura, der sendes via det offentlige EAN-netværk. Fakturaen overføres automatisk i et PEPPOL- eller OIOUBL-godkendt format direkte til modtagerens EAN-nummer — i stedet for som PDF eller papir.
EAN-fakturering bruges primært ved salg til offentlige institutioner og visse større private virksomheder, der kræver elektroniske fakturaer i et bestemt digitalt format.
For at EAN-afsendelse kan finde sted skal kunden have et gyldigt EAN-nummer registreret på sin kundekonto, fakturaen skal være bogført i det korrekte OIOUBL-format, og de påkrævede metadata (fx rekvisitionsnummer, kontaktperson og CVR-nummer) skal være udfyldt.
EAN-Fakturaer-skærmen tilgås i app'en Shop Manager.
1. Åbn Shop Manager.
2. Klik på Salg i menuen.
3. Vælg EAN-Fakturaer.
Du ser nu listen over EAN-fakturarekvisitioner.
Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.
Skærmen viser en tabeloversigt over alle EAN-fakturarekvisitioner i systemet. Hver række repræsenterer én rekvisition — dvs. én afsendelsesinstruktion knyttet til en bestemt faktura.
Standardfiltrering ved åbning: Når du åbner listen, er filteret på kolonnen Sendt som standard sat til "Ikke sendt". Det betyder, at kun endnu ikke-afsendte rekvisitioner vises. Du kan ændre eller fjerne dette filter for at se alle rekvisitioner inkl. allerede afsendte.
Dato: Oprettelsesdato for rekvisitionen — typisk svarende til fakturaens bogføringsdato. Kolonnen understøtter filtrering på et datointerval.
Oprettet af: Brugernavn på den medarbejder, der oprettede eller bogførte fakturaen. Kolonnen understøtter filtrering via bruger-opslag.
Faktura: Fakturanummeret for den tilknyttede faktura. Fakturanummeret er et klikbart link — klik på det for at åbne fakturaen i et popup-vindue.
Kunde: Kundenavn for den kunde, fakturaen er udstedt til. Kolonnen understøtter filtrering via aktør-opslag.
Org. enhed: Den organisationsenhed, fakturaen tilhører. Relevant for virksomheder med flere enheder. Kolonnen understøtter et udvidet filter baseret på de organisationsenheder, du har adgang til.
Behandlet: Dato for hvornår rekvisitionen blev behandlet (XML-filen genereret). Kolonnen understøtter filtrering på "Behandlet" / "Ikke behandlet".
Sendt: Dato for hvornår rekvisitionen blev sendt elektronisk. Kolonnen understøtter filtrering på "Sendt" / "Ikke sendt".
Fejl: Viser en eventuel fejlbesked, hvis rekvisitionen har fejlet under behandling eller afsendelse. Kolonnen understøtter filtrering på "Fejl" / "Ingen fejl".
Yderligere kolonner kan vises eller skjules via kolonnevælgeren i gitteret.
Søgefeltet øverst til højre giver mulighed for fritekstsøgning på tværs af rekvisitionerne. Hvert kolonnefilter aktiveres ved at klikke direkte på den pågældende kolonne-header. Filtrene på Oprettet af og Kunde kræver et eksplicit bekræftelsetryk (knap), inden de anvendes; øvrige filtre anvendes øjeblikkeligt ved valg. Se også Sådan søger du i lister for mere om søgning og filtrering.
Brug knappen Opdater (genindlæs-ikonet) til at genindlæse den aktuelle side i listen uden at ændre filtre eller søgning.
En rekvisition gennemgår normalt følgende tilstandsforløb:
Oprettet (ubehandlet) → Behandlet (XML genereret) → Sendt (afsendt elektronisk).
Hvis der opstår en fejl under behandling eller afsendelse, registreres en fejlbesked på rekvisitionen.
Vælg en rekvisition i listen ved at klikke på rækken, hvorefter knapperne i værktøjslinjen aktiveres eller deaktiveres i overensstemmelse med rekvisitionens tilstand.
Henter den valgte rekvisitions XML-fil til din computer. Filnavnet svarer til fakturanummeret (fx `FV-001234.xml`).
