Indstillinger for købsfakturaer

Adgang til indstillingerne

Indstillingerne for købsfakturaer findes i Shop Manager under Opsætning → Indstillinger → Financial → Purchase Invoice.

Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.

Indstillingerne på denne side styrer adfærden på selve købsfaktura-skærmen. Det vil sige, at ændringer her påvirker, hvad brugerne kan og ikke kan gøre, når de opretter, behandler og bogfører indgående fakturaer fra leverandører.

Visning og layout

Vis konto på linjer (Show Account): Angiver om der skal vises en kontokolonne direkte på hver varelinje på købsfakturaen. Når indstillingen er slået til, kan brugeren tildele en finanskonto pr. linje allerede ved oprettelsen af fakturaen. Når den er slået fra, vises kontokolonnen ikke.

Behandling og bogføring

Spring behandlingstrin over ved bogføring (Skip processing invoice before booking): Normalt gennemgår en købsfaktura et "behandlet"-trin, inden den kan bogføres. Når denne indstilling er slået til, springes det trin over, og fakturaen kan bogføres direkte fra kladde-tilstand. Bruges typisk i arbejdsgange, hvor det manuelle behandlingstrin ikke er nødvendigt.

Opret ny faktura automatisk efter bogføring (Create new invoice after booking): Når indstillingen er slået til, åbnes der automatisk en ny, tom købsfaktura, så snart den aktuelle er bogført. Dette fremskynder arbejdsgangen for brugere, der løbende registrerer faktura efter faktura. Når den er slået fra, vender systemet blot tilbage til listen.

Kræv leverandørens fakturanummer (Is supplier invoicenumber required): Når indstillingen er slået til, er feltet med leverandørens eget fakturanummer obligatorisk, og fakturaen kan ikke bogføres, før feltet er udfyldt. Når den er slået fra, er feltet valgfrit.

Tillad fakturadato i fremtiden (Allow invoice date in future): Angiver om det er tilladt at angive en fakturadato, der ligger efter dags dato. Når den er slået til, accepterer systemet fremtidige datoer uden fejlmelding. Når den er slået fra, afvises datoer, der er nyere end dags dato.

Vedhæftning ved bogføring (Book without attachment(s)): Styrer hvad der sker, hvis man forsøger at bogføre en købsfaktura uden et vedhæftet dokument, f.eks. en PDF af den indkomne faktura. Der er tre valgmuligheder:

Tillad (Allow): Bogføring kan gennemføres uden vedhæftning.

Afvis (Disallow): Bogføring er ikke mulig, medmindre mindst ét dokument er vedhæftet.

Vis advarsel (Show Warning): En advarsel vises, men brugeren kan stadig vælge at gennemføre bogføringen.

Lager

Spring lagerbogføring over (Skip booking stock): Når indstillingen er slået til, oprettes der ikke lagerposteringer, når fakturaen bogføres. Bruges typisk ved serviceydelser, digitale produkter eller i særlige scenarier, hvor lager håndteres separat. Når den er slået fra, bogføres lageret automatisk ved bogføring af fakturaen.

Forhindre manuel lagertilgang (Prevent manual adding to stock): Angiver om det er tilladt at tilføje varemængder til lageret direkte fra en købsfaktura uden at registrere en formel varemodtagelse. Når den er slået til, er manuel lagertilgang fra fakturaen ikke mulig. Når den er slået fra, kan brugeren tilføje til lager manuelt.

Tilføj til lager ved behandling (Add to stock at processing): Når indstillingen er slået til, tilføjes varerne til lageret allerede i behandlingstrinnet, dvs. inden fakturaen er bogført. Bruges i automatiserede forløb, hvor lager skal opdateres tidligt i processen. Når den er slået fra, sker lagertilgangen først ved bogføring eller via en separat varemodtagelse.

Forhindre ændring af leveringsdato (Prevent delivery date changing): Når indstillingen er slået til, er leveringsdatofeltet låst, og brugere kan ikke ændre det på en eksisterende faktura. Bruges til at sikre konsistens med bestillingerne. Når den er slået fra, kan leveringsdatoen redigeres frit.

Produktopdatering

Opdater standardkostpris automatisk (Auto update std. cost price on product): Når indstillingen er slået til, opdateres produktets standardkostpris automatisk med den indkøbspris, der er angivet på fakturalinjen, når fakturaen bogføres. Når den er slået fra, forbliver produktets kostpris uændret.

Opdater produkt ved ændringer på fakturaen (Update product on purchase invoices changes): Angiver om ændringer foretaget på en fakturalinje — f.eks. produktnavn, beskrivelse eller pris — automatisk skal overføres til selve produktstammen. Når den er slået til, afspejles ændringer på fakturaen direkte på produktet. Når den er slået fra, påvirkes produktet ikke af ændringer på fakturaen.

Bilagsnummer og betalingsdato

Bilagsnummer på kreditnota (Credit note appendix mode): Styrer hvilken bilagsnummerserie der anvendes, når en kreditnota oprettes på baggrund af en eksisterende faktura. Der er tre valgmuligheder:

Altid nyt (AlwaysNew): Der tildeles altid et nyt bilagsnummer til kreditnotaen.

Altid originalt (AlwaysOriginal): Kreditnotaen arver bilagsnummeret fra den originale faktura.

Spørg brugeren (Ask): Brugeren bliver spurgt, hver gang en kreditnota oprettes.

Beregning af betalingsdato (Payment date calculation mode): Angiver, hvordan systemet håndterer det tilfælde, at en beregnet betalingsdato falder på en weekend. Der er to valgmuligheder:

Standard (Default): Betalingsdatoen beregnes uden hensyn til ugedage; weekenddage er gyldige betalingsdatoer.

Spring weekend over (SkipWeekendAsResultDate): Hvis den beregnede dato falder på en lørdag eller søndag, rykkes betalingsdatoen automatisk frem til den efterfølgende mandag.

Afrunding

Afrundingsgrænse i øre (Rounding threshold (in cent)): Angiver den maksimale afrundingsdifference i øre, som systemet automatisk accepterer, uden at brugeren skal foretage manuel korrektion. Standardværdien er 50 øre. Bruges til at undgå, at fakturaer afvises på grund af ubetydelige afrundingsforskelle fra leverandørens side. Eksempel: en indstilling på 5 øre betyder, at differencer på op til 5 øre ikke blokerer bogføringen.

---

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.

Vil du vide mere?

Læs mere i disse relaterede artikler: