En købsordre er et dokument, som du som køber udsteder til en leverandør, for formelt at anmode om køb af bestemte varer. Dokumentet indeholder oplysninger om de ønskede varer, antal, priser og leveringsbetingelser. Når leverandøren accepterer ordren, bliver den juridisk bindende.
I Sapera bruges købsordrer til at registrere og styre hele indkøbsprocessen: fra planlægning og bestilling til modtagelse og fakturering. Sapera foretager ikke automatisk bestillingen hos leverandøren — systemet bruges til at registrere den bestilling, du selv har foretaget. For visse leverandører (f.eks. Yamaha) kan Sapera danne en bestillingsfil, som kan uploades hos leverandøren.
Fra app'en Shop Manager vælger du i menuen Indkøb og derefter Købsordrer.
Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.
Listevisningen viser alle registrerede købsordrer i en tabel. Du kan dobbeltklikke på en række for at åbne dokumenteditoren, eller markere en række og bruge knapperne i topbjælken.
Nr.: Det interne Sapera-købsordrennummer. Tildeles automatisk, når ordren gemmes første gang.
Leverandør: Navnet på den leverandør, ordren er oprettet til.
Leverandør købsordrenummer: Det ordrenummer, leverandøren selv har oplyst for denne ordre i deres eget system.
Org. enhed: Den organisatoriske enhed, ordren er oprettet under. Styrer bl.a. lagerlokationsforslag og bogføring.
Tilstand: Ordrens aktuelle tilstand — se afsnittet om tilstande nedenfor.
Modtagelsesstatus: Vises kun, hvis lagerstyring er aktiveret. Angiver om ordren er uleveret, delvist leveret eller fuldt leveret.
Faktureringsstatus: Angiver om ordren er ufaktureret, delvist faktureret eller fuldt faktureret.
Emne: Et valgfrit emne, du har angivet på ordren.
Dato: Tidspunktet for oprettelse af ordren.
Oprettet af: Den bruger, som oprettede ordren.
Total: Det samlede beløb for ordren.
Du kan vise og skjule kolonner via kolonnemenuen i gitteret. Listen understøtter filtrering direkte i kolonneoverskrifterne.
Brug søgefeltet i topbjælken til at søge på tværs af ordrer. Sæt et foranstillet + (plustegn) foran søgeteksten for kun at søge i ordrenummeret (f.eks. +1042) — så matches der udelukkende i nummerfeltet og ikke på tværs af de øvrige kolonner. Det er et delvist match, så "+104" også finder ordrenumre, der indeholder 104. Se også Sådan søger du i lister for mere om søgning og filtrering.
Knapperne øverst til højre gælder generelt for listen:
Ny (+): Opret en ny købsordre.
Rediger (blyantikon): Åbn den markerede ordre i dokumenteditoren.
Rapport-eksport (printerikon): Udskriv eller eksportér f.eks. rapporten "Købsordreoversigt" for den valgte ordre. Vælg det ønskede format i dialogen.
Hjælp (?): Åbn denne hjælpeartikel.
Opdater (genindlæsningsknap): Genindlæs listen.
Mere-menu: Indeholder to yderligere handlinger:
"Automatisk bestilling" — åbner genbestillingsdialogen, hvor du kan se varer, der trænger til genbestilling, og oprette købsordrelinjer automatisk baseret på lagerbeholdning og minimumsniveauer.
"Vis bilag" — åbner en opsummeringsdialog for alle tilknyttede modtagelses- og fakturabilag på den valgte ordre. Handlingen er kun aktiv, når ordren har mindst én linje med leveret eller faktureret antal.
Knapperne i den sekundære knap-bjælke vises kun, når de er relevante for den valgte ordrens tilstand:
Anmod om godkendelse: Sender ordren til godkendelse. Vises, når ordren er en kladde med varelinjer, og din brugerprofil ikke har ret til selv at godkende.
Godkend: Godkender ordren og markerer den som bestilt. Vises kun, når ordren afventer godkendelse, og du har godkendelsesrettighed.
Afvis: Afviser godkendelsesanmodningen og sender ordren tilbage. Vises under samme betingelser som Godkend.
Opret modtagelse: Åbner en dialog, hvor du kan oprette en modtagelse (varemodtagelse på lager) baseret på denne ordre. Aktiv, når ordren er i tilstanden Bestilt, modtagelsesstatussen ikke er fuldt leveret, og lagerstyring er aktiveret.
Opret købsfaktura: Åbner en dialog, hvor du kan oprette en købsfaktura baseret på ordren. Aktiv, når ordren er i tilstanden Bestilt og faktureringsstatus ikke er fuldt faktureret.
