En leverandørkategori er en navngivet skabelon med standard bogføringsindstillinger, der knyttes til én eller flere leverandører. Formålet er at undgå at skulle vælge finanskonto, momstype, betalingsbetingelse og betalingstype manuelt, hver gang du registrerer en leverandørfaktura. Når en leverandør er tildelt en kategori, arver alle udgiftskladdelinjer til den pågældende leverandør automatisk kategoriindstillingerne som standardværdier.
Du kan oprette så mange kategorier, som din virksomhed har brug for — typisk én pr. leverandørtype (f.eks. én til indenlandske varekøb, én til udenlandske køb, én til fragtomkostninger).
Shop Manager → Regnskab → Opsætning → Leverandørkategorier.
Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.
Leverandørkategorier er en definitionsskærm. Det du definerer her, bruges på følgende steder:
På leverandørkortet tildeles leverandøren én leverandørkategori. Kategoritildelingen er det, der kobler leverandøren til de bogføringsstandarder, du har defineret her.
I udgiftskladden (Regnskab → Kladde) slår systemet automatisk kategoriindstillingerne op, når du opretter eller redigerer en kreditorpostering til en leverandør, der har en kategori tildelt. Finanskonto, momstype, betalingsbetingelse, valuta og betalingstype foreslås som standardværdier, men kan overskrives pr. postering.
I leverandørlisten (Leverandører) kan du filtrere og sortere på Leverandørkategori-kolonnen, så du hurtigt kan finde alle leverandører inden for samme kategori.
Finanskontovalidering — systemet kontrollerer ved kontoændringer, om en finanskonto er i brug af leverandørkategorier, og advarer ved ugyldige kombinationer.
Oversigten viser alle oprettede leverandørkategorier for det valgte niveau. Kolonnerne inkluderer Systemnavn, Visningsnavn, Finanskonto, Standardmomstype, Ekstra momstype, Betalingsbetingelse, Uden moms, Valuta og Rabat konto. Kolonnen Standard org. enhed er som udgangspunkt skjult, men kan tilføjes via kolonnevalg.
Du kan dobbeltklikke på en række for at åbne redigeringsformularen.
Se Sådan søger du i lister for mere om søgning og filtrering.
Ny — altid tilgængelig. Åbner redigeringsformularen til oprettelse af en ny leverandørkategori.
Redigér — aktiveret, når en række er valgt. Åbner redigeringsformularen for den valgte kategori.
Slet — kun synlig og aktiveret, når en række er valgt. Kræver bekræftelse, inden sletningen gennemføres. En kategori kan ikke slettes, hvis der stadig er leverandører tilknyttet.
Validér — altid tilgængelig. Kontrollerer, om alle kategorier er korrekt opsat, herunder om de tilknyttede finanskonti og momstyper er gyldige i den aktive regnskabsperiode. Resultatet viser enten "Kategorier er opsat korrekt" eller en liste over de kategorier, der har opsætningsfejl, med en beskrivelse af, hvad der er galt.
Redigeringsformularen åbnes, når du trykker på Ny eller Redigér. Formularen er opdelt i to kolonner med felter og indeholder nederst en fane med tilknyttede leverandører.
Du gemmer ved at trykke Gem og luk. Trykker du Annuller, kasseres alle ændringer.
Systemnavn: Et unikt teknisk navn for kategorien, f.eks. "VAREKOB_DK". Feltet er påkrævet og kan kun redigeres ved oprettelse — det låses, når kategorien er gemt første gang. Systemnavnet bruges som nøgle internt i systemet.
Visningsnavn: Det navn, brugere ser i leverandørkortet og leverandørlisten, f.eks. "Varekøb Danmark". Feltet er påkrævet.
Finanskonto: Den finanskonto, som udgiftskladden foreslår som standard, når du bogfører en faktura til en leverandør med denne kategori. Vælg fra listen over konti i den aktive regnskabsperiode. Feltet er valgfrit, men anbefales at udfylde for at undgå manuel kontovælgning ved bogføring.
Standardmomstype: Den momstype, der foreslås som standard ved bogføring. Valideres mod den aktive regnskabsperiode. Valgfrit.
Ekstra momstype: En ekstra momstype, der kan angives ud over standardmomstypen — bruges i særlige tilfælde, f.eks. ved omvendt moms. Valideres mod den aktive regnskabsperiode. Valgfrit.
