Posteringskladde

Hvad er en posteringskladde?

En posteringskladde er et kladdeområde, hvor du registrerer og tilretter økonomiske posteringer, inden de bogføres endeligt og bliver en del af regnskabet. Du kan til enhver tid tilføje, redigere og slette posteringer, mens kladden er åben. Når du er tilfreds med indholdet, validerer og bogfører du hele kladden eller ét bilag ad gangen.

Bilag — fx fakturaer eller kvitteringer — kan knyttes direkte til posteringerne, så dokumentation altid følger transaktionen.

Mange udskrifter i Sapera, fx balance og debitorsaldoudskrift, kan inkludere kladdeposteringer for at vise effekten af endnu ikke bogførte posteringer.

Adgang

Åbn Shop Manager og naviger til regnskabsmenuen. Vælg menupunktet for Posteringskladder for at se listen over kladder, og klik derefter på den ønskede kladde for at åbne posteringskladden.

Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.

Systemgenererede posteringer

Posteringer oprettet automatisk af Sapera — fx fra salgsfakturaer, købsfakturaer eller kasse-dagsafslutninger — vises med grå baggrund og kan hverken ændres eller slettes. Fejl i systemposteringer korrigeres via manuelle modposteringer. Bogførte posteringer kan aldrig ændres, men kan tilbageføres via Posteringsarkivet.

Posteringsgrid

Griddet er skærmens centrale element og viser samtlige posteringslinjer i kladden. Hver linje repræsenterer én posteringslinje med tilhørende bilagsnummer.

Du kan redigere de fleste felter direkte i griddet ved at klikke på en celle. Systemgenererede og bogførte linjer er skrivebeskyttede med grå baggrund. Linjer, der er sat til udligning, vises med kursiv tekst.

Når du navigerer til den sidste linje og trykker Tab, Enter eller Pil ned, tilføjes automatisk en ny linje under den, hvis den nuværende linje er ændret og gyldig.

Søg og filtrer i griddet ved at bruge filterrækkerne øverst i kolonnerne. Se Sådan søger du i lister for mere om søgning og filtrering.

Visuelle tilstandsindikatorer

Grå baggrund: Linjen er bogført eller systemgenereret og kan ikke redigeres.

Kursiv tekst: Linjen er tilknyttet en udligning.

Fejlikon (rødt i-tegn) i kolonnen Gyldig: Linjen indeholder en valideringsfejl. Hold musen over ikonet for at se en beskrivelse af fejlen.

Gul advarsel i Momstype: Momsen er undertrykt for denne linje.

Farvet Finansdato-celle: Datoen ligger i en lukket finansperiode. Tooltip viser periode og del.

Advarselsbanner øverst på skærmen: Vises, hvis der allerede kører en bogføring for kladden. Parallelle bogføringer er spærret, mens banneret er synligt.

Beskrivelse af felter

Bilagsnr.: Bilagets nummer. Posteringslinjer med samme bilagsnummer tilhører ét bilag. Filtrerbar.

Type: Posteringstype — Finans, Debitor eller Kreditor. Filtrerbar og redigérbar.

Finansdato: Dato for posteringen. Sorterbar, filtrerbar og redigérbar. Tooltip viser finansperiode og del. Cellen er farvet, hvis datoen falder i en lukket periode.

Vedhæftninger: Ikon-kolonne, der viser om der er vedhæftninger knyttet til bilaget. Filtrerbar. Skjult som standard — aktivér via kolonnemenuen.

Kildekonto: Vises kun i årsafslutningskladder. Angiver den konto, posteringen stammer fra ved årsafslutningsoverførslen.

Finanskonto: Den konto der posteres på. Klik på kontonavnet for at åbne kontooplysningerne. Filtrerbar og redigérbar.

Modkonto: Det modsatte ben i posteringen. Ikke påkrævet. Filtrerbar og redigérbar. Kolonnen er skjult i årsafslutningskladder.