Bestil: Markerer ordren som bestilt. Aktiv, når ordren er en kladde med mindst én varelinje, og du har godkendelsesrettighed.
Annullér: Annullerer ordren. Aktiv, når ordren er i kladdetilstand og ingen linjer endnu har leveret eller faktureret antal.
Flyt til kladde: Returnerer en bestilt ordre til kladdetilstand, så den kan redigeres. Aktiv, når ordren er i tilstanden Bestilt.
Afbryd: Afslutter ordren manuelt, selv om den ikke er fuldt leveret eller faktureret. Uleverede/ufakturerede linjer markeres som faktureret. Aktiv, når ordren er bestilt og endnu ikke fuldt leveret og faktureret. En bekræftelsesdialog vises, inden handlingen gennemføres.
Klik på Ny (+) for at oprette en ny ordre, eller dobbeltklik på en eksisterende ordre i listen for at åbne dokumenteditoren.
Editoren åbner enten i fuld side eller som en pop-up dialog, afhængigt af konteksten den kaldes fra.
Købsordrenummer: Readonly. Det interne Sapera-nummer tildeles automatisk ved første gem.
Org. enhed: Påkrævet. Den organisatoriske enhed ordren tilhører. Bruges til at foreslå lagerlokationer på linjerne og styre bogføringen ved modtagelse og fakturering.
Tilstand: Readonly visning af ordrens aktuelle tilstand.
Bestillingsdato: Datoen for, hvornår ordren er bestilt hos leverandøren. Udfyldes manuelt.
Leverandør: Påkrævet. Autocomplete-søgning på leverandører registreret i Sapera. Når en leverandør vælges, udfyldes adresse, e-mail og telefon automatisk fra leverandørens stamkort.
Anden betaler: Valgfri. Angiv en alternativ betaler (kreditor) for ordren, hvis betalingen ikke skal gå til den valgte leverandør. Udfyldes med autocomplete-søgning.
Adresse: Udfyldes automatisk fra leverandøropsætningen. Kan tilpasses manuelt.
E-mail: Leverandørens e-mailadresse. Udfyldes automatisk fra leverandøropsætningen.
Telefon: Leverandørens telefonnummer. Udfyldes automatisk fra leverandøropsætningen.
Leverandør købsordrenummer: Leverandørens eget ordrenummer i deres system. Fritekst, maks. 50 tegn.
Valuta: Dropdown med de valutaer, der er opsat under Opsætning. Hvis der vælges en fremmed valuta, vises en kursoplysning ved feltets label. Valuta kan automatisk skiftes, når leverandøren ændres, baseret på leverandørens foretrukne valuta.
Emne: Valgfrit fritekstfelt. Emnet vises på udskriften af ordren.
Klik på Gem for at gemme uden at lukke, eller Gem og luk for at gemme og returnere til listen. Klik på Annullér for at kassere ændringer.
Fanen Vareliste viser alle varelinjer på ordren og er altid synlig.
Nr.: Varenummeret. Redigerbart; brug autocomplete for at søge på lagervarer.
Navn: Varebeskrivelsen. Redigerbart.
Kolli: Leveringsstørrelsen/kolliantal. Angiver, hvor mange enheder der leveres pr. kolli.
Antal: Det bestilte antal.
Leveret: Leveret antal (readonly). Vises kun, når ordren ikke er ny — opdateres automatisk via modtagelser.
Faktureret: Faktureret antal (readonly). Vises kun, når ordren ikke er ny — opdateres automatisk via købsfakturaer.
Pris: Indkøbspris pr. enhed.
Beløb: Linjebeløb beregnet automatisk (antal × pris).
Leveringsdato: Forventet leveringsdato for denne specifikke linje.
Bestilt på andre: Antal af denne vare, der aktuelt er bestilt på andre åbne ordrer. Fremhæves, hvis der er eksisterende bestillinger.
Reserveret: Antal reserveret til salgsordrer eller andre formål.
Lagerlokation: Foreslået eller valgt lagerlokation for modtagelse. Kan redigeres direkte i griddet.
Tilgængelighed: Aktuel lagerbeholdning for varen inkl. tooltip med detaljer fra andre lokationer.
Produktlokationer: Viser de lokationer, varen er registreret på.
Derudover er følgende kolonner tilgængelige men skjulte som standard (kan aktiveres via kolonnemenuen):
Leverandørvarenr.: Leverandørens eget varenummer.
Bemærkning: Fritekst pr. linje.
Er valuta primær: Boolesk felt — angiver, om en fremmed valuta er primær i prisberegningen for linjen.
Over varelinjegruppen kan der angives tillæg eller rabatter (f.eks. fragtomkostninger eller handelsrabatter) som procentsatser eller beløb. Disse påvirker ordrens samlede total.