Standard anden betaler: En leverandør, der skal betale på vegne af den egentlige leverandør. Vælges fra aktørlisten og er filtreret til aktører med rollen Leverandør. Bruges i kreditorflowet, når en anden part end den normale leverandør skal afregnes.
Standardkonto for omkostningskladde: Den finanskonto, der foreslås som standard i udgiftskladdens modkontofelt. Valgfrit. Nyttigt, hvis alle fakturaer i denne kategori typisk modposteres på den samme konto.
Standardbeskrivelse for kladdepostering: En tekststreng, der foreslås som posteringstekst i udgiftskladden. Valgfrit. Kan spare tastning, hvis kategoriens fakturaer typisk har samme beskrivelse.
Betalingsbetingelse: Den betalingsbetingelse, der foreslås ved bogføring — f.eks. 30 dages netto. Vælges fra de betalingsbetingelser, der er defineret i systemet. Valgfrit.
Valuta: Den valuta, fakturaer til leverandører i denne kategori typisk handles i. Vælges fra aktive valutaer i systemet. Valgfrit.
Betalingstype: Bestemmer, hvordan betaling til leverandørerne i kategorien dannes og sendes. Mulige værdier:
Bankkonto — betaling sendes som en normal bankoverførsel til leverandørens kontonummer.
FIK — betaling dannes som en FIK-betaling (Fælles Indbetalingskort).
Dan kontant postering automatisk — systemet danner automatisk en kontantpostering uden at sende en bankbetaling.
Dan bank postering automatisk — systemet danner automatisk en bankpostering uden manuel godkendelse.
Hvis ingen betalingstype vælges, bruges ingen automatisk betalingslogik.
Rabat konto: En finanskonto, der bruges til bogføring af rabatbeløb i leverandørbetalingsflowet. Valgfrit.
Standard org. enhed: Angiver, hvilken organisationsenhed der som udgangspunkt knyttes til leverandørerne i kategorien. Valgfrit. Kolonnen er initialt skjult i oversigten.
Uden moms: Markér feltet, hvis leverandørerne i denne kategori generelt handler uden moms — f.eks. forsikringer eller finansielle ydelser.
Nederst i redigeringsformularen er en fane, der viser alle de leverandører, der aktuelt er tildelt kategorien på det valgte niveau. Fanen er skrivebeskyttet og giver et hurtigt overblik over, hvilke leverandører der påvirkes af ændringer i kategorien.
Hvis din Sapera-installation er konfigureret til at vedligeholde leverandørkategorier pr. organisationsenhed (afdeling/butik) frem for på et fælles regnskabsniveau, vises et ekstra navigationspanel i oversigten, hvor du skifter mellem de forskellige niveauer i organisationsstrukturen.
I dette tilfælde vises tre ekstra handlingsknapper:
Brug fra forældre — erstatter det aktuelle niveaus egne kategoridefinitioner med dem, der er arvet fra det overordnede niveau. Knappen er aktiv, når det aktuelle niveau har egne overrides, der kan erstattes. Bemærk, at dette sletter de lokalt definerede overrides for det valgte niveau.
Benyt for alle niveauer under — kopierer den valgte kategoris definition ned til alle underordnede niveauer i organisationsstrukturen. Knappen er aktiv, når en kategori er valgt.
Ryd defineret på aktuelt niveau — fjerner de overrides, der er defineret specifikt på det aktuelle niveau, så niveauet igen arver fra forælderen. Knappen er aktiv, når der eksisterer overrides på det aktuelle niveau.
Disse knapper er kun synlige, når systemet er konfigureret til nedarvning pr. niveau. Bruger din virksomhed ikke kædestruktur, ses de ikke.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.
Vil du vide mere?
Læs mere i disse relaterede artikler:
Leverandører
Sådan bruger du leverandørkartotek og leverandørkort i Sapera: listevisning med filtre og handlinger, opret og rediger leverandør, alle faner på kortet (Posteringer, Købsordrer, Modtagelser, Købsfakturaer, Lagerarkiv, Noter, Vedhæftninger, Rabatter, Sendte e-mails, Aktør info) samt Leverandøropsætning og SEO opsætning.
Oprettelse af leverandørkategori
I denne guide vil vi gennemgå hvordan du opretter leverandørkategorier i Sapera.
Leverandøropsætning
I denne artikel gennemgås, hvordan du tilgår og ændrer leverandøropsætning for en specifik leverandør