Hvis rekvisitionen endnu ikke er behandlet, behandles den automatisk (XML genereres) inden download starter. Hvis behandlingen fejler, vises en fejlmeddelelse og download gennemføres ikke.
Knappen er aktiv, når der er valgt en rekvisition i listen.
Sender den valgte EAN-rekvisition elektronisk til modtagerens EAN-adresse. Bruges typisk hvis fakturaen ikke blev afsendt automatisk ved bogføring, eller hvis den skal sendes igen.
Hvis rekvisitionen endnu ikke er behandlet, behandles den automatisk inden afsendelse. Mislykkes behandlingen, afbrydes afsendelsen og en fejlmeddelelse vises.
Knappen er aktiv, når der er valgt en rekvisition i listen.
Åbner en dialog med den rå fejlbesked for den valgte rekvisition. Fejlbeskeden vises i et tekstfelt og kan fx skyldes ugyldigt EAN-nummer, manglende CVR, manglende reference eller formateringsfejl.
Knappen er kun aktiv, når den valgte rekvisition har en registreret fejl (kolonnen Fejl er udfyldt).
Nulstiller en allerede behandlet rekvisition tilbage til ubehandlet tilstand. Herefter kan rekvisitionen behandles og sendes på ny.
Knappen er kun aktiv, når to betingelser begge er opfyldt: den valgte rekvisition er behandlet (Behandlet-datoen er udfyldt), og din bruger har den særlige rettighed ResetEanInvoicePermission. Hvis du ikke ser knappen aktiveret, selvom rekvisitionen er behandlet, mangler din bruger sandsynligvis den nødvendige rettighed — kontakt support.
Sletter den valgte rekvisition. Sletning er kun mulig, hvis rekvisitionen endnu ikke er afsendt (kolonnen Sendt er tom). Allerede afsendte rekvisitioner kan ikke slettes.
Knappen vises som et ikon til højre i værktøjslinjen og er kun aktiv, når den valgte rekvisition ikke er sendt.
EAN-rekvisitionerne kan også tilgås og håndteres direkte fra en enkelt faktura. Når du åbner en faktura i editoren, finder du fanen EAN-Fakturaer i bundpanelet (fanen er synlig, når fakturaen ikke er ny).
Fanen viser den samme liste som den selvstændige EAN-Fakturaer-skærm, men filtreret til kun at vise rekvisitioner for den aktuelle faktura. Standardfilteret "Ikke sendt" er her ikke forvalgt — alle rekvisitioner for fakturaen vises med det samme. Knapperne Hent, Send, Vis fejl, Nulstil og Slet fungerer på samme måde som på den selvstændige liste.
I fakturaens øverste værktøjslinje finder du en knap til EAN-afsendelse. Knappens caption skifter afhængigt af fakturaens tilstand:
EAN vises, hvis der endnu ikke er oprettet nogen EAN-rekvisition for fakturaen. Et klik starter oprettelsen af en ny rekvisition.
Gensend EAN vises, hvis der allerede er oprettet en rekvisition for fakturaen. Et klik opretter en ny rekvisition og gensender fakturaen.
Knappen er kun synlig og aktiv, når alle følgende betingelser er opfyldt: kunden (eller den anden betaler) har et EAN-nummer registreret, fakturaen er bogført, og fakturalinjer er af ensartet fortegn (alle positive eller alle negative). Hvis fakturaen mangler et rekvisitionsnummer, beder systemet dig om at angive et, inden rekvisitionen oprettes.
Hvis oprettelsen af rekvisitionen fejler, vises en fejlmeddelelse. Mulige årsager er: fakturaen er ikke bogført, EAN-nummer mangler, kunde mangler, CVR mangler, eller CVR er ugyldig på kunden eller den anden betaler.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.
Vil du vide mere?
Du kan tilpasse, hvordan dette område fungerer, under indstillingerne:
Indstillinger for EAN-fakturaer
Gennemgang af alle indstillinger under EAN Invoice i Shop Manager, herunder FTP-opsætning for udgående og indgående OIOUBL-fakturaer samt adfærdsindstillinger for automatisk afsendelse og leverandøroprettelse.
