Indgående EAN er den del af Sapera, hvor leverandørers elektroniske fakturaer modtages via EDI (Electronic Data Interchange). Leverandøren sender fakturaen til virksomhedens EAN-nummer via et EDI-netværk, og Sapera modtager automatisk filen og placerer den i oversigten over indgående EAN-rekvisitioner.
Herfra kan du gennemse de modtagne filer, behandle dem (oprette indkøbsfakturaer), hente den originale XML-fil og undersøge eventuelle fejl.
1. Åbn app'en Shop Manager via hamburger-menuen i øverste venstre hjørne af Sapera.
2. Gå til Indkøb og vælg Indgående EAN.
Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.
Skærmen viser en pageineret liste over indgående EAN-rekvisitioner — altså de filer, der er modtaget via EDI fra leverandører.
Vigtigt: Standardfiltret ved åbning
Når du åbner skærmen, er listen som standard filtreret til kun at vise ubehandlede rekvisitioner (kolonnefilter "Ikke behandlet" er forudvalgt på kolonnen Behandlet). Du skal aktivt ændre dette filter, hvis du ønsker at se allerede behandlede rekvisitioner eller alle rekvisitioner samlet.
Du kan sortere listen ved at klikke på kolonneoverskrifterne, og du kan søge på tværs af listen ved hjælp af søgefeltet i øverste højre hjørne. Desuden kan du tilpasse hvilke kolonner der vises via kolonnevalg — et ikon ved kolonnehovedet giver adgang til at slå kolonner til og fra.
Dato: Tidspunktet for hvornår rekvisitionen blev modtaget i Sapera. Kolonnen er sorterbar og er som standard sorteret faldende, så den nyeste rekvisition vises øverst. Kolonnen har et datointerval-filter, så du kan begrænse visningen til en bestemt periode.
Filnavn: Navnet på den modtagne EAN-fil fra leverandøren. Kolonnen er sorterbar.
Indkøbsfaktura: Viser fakturanummeret på den indkøbsfaktura, der er oprettet ud fra rekvisitionen. Feltet er et klikbart link — klikker du på det, åbnes den tilknyttede indkøbsfaktura i en popup-dialog. Kolonnen er sorterbar. Er rekvisitionen endnu ikke behandlet, er feltet tomt.
Organisatorisk enhed: Angiver hvilken afdeling eller lokation rekvisitionen er knyttet til. Kolonnen har et filter, hvor du kan vælge én eller flere af de organisatoriske enheder du har adgang til.
Behandlet: Viser datoen for hvornår rekvisitionen blev behandlet (hvornår en indkøbsfaktura blev oprettet). Er rekvisitionen ikke behandlet, er feltet tomt. Kolonnen er sorterbar og har et filter med valgmulighederne Behandlet og Ikke behandlet. Ved åbning af skærmen er "Ikke behandlet" forudvalgt.
Fejl: Viser en fejlbesked, hvis behandlingen af rekvisitionen er fejlet. I kolonnen vises fejlteksten trunkeret til 500 tegn som et tooltip. Kolonnen har et filter med valgmulighederne Er fejlet og Ingen fejl. For at se den fulde fejltekst, brug handlingsknappen "Vis fejl".
Øverst på skærmen er der tre betingede handlingsknapper. En knap er kun synlig, når betingelserne for den er opfyldt — er betingelsen ikke opfyldt, skjules knappen helt.
Henter den originale XML-fil, som leverandøren sendte, ned til din computer. Knappen er synlig og aktiv, når du har markeret en rekvisition i listen. Den downloadede fil er leverandørens rå EAN-fil — det er ikke en Sapera-genereret faktura.
Opretter automatisk en indkøbsfaktura i Sapera ud fra rekvisitionens XML-indhold. Knappen er synlig og aktiv, når du har markeret en rekvisition, og rekvisitionen endnu ikke er behandlet (feltet Behandlet er tomt).
Når du klikker Behandl, forsøger systemet at oprette en indkøbsfaktura. Resultatet vises som en notifikation:
Succes: "Købsfaktura {fakturanummer} er blevet oprettet" — fakturanummeret vises i kolonnen Indkøbsfaktura som et klikbart link.
Fejl — rekvisition allerede behandlet: "Rekvisition er allerede behandlet" (vises hvis rekvisitionen allerede er behandlet af en anden bruger i mellemtiden).
Fejl — ugyldigt format: "Indgående fil har ugyldigt format" (XML-filen kunne ikke fortolkes korrekt).
Fejl — kan ikke oprette faktura: "Kan ikke oprette faktura baseret på denne EAN rekvisition" (data i filen er ikke tilstrækkeligt til at oprette en indkøbsfaktura).
Åbner en popup-dialog med titlen EAN-faktura fejl, der indeholder den fulde råfejltekst i et tekstfelt. Knappen er synlig og aktiv, når du har markeret en rekvisition, og rekvisitionen har en fejl (kolonnen Fejl er ikke tom).
Brug denne funktion til at undersøge, hvad der præcist gik galt under behandlingen, for eksempel hvis XML-filen indeholdt ugyldige data eller manglende oplysninger.
Opdater: En opdateringsknap øverst til højre genindlæser listen fra serveren. Brug den, hvis du vil sikre, at du ser de seneste rekvisitioner.
Søg: Et søgefelt øverst giver mulighed for at foretage fritekstsøgning på tværs af listeteksten. Søgningen nulstilles med et kryds ved siden af søgefeltet. Se også Sådan søger du i lister for mere om søgning og filtrering.
Typisk arbejdsgang med indgående EAN-rekvisitioner:
1. Åbn Indgående EAN i Shop Manager. Listen viser automatisk kun ubehandlede rekvisitioner.
2. Marker en rekvisition i listen.
3. Har rekvisitionen en fejl (kolonnen Fejl er udfyldt), klik på Vis fejl for at læse den fulde fejltekst og vurdere, om filen kan rettes hos leverandøren.
4. Er rekvisitionen uden fejl, klik på Behandl for at oprette en indkøbsfaktura. En succesbesked viser det tildelte fakturanummer.
5. Klik på fakturanummeret i kolonnen Indkøbsfaktura for at åbne og gennemse den oprettede indkøbsfaktura.
6. Brug Hent hvis du har brug for at gemme eller videredistribuere den originale XML-fil fra leverandøren.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.
Vil du vide mere?
Læs mere i disse relaterede artikler:
Finansopsætning
Finansopsætningen bestemmer, hvilke finanskonti og bogføringskladder Sapera benytter, når systemet automatisk genererer posteringer ved salg, køb, kasseafslutning, lagerregulering og årsafslutning. Her konfigureres standardkonti, kladder og integrationsindstillinger pr. organisationsenhed.
Microsoft Business Central Integration
I denne artikel gennemgås, hvordan Microsoft Business Central-integrationen opsættes og konfigureres i Sapera
Leverandøropsætning
I denne artikel gennemgås, hvordan du tilgår og ændrer leverandøropsætning for en specifik leverandør
