En organisatorisk enhed i Sapera repræsenterer en specifik afdeling, butik eller en hvilken som helst enhed inden for din organisation, der kræver individuel styring. Denne funktion gør det muligt at strukturere og organisere forretningsdriften på en måde, der afspejler virksomhedens opbygning. Hver organisatorisk enhed kan have sin egen regnskabsføring, lagerstyring og tilknyttede processer, hvilket gør det lettere at administrere større organisationer med flere afdelinger eller lokationer.
Bemærk at der under Sikkerhed i Shop Manager findes en separat skærm, der styrer selve OU-hierarkiet (opret, omdøb og arkivér OU-noder som træstruktur). Den skærm er forskellig fra den her beskrevne aktørlisteskærm, som viser og redigerer de aktørposter, der er tilknyttet OU-hierarkiet.
Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.
Skærmen tilgås i Shop Manager via stien: Shop Manager → Aktørbibliotek → Org. enheder (menupunktet fremgår dynamisk under Aktørbibliotek og vises kun, når Org. enheder-rollen er aktiveret som bibliotek i opsætningen).
Skærmen viser en oversigt over alle organisatoriske enheder i form af et gitter. Du kan bruge søgefeltet øverst til højre til at filtrere listen. Kolonner kan vises og skjules via gitterets kolonneindstillinger. Se Sådan søger du i lister for mere om søgning og filtrering.
Gitteret indeholder følgende kolonner:
Navn viser aktørens identifikationsværdi. Kolonnen er sortérbar.
Tilstand viser om posten er aktiv eller arkiveret. Kolonnen kan filtreres.
Aktiveret vises kun, hvis rollen understøtter aktivering/deaktivering, og angiver om aktøren er aktiveret eller deaktiveret.
Oprettet af viser den bruger, der oprettede posten. Kolonnen er som standard skjult.
Oprettet d. viser dato for oprettelse. Kolonnen er som standard skjult og kan sorteres.
Opdateret af viser den bruger, der sidst ændrede posten. Kolonnen er som standard skjult.
Opdateret den viser dato for seneste opdatering. Kolonnen er som standard skjult og kan sorteres.
Layoutfelter konfigureret for rollen vises som ekstra kolonner afhængigt af opsætningen.
Øverst i listen finder du en værktøjslinje med følgende handlinger:
Opret (+ knappen) opretter en ny organisatorisk enhed. Knappen vises kun, hvis din rolle har tilladelse til at oprette. Hvis der er relaterede roller, vises en dropdown med valgmuligheder for hvilken rollevariant, der skal oprettes.
Ret (blyant-ikon) åbner redigeringsformularen for den valgte post. Knappen er kun tilgængelig, når en ikke-arkiveret post er markeret i listen.
Slet sletter den valgte post permanent efter bekræftelse. Hvis posten er i brug, vises en fejlbesked med en liste over anvendelsessteder. Sletning kan også udføres som massehandling, hvis poster er afkrydset.
Eksportér eksporterer listen til rapport (Excel e.l.). Knappen vises kun, hvis eksport er konfigureret for rollen. Hvis poster er afkrydset, eksporteres kun de afkrydsede poster (maksimalt 1.000).
Ændringslog åbner ændringsloggen for den valgte post og viser en historik over ændringer. Knappen er aktiv, når en post er markeret.
Opdater genindlæser listen.
Søg filtrerer listen baseret på søgetekst.
Når du markerer en eller flere poster ved hjælp af afkrydsningsfelterne i gitterets første kolonne, aktiveres massehandlingslinjen:
Vælg alt afkrydser alle rækker i den aktuelle forespørgsel.
Arkivér arkiverer de afkrydsede poster efter bekræftelse. Enkeltposter kan ligeledes arkiveres ved at vælge posten og trykke Arkivér, såfremt posten ikke allerede er arkiveret.
Fjern arkivering genopretter arkiverede poster. Knappen aktiveres, når mindst én arkiveret post er afkrydset, eller en arkiveret post er valgt i gitteret.
Sæt som standard udnævner den valgte organisatoriske enhed-aktør til standard-repræsentant for sin OU-node. Knappen vises kun på denne liste (den er ikke tilgængelig på andre aktørlister) og er kun aktiv, når den valgte post er aktiv og ikke allerede er sat som standard. Handlingen er relevant, fordi systemet bruger standard-repræsentanten, når der refereres generisk til en OU.
Klik på + for at oprette, eller vælg en post og klik på Ret (eller dobbeltklik på rækken) for at redigere. Redigeringsformularen åbner inline på samme skærm.
Formularen er opdelt i layoutgrupper. Gruppen Organisation indeholder de primære felter beskrevet nedenfor. Yderligere feltgrupper kan fremgå afhængigt af opsætningen.
Afslut med Gem for at gemme ændringerne, eller Luk for at fortryde.
