Når du skifter til Sapera fra et andet økonomisystem, skal de bogføringsmæssige åbningstal (åbningsbalancen) overføres. For almindelige finanskonti er det ligetil, men debitorer og kreditorer kræver en ekstra disciplin: Saldoen på debitor- og kreditor-samlekontoen må ikke ligge som én samlet klump — der skal være en kunde (eller leverandør) på hver postering på samlekontoen, så de åbne poster kan udlignes og afstemmes bagefter.
Baggrund: Når du sælger til en debitor uden at modtage pengene med det samme, debiteres beløbet på debitor-samlekontoen. Hver enkelt åben post debiterer altså samlekontoen. På samme måde vil åbningssaldoen for debitorer typisk være et debet-beløb på samlekontoen (omvendt for kreditorer, hvor saldoen normalt er kredit).
Denne artikel beskriver det princip, vi anbefaler: brug en konverteringskonto til at flytte totalen, så de individuelle åbne poster kan indlæses korrekt på samlekontoen.
Opret en posteringskladde af typen OpeningDraft (kladdetype vælges ved oprettelse eller rettelse af kladden). Den bruges netop til at registrere åbningstal ved skift til Sapera. Se Posteringskladder for, hvordan du opretter kladden.
Indlæser du debitorernes totale åbningssaldo direkte på debitor-samlekontoen, ligger beløbet som én samlet post uden kunde. Det er forkert — på samlekontoen skal hver postering høre til en konkret debitor, så åbne fakturaer kan udlignes mod indbetalinger senere.
Indlæs de overordnede åbningstal (alle finanskonti inklusive debitor-samlekontoens total). Efter trin 1 ligger debitorernes samlede saldo som ét debet-beløb på debitor-samlekontoen.
Lav en postering, der flytter saldoen væk fra samlekontoen og over på en konverteringskonto:
Debet: Konverteringskonto
Kredit: Debitor-samlekonto
Nu står debitor-samlekontoen i 0, og konverteringskontoen indeholder hele debet-totalen.
Indlæs nu de individuelle åbne fakturaer pr. kunde. På hver postering bruges:
Konto: Debitor-samlekonto (med kunde på) — debet
Modkonto: Konverteringskonto — kredit
Hver enkelt åben post debiterer dermed samlekontoen (nu med kunde) og krediterer konverteringskontoen.
Hvis de åbne poster stemmer med åbningsbalancen (summen af åbne debitorposter er lig debitorernes åbningstal), går det hele op: Konverteringskontoen står i 0, fordi trin 2's debet-beløb nu er modposteret af krediteringerne i trin 3. Og debitor-samlekontoen indeholder det korrekte debet-beløb — nu fordelt på individuelle kundeposteringer i stedet for én klump.
Nøjagtig samme princip gælder for kreditorer, blot med modsat fortegn, da kreditorernes åbningssaldo normalt er et kredit-beløb.
Først indlæses kreditorernes samlede åbningssaldo på kreditor-samlekontoen (kredit). Dernæst flyttes totalen til en konverteringskonto med posteringen Debet kreditor-samlekonto / Kredit konverteringskonto — brug typisk en anden konto end debitorernes konverteringskonto. Til sidst indlæses de åbne leverandørfakturaer pr. leverandør, hvor kreditor-samlekontoen bruges som konto (med leverandør på, kredit) og konverteringskontoen som modkonto (debet).
Til sidst står konverteringskontoen i 0, og kreditor-samlekontoen indeholder de korrekte individuelle leverandørposteringer.
Konverteringskontoen (både debitor og kreditor) skal stå i 0, når processen er færdig. Gør den ikke det, stemmer de indlæste åbne poster ikke med åbningsbalancens total — find differencen, før du bogfører.
Debitor- og kreditor-samlekontoens saldo skal matche åbningsbalancen og bestå af individuelle aktør-poster, ikke en klump. Lad eventuelt revisor gennemgå og godkende posteringerne inden endelig bogføring.
Konkrete kontonumre (samlekonti og konverteringskonti) afhænger af jeres kontoplan og vælges eller oprettes af jer. Opret konverteringskontoen i kontoplanen, hvis den ikke allerede findes.
Bemærk, at konverteringskontoen ikke er en engangskonto, du kan rydde op i bagefter: når der først er bogført posteringer på en konto, kan den aldrig slettes — heller ikke selvom den går i 0. Den bliver stående i kontoplanen med saldo 0. Det er helt i orden; brug gerne den samme konverteringskonto ved fremtidige konverteringer.
Vil du vide mere?
Vil du vide mere? Se også disse relaterede artikler:
Posteringskladder
Oversigt over alle posteringskladder i Sapera. Opret, ret og slet kladder, og navigér til kladdeposteringer.
Posteringskladde
Lær at arbejde i posteringskladden: opret, rediger og slet posteringer, brug genvejstaster, valider og bogfør bilag, udlign debitor-/kreditorposteringer og forstå alle kolonner og kontrolpaneler.