Aktør: Kunde eller leverandør ved debitor- eller kreditorposteringer. Tooltip viser leverandøroplysninger for kreditorposteringer. Filtrerbar og redigérbar.

Debet: Debetbeløb for linjen. Højrejusteret, redigérbar og filtrerbar.

Kredit: Kreditbeløb for linjen. Højrejusteret, redigérbar og filtrerbar.

Beløb: Samlet beløb — positivt tal for debet, negativt for kredit. Skjult som standard. Redigérbar og filtrerbar.

Valuta: Valutaen for posteringen. Viser valutaens displaynavn. Redigérbar. Beløbet omregnes til DKK ved bogføring; de originale beløb gemmes. Se Valutaer og Valutakurser for mere.

Find faktura: Opslag på eksisterende faktura. Indtast et faktura- eller leverandørfakturanummer, og Sapera viser en dialog med forslag til, hvilke ændringer der bør foretages på posteringen. Udvidet kolonne, filtrerbar og redigérbar.

Rekvisitionsnummer: Intern referencekode. Udvidet kolonne, filtrerbar og redigérbar.

Beskrivelse: Fritekstbeskrivelse af posteringen. Tooltip viser den fulde tekst, hvis den er lang. Redigérbar.

Momstype: Momskode for posteringen. Redigérbar. Vises med gul advarsel, hvis momsen er undertrykt.

Momsbeløb: Beregnet momsbeløb. Højrejusteret og skrivebeskyttet.

Forfaldsdato: Forfaldsdato for debitor- eller kreditorposteringen. Udvidet kolonne, filtrerbar og redigérbar.

Org. forfaldsdato: Oprindelig forfaldsdato, fx fra fakturaen. Udvidet kolonne. Skjult som standard.

Alternativt bilagsnr.: Eksternt eller alternativt bilagsnummer, fx leverandørens fakturanummer. Udvidet kolonne, filtrerbar og redigérbar.

Org. enhed: Den organisationsenhed posteringen tilhører. Filtrerbar og redigérbar.

Afslutning: Årsafslutningstype for linjen. Vises kun, når kladden er en årsafslutningskladde.

Periodisering: Angiver om og hvordan beløbet periodiseres over tid. Skjult som standard. Redigérbar.

Årsag: Årsagskode knyttet til posteringen. Skjult som standard.

Info om årsag: Supplerende tekst til årsagskoden. Skjult som standard.

Ekstern reference: Ekstern referenceinformation, fx fra et eksternt system. Skjult som standard.

Gyldig: Fejlikon vises på linjer med valideringsfejl. Klik eller hold musen over ikonet for at se fejlbeskrivelsen. Filtrerbar.

Vedhæftning (PDF): Miniaturebillede af den første PDF-vedhæftning på bilaget. Skjult som standard.

Er system: Angiver om linjen er systemgenereret. Skjult som standard.

Skrivebeskyttet: Angiver om linjen er markeret som beskyttet og ikke kan redigeres uden eksplicit oplåsning. Skjult som standard.

Under griddet vises et panel med bilagsnummerserier, der giver overblik over ubrugte bilagsnumre i de konfigurerede nummerserier.

Handlinger og genvejstaster

Alle handlinger er tilgængelige via knapper i topbaren. Mange kan aktiveres med tastaturgenveje.

Opret og indsæt

Opret (Alt+N / F1): Tilføjer en ny tom linje nederst i griddet med et nyt, automatisk tildelt bilagsnummer.

Indsæt (Alt+T / F2): Opretter en ny linje direkte efter den markerede og giver den samme bilagsnummer som den markerede linje, så du nemt kan tilføje flere linjer til samme bilag. Systemet forsøger automatisk at foreslå et modbeløb, der balancerer bilaget.