I editoren finder du øverst til højre en Ændringslog-knap, der viser historik over ændringer på den aktuelle post.
Organization Identifier (CVR): Virksomhedens CVR-nummer, som identificerer enheden i officielle registre. CVR-opslag kan aktiveres fra dette felt, så organisation og adresse hentes automatisk fra CVR-registret.
Organization Name: Organisationsenhedens navn. CVR-opslag kan aktiveres og udfylde feltet automatisk.
VAT Tax Identifier (SE-nummer): Enhedens SE-nummer, der bruges til momsindberetninger og skatteoplysninger.
Representative of Organizational Unit: Repræsentanten (aktøren), der er tilknyttet denne OU-node. Feltet er obligatorisk. Det er via denne tilknytning, at aktørposten bindes til OU-hierarkiet.
Addresses: Adresser for enheden. Du kan tilføje flere adresser og vælge adressetype for hver, f.eks. Firma eller Retur.
Web Addresses: Webadresser for enheden. For hver webadresse kan du angive, om den er primær eller sekundær.
Emails: E-mailadresser for enheden til brug i kommunikation, f.eks. faktura- eller kontaktmail. Flere adresser kan tilføjes med forskellig type.
Phones: Telefonnumre for enheden. Flere numre kan tilføjes, og du kan vælge type for hvert, f.eks. primær eller SMS.
Bank Name: Navn på den bank, som enhedens bankkonti er tilknyttet.
Bank Account: Bankkontonummer for enheden.
Bank Identifier Code (BIC/SWIFT): Enhedens BIC/SWIFT-kode til internationale transaktioner.
International Bank Account Number (IBAN): IBAN-nummer for enhedens konto til internationale overførsler.
Bankkontonavn: Navn på bankkontoen, som bruges til intern identifikation af kontoen.
Bankkode (Bank Account Sort Code): Sorterings- eller afdelingskode for bankkontoen, som bruges i visse betalingssystemer.
Valuta kode bankkonto: Valutakoden for bankkontoen, f.eks. DKK eller EUR.
MobilePay: MobilePay-oplysninger for enheden, hvis MobilePay anvendes som betalingsmetode.
SMS afsender nummer: Telefonnummeret, der bruges som afsender, når der sendes SMS fra enheden.
SMS signatur: En tekstsignatur, der tilføjes SMS-beskeder afsendt fra enheden, så modtageren kan identificere afsenderen.
E-mail signatur: Standard-e-mailsignatur for enheden, der indsættes i udgående e-mails.
Kvitteringsbundtekst: Teksten, der vises i bunden af kvitteringer og fakturaer udstedt af enheden.
FI-Identifier: Enhedens FI-identifikationsnummer til FI-relaterede betalingstransaktioner.
Skatteenhed: Enhedens skatteenhedsnummer, hvis det er relevant for skattemæssig registrering.
Skattemæssig regnskabsgrundlag: Den regnskabsmetode, som enheden anvender i relation til skat.
Skattetype: Den skattetype, der gælder for enheden.
Skattemyndighed: Den skattemyndighed, som enheden er registreret hos.
Godkendelsesdato hos skat: Den dato, hvor enheden blev godkendt af skattemyndighederne.
Interne kunder (Internal Customers): Relaterede aktører registreret via Financial-modulet, der repræsenterer interne kunder tilknyttet enheden.
Kontaktpersoner (Organizational Unit Contact Persons): Relaterede aktører registreret via Financial-modulet, der fungerer som kontaktpersoner for enheden.
Når du redigerer en eksisterende post (ikke ved oprettelse), vises et antal faner under formularen med supplerende data.
Fanen Aktør info viser metadata om selve posten: systemets interne id, hvem der oprettede posten og hvornår, samt hvem der senest opdaterede den og hvornår. Fanens felter er skrivebeskyttede.
Afhængigt af modulopsætningen og hvilke roller der er konfigureret, kan yderligere faner fremgå, f.eks. faner med grupper eller andre relaterede data. Disse faner er tomme ved en standardinstallation, medmindre der er tilføjet data via opsætning.
Under Shop Manager → Aktørbibliotek → Aktøropsætning kan administratorer konfigurere aktøropsætningen for organisatoriske enheder. Opsætningsskærmen giver mulighed for at fastlægge, hvilken metadatapost (opdelingsniveau) der er aktiv for det valgte OU-niveau i hierarkiet. Det er i denne opsætning, at layout og feltgrupper for Org. enheder-aktørerne styres pr. OU-niveau.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.
Vil du vide mere?
Læs mere i disse relaterede artikler:
Kontaktpersoner
Sådan bruger du Kontaktpersoner i Sapera: opret, rediger, arkivér og slet kontaktpersoner, brug masseoperationer, forstå alle felter og faner, og eksportér lister.