Under vareliste-griddet vises ordrens samlede totalbeløb.
Skift lokation: Skifter lagerlokation på de markerede varelinjer. Vises, når lokationsændring er mulig.
Generer YAMAHA-fil: Genererer en leverandørspecifik bestillingsfil til Yamaha. Vises kun for ordrer med Yamaha som leverandør.
Pil op / Pil ned: Ændrer rækkefølgen af de valgte linjer.
+ (tilføj linje): Tilføjer en ny varelinje. Aktiv, når ordren er redigerbar.
- (slet linje): Sletter den markerede linje. Aktiv, når der er valgt en linje og ordren er redigerbar.
Højreklik på en linje åbner en kontekstmenu med relevante handlinger.
Fanen Leverandørhistorik viser leverandørens tidligere indkøbsposter og varehistorik — dvs. hvad der tidligere er bestilt og modtaget fra denne leverandør.
Du kan filtrere mellem nøgletal og relevante data i kolonnerne. Hvilke kolonner der vises i tabellen, styres via kvikfiltre. Fanen indlæses kun, når der findes historikdata for leverandøren.
En købsordre gennemgår følgende tilstande:
Kladde: Ordren er under udarbejdelse. Du kan frit redigere alle felter og varelinjer. Herfra kan du enten bestille ordren (hvis du har rettighed) eller anmode om godkendelse.
Afventer godkendelse: Ordren er sendt til godkendelse. I denne tilstand er ordren låst for redigering. En bruger med godkendelsesrettighed kan nu enten Godkende ordren (der ændrer tilstand til Bestilt) eller Afvise godkendelsesanmodningen (der sender ordren tilbage til Kladde).
Bestilt: Ordren er godkendt og markeret som bestilt hos leverandøren. Herfra kan du oprette modtagelser og/eller købsfakturaer. Det er fortsat muligt at redigere leveringsdatoer på linjerne, selv om ordren i øvrigt er låst. Du kan også flytte ordren tilbage til Kladde, hvis det er nødvendigt.
Afsluttet: Ordren er fuldt leveret og fuldt faktureret. Ingen yderligere handlinger er mulige.
Annulleret: Ordren er annulleret. Der kan hverken oprettes modtagelser eller fakturaer.
Bestil — aktiv når: ordren er Kladde, har mindst én varelinje, og du har godkendelsesrettighed.
Anmod om godkendelse — aktiv når: ordren er Kladde, har mindst én varelinje, og du ikke har godkendelsesrettighed.
Godkend — aktiv når: ordren er i tilstanden Afventer godkendelse, og du har godkendelsesrettighed.
Afvis — aktiv under samme betingelser som Godkend.
Opret modtagelse — aktiv når: ordren er Bestilt, modtagelsesstatus er Ingen eller Delvist leveret, og lagerstyring er aktiveret. Åbner en oprettelses-dialog, der forudfylder en modtagelse med ordrens data.
Opret købsfaktura — aktiv når: ordren er Bestilt og faktureringsstatus er Ingen eller Delvist faktureret. Åbner en oprettelses-dialog forudfyldt med ordrens data.
Annullér — aktiv når: ordren er Kladde og ingen linjer har leveret eller faktureret antal.
Flyt til kladde — aktiv når: ordren er Bestilt.
Afbryd — aktiv når: ordren er Bestilt og endnu ikke fuldt leveret eller faktureret. Efter bekræftelse markeres alle uleverede og ufakturerede linjer som faktureret, og ordren afsluttes.
Vis bilag — aktiv når: ordren har mindst én linje med leveret eller faktureret antal. Vises i toolbar i editoren og i Mere-menuen på listeskærmen.
Vis leveringer — aktiv i editoren, når ordren ikke er ny og du har adgang til købsmodtagelser. Åbner en pop-up med tilknyttede modtagelser.
Vis faktura — aktiv i editoren, når ordren ikke er ny og du har adgang til købsfakturaer. Åbner en pop-up med tilknyttede fakturaer.
Ret op på leveret/faktureret tilstand — administratorfunktion. Vises kun for administratorer. Reparerer inkonsistenser i leverings- og faktureringstilstanden på ordren.
Fra Mere-menuen på listeskærmen kan du åbne dialogen Automatisk bestilling. Her vises varer, der trænger til genbestilling baseret på lagerniveauer og konfigurerede minimumstal. Du kan vælge de ønskede linjer og oprette en ny købsordre automatisk.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.
Vil du vide mere?
Du kan tilpasse, hvordan dette område fungerer, under indstillingerne:
Indstillinger for købsordrer
Gennemgang af de tilgængelige indstillinger for købsordrer i Shop Manager, herunder automatisk statusskift ved gem.