Redigér via dialog (Alt+R): Åbner en fuld redigerdialog for den markerede linje. Dialogen viser alle felter i formularvisning og kan inkludere en PDF-sidevisning til højre, hvis der er en PDF-vedhæftning på bilaget. Brug dialogen, når du ønsker et samlet overblik over alle felter for én postering.

Kopi (Alt+C / F12): Opretter en klon af den markerede linje med samme data — finanskonto, modkonto, aktør, dato, valuta, beløb og beskrivelse. Klonen indsættes direkte under originalen med samme bilagsnummer.

Slet markeret linje (Del): Sletter den markerede linje. Kun tilgængeligt, hvis linjen kan slettes — dvs. ikke er bogført og ikke er systemgenereret.

Validering og bogføring

Valider (Alt+V / F5): Gennemgår kladden for fejl bilag for bilag og viser et valideringsresultat. Knappen er kun aktiv, hvis validering er tilladt på kladden. Validering kontrollerer bl.a.:

Om bilaget balancerer (sum = 0).

Om aktør er angivet ved debitor- eller kreditorposteringer.

Om kontoopsætningen tillader posteringen.

Om datoen ligger i en åben finansperiode.

Bogfør posteringer / Bogfør og eksportér (Alt+B / F6): Validerer og bogfører hele kladden i ét trin, hvis alle bilag er gyldige. Er der aktive filtre, bogføres kun de synlige bilag efter bekræftelse. Indstillingen "Bogfør og eksportér" vises, når kladden er konfigureret til eksport. Bogføring er spærret, hvis der allerede kører en parallel bogføring for kladden.

Er nogle bilag ugyldige, bogføres der ikke automatisk noget. Sapera spørger i stedet: "Nogle posteringer indeholder fejl. Vil du bogføre de gyldige bilag og lade dem med fejl blive i kladden?". Vælger du Bogfør gyldige bilag, bogføres de gyldige bilag, mens bilag med fejl bliver i kladden, så du kan rette dem bagefter. Annuller afbryder uden at bogføre noget.

Hvis AppBuilder-indstillingen "Automatisk udskrift efter bogføring" er aktiveret, udskrives bogføringsrapporten automatisk efter en vellykket bogføring.

Ryd kladde: Sletter alle manuelle posteringer i kladden. Kræver bekræftelse. Systemgenererede posteringer slettes ikke. Er posteringerne oprettet af en gentagen postering, markeres den tilhørende kørsel som Tilbageført.

Bilagshandlinger

Knappen + Bilag er aktiv, når den markerede linje har et bilag tilknyttet. Den indeholder følgende undermuligheder:

Vis bilag (Alt+I / F7): Åbner bilagsdialogen for det aktuelle bilag.

Bogfør bilag (Alt+A / F8): Bogfører kun linjerne under det aktuelle bilagsnummer. Kræver at bogføring er tilladt.

Skift bilagsnummer: Giver bilaget et andet nummer. Skriv det nye nummer i feltet Nyt bilagsnummer og bekræft. Det nye nummer skal være ledigt og må ikke ligge i en anden nummerseries interval. Alle linjer på bilaget får det nye nummer, og listen genindlæses. Kan kun bruges på bilag, der endnu ikke er bogført - indeholder bilaget bogførte posteringer, afvises ændringen, og du bør kontakte support.

Ryd bilag: Sletter alle linjer under det aktuelle bilagsnummer. Kræver bekræftelse. Er posteringerne oprettet af en gentagen postering, markeres den tilhørende kørsel som Tilbageført.

Indbakke (til + Bilag): Knytter en indkommende e-mail til det aktuelle bilag. Du vælger e-mailen i en dialog, og vedhæftningerne fra e-mailen kopieres automatisk til bilaget.

Opret gentagne posteringer ud fra dette bilag: Åbner en dialog med en skabelon forudfyldt ud fra bilagets linjer. Gem den, så Sapera kan oprette posteringerne igen på de datoer, du vælger (se Gentagne posteringer). Menupunktet vises kun, hvis du har adgang til Gentagne posteringer.

Indbakke (til ny postering)

Knappen Indbakke øverst opretter et nyt bilag og knytter det til en indkommende e-mail. Flowet er: vælg e-mail i en dialog, udfyld posteringsoplysningerne i redigerdialogen, og gem. E-mailens vedhæftninger kopieres automatisk til det nye bilag.

Udligning og udbetaling

Udlign (Alt+[ / F11): Åbner en popup, hvor du kan vælge eksisterende finansposteringer, der skal udlignes mod den markerede linje. Kun aktiv ved debitor- eller kreditorposteringer, hvor der er en aktør angivet. Har linjen allerede et beløb, vises beløbet i popup'ens overskrift ("Udlign: beløb"), så du kan se, hvad der skal udlignes. Når du vælger poster, ændres linjens beløb ikke.

Dan udbetaling: Åbner en betalingspopup for kreditorposteringer, så du kan klargøre en faktura til betaling via banken. Knappen er kun synlig i kreditorkladder.

Udskriv og eksport

Udskriv / Eksportér rapport (Alt+U / F10): Åbner rapport- og eksportdialogen.

Revisionslog

Revisionslog: Viser revisionsloggen for den markerede postering. Knappen er kun aktiv, når en linje er valgt.

Navigation og hjælpefunktioner

Tilbage til kladdeliste (Alt+K): Navigerer tilbage til oversigten over posteringskladder.

Nulstil filtre (Alt+F): Fjerner alle aktive filtre i griddet og genindlæser dataene.

Gå til fakturakolonne (Shift+Alt+F): Sætter markøren direkte i kolonnen "Find faktura" for den markerede linje.

Gå til beskrivelsekolonne (Shift+Alt+B): Sætter markøren direkte i kolonnen "Beskrivelse" for den markerede linje.

Åbn første PDF-vedhæftning (Alt+P): Åbner den første PDF-vedhæftning knyttet til det markerede bilags poster.

Mere-menu

Mere-menuen øverst til højre indeholder følgende tilvalg:

Vis alle konti (Alt+M / F9): Til/fra-knap, der skifter om bevægelseskontrollen nederst viser alle konti fra kladden eller kun de konti, der er konfigureret til "Vis bevægelser" under kontoplanen.

Opdel pr. aktør: Til/fra-knap, der styrer om bevægelseskontrollen grupperer posteringerne pr. aktør.

Lås op for redigering: Vises kun, hvis den markerede linje er markeret som beskyttet. Klikker du, låses den op og kan redigeres midlertidigt.

Posteringsprototyper

Vælg posteringsprototype for konto (Alt+Q): Åbner en liste med eksisterende bogførte posteringer på den aktuelle linjens finanskonto. Vælger du én, kopieres kontoopsætning og øvrige felter til den aktuelle linje som udgangspunkt.

Vælg posteringsprototype for modkonto (Shift+Alt+Q): Samme funktion som ovenfor, men baseret på modkontoen.

Komplet oversigt over genvejstaster

Opret — Alt+N eller F1

Indsæt — Alt+T eller F2

Redigér via dialog — Alt+R

Valider — Alt+V eller F5

Bogfør kladde — Alt+B eller F6

Vis bilag — Alt+I eller F7

Bogfør bilag — Alt+A eller F8

Vis bevægelser (toggle) — Alt+M eller F9

Udskriv — Alt+U eller F10

Udlign — Alt+[ eller F11

Kopi — Alt+C eller F12

Slet linje — Del

Gå til fakturakolonne — Shift+Alt+F

Gå til beskrivelsekolonne — Shift+Alt+B

Åbn første PDF-vedhæftning — Alt+P

Vælg posteringsprototype for konto — Alt+Q

Vælg posteringsprototype for modkonto — Shift+Alt+Q

Nulstil filtre — Alt+F

Tilbage til kladdeliste — Alt+K

Kopier celle ovenfor — Alt+X

Bevægelseskontrol

Bevægelseskontrollen er placeret i det nederste midterområde på skærmen og giver et samlet overblik over, hvordan kladdeposteringerne påvirker de relevante konti.

Kontrolpanelet viser for hvert bilag på den aktuelle side:

Finanskonto: Kontonummeret.

Aktør: Aktøren, hvis der er opdelt pr. aktør.

Primo: Saldoen på kontoen før kladdeposteringerne.

Bevægelser: Summen af kladdeposteringerne for kontoen.

Ultimo: Den forventede saldo, når kladden er bogført.

Som standard vises kun de konti, der er konfigureret til at vise bevægelser under "Ny/ret konto" i kontoplanen. Brug Mere-menuen eller genvejstasten Alt+M / F9 til at slå "Vis alle konti" til og se bevægelserne for alle berørte konti i kladden.

Indstillingen "Opdel pr. aktør" slår aktørspecifik visning til og fra. Når den er aktiv, vises de faktiske aktørposteringer med normal skrifttype. Derudover tilføjes en summationslinje for alle posteringer på kontoen uden aktørspecifikation — denne linje vises med grå tekst og er ikke en reel postering, men et overblik over kontoens samlede bevægelse.

Indstillingen "Vis bevægelse i kladder" bestemmer, om bevægelser fra kladden inkluderes i beregningen, selv om de ikke er bogført endnu.

Se Kontoplan for information om, hvordan du konfigurerer konti til bevægelsesvisning.

Bilagsvalidering

Bilagsvalideringspanelet er placeret i det nederste venstre hjørne. Det viser valideringsstatus pr. bilag og angiver, om hvert bilag er gyldigt og klar til bogføring.

Validering sker pr. bilag (ikke pr. enkelt linje) og kontrollerer bl.a.:

Om bilaget balancerer, dvs. summen af debet og kredit er 0.

Om aktør er angivet ved debitor- og kreditorposteringer.

Om kontoopsætningen tillader den pågældende posteringstype.

Om finansdatoen ligger i en åben periode.

Ugyldige bilag markeres tydeligt, og du kan ikke bogføre bilag med valideringsfejl.

Der gælder en særskilt rettighed til at bogføre i lukkede perioder. Selv med denne rettighed vises en advarsel, inden bogføringen gennemføres.

Vedhæftningskontrol

Vedhæftningskontrollen er placeret i det nederste højre hjørne og viser de vedhæftede filer for det bilag, der svarer til den markerede posteringslinje.

Du kan vedhæfte filer ved at klikke på rediger-ikonet i den blå navigationsbar og uploade en fil, eller ved at trække og slippe en fil direkte. Vedhæftninger knyttes til hele bilaget, ikke til de enkelte posteringslinjer.

Mulige handlinger på vedhæftninger:

Hent eller download vedhæftningen.

Slet vedhæftningen fra bilaget.

Du kan filtrere på bilag uden vedhæftning i Posteringsarkivet. Se Posteringsarkiv - posteringer og Posteringsarkiv for detaljer.

Årsafslutningskladde

Posteringskladder af typen årsafslutning har en særlig adfærd:

Kolonnen "Modkonto" skjules, da den ikke er relevant for årsafslutningsposteringer.

Kolonnen "Kildekonto" vises og angiver den konto, posteringen overføres fra.

Kolonnen "Afslutning" viser årsafslutningstypen for hver linje.

Eventuelle ikke-bogførte årsafslutningsposteringer vises med en advarsel, der opfordrer til at bogføre dem, inden årsafslutningen afsluttes.

Samlet overblik over konfigurationsmuligheder

Kolonnernes rækkefølge, bredde og synlighed kan tilpasses individuelt via kolonnemenuen øverst i griddet og gemmes automatisk pr. bruger. Se Kvikfiltre for mere om tilpasning af listevisning.

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.

Vil du vide mere?

Læs mere i disse relaterede artikler: