En modtagelse dokumenterer, at varer fra en leverandør er fysisk ankommet til din virksomhed. Du registrerer hvilke varer der er modtaget, i hvilken mængde og til hvilken pris. Når modtagelsen er registreret på lager, kan du oprette en tilhørende købsfaktura.
Modtagelser er typisk baseret på en eller flere eksisterende købsordrer, så systemet kan holde styr på, hvad der er bestilt, hvad der er leveret, og hvad der mangler.
1. Åbn app'en Shop Manager.
2. Gå til menupunktet Indkøb og vælg Modtagelser.
Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.
Listeskærmen giver et overblik over alle modtagelser. Rækkerne er paginerede, og du kan filtrere og sortere i kolonner for hurtigt at finde den modtagelse du søger.
Dobbeltklik på en række for at åbne modtagelsen i editoren. Rækker markeret med rød baggrund indikerer en bogføringsfejl på det tilknyttede lagerbilag — se forklaringen i legendelinjen nederst på listen (Bogføringsfejl).
Nummer: Dokumentnummeret, der automatisk tildeles af systemet.
Leverandør: Leverandørens navn.
Leverandør fakturanummer: Leverandørens eget referencenummer, som du har tastet ind på modtagelsen.
Org. enhed: Den organisatoriske enhed modtagelsen tilhører.
Købsordrer: De tilknyttede indkøbsordrenumre (kommasepareret).
Tilstand: Modtagelsens nuværende status — se afsnittet om tilstande nedenfor.
Faktureringsstatus: Viser om modtagelsen endnu ikke er faktureret, delvis faktureret eller fuldt faktureret.
Leveringsdato: Den registrerede leveringsdato.
Emne: Fritekstbeskrivelse på modtagelsen.
Dato: Tidspunktet for oprettelse.
Oprettet af: Brugeren der oprettede modtagelsen.
Total: Det samlede beløb på modtagelsen.
Kolonnerne kan vises og skjules via kolonnevælgeren i gitteret. Klik på kolonnehovedet for at sortere.
Brug søgefunktionen (forstørrelsesglasset i toolbar øverst til højre) til at søge på fritekst på tværs af modtagelserne. Klik på ikonet igen eller tryk Esc for at rydde søgningen. Se også Sådan søger du i lister for mere om søgning og filtrering.
Hver kolonne har desuden sit eget filter i kolonnehoveden. Du kan kombinere flere kolonnefiltre for at indsnævre listen.
En modtagelse gennemgår følgende tilstande:
Kladde: Modtagelsen er oprettet men endnu ikke bekræftet. Du kan redigere alle felter og linjer. Herfra kan du sende modtagelsen videre ved at trykke Tilføj til lager.
Behandlet: Modtagelsen er gemt og viderebehandlet, men ikke endnu registreret på lager. Felter og linjer kan stadig redigeres. Du kan trykke Tilføj til lager for at registrere den. Du kan også trykke Flyt til kladde for at gå et trin tilbage.
På lager: Modtagelsen er registreret på lager. Editering af mængder og stamdata er låst. Du kan nu oprette en tilhørende købsfaktura.
Annulleret: Modtagelsen er annulleret. Kun kladder kan annulleres. Annullering kan ikke fortrydes.
Intet: Ingen faktura er oprettet på baggrund af modtagelsen.
Delvis faktureret: En eller flere linjer er delvist faktureret.
Fuldt faktureret: Alle linjer er fuldt faktureret, eller modtagelsen er markeret som afsluttet uden faktura.
Tryk på plusknappen i toolbar øverst til højre for at oprette en ny modtagelse. Der åbnes en dialog, hvor du skal vælge grundlag.
Dialogen viser alle åbne og delvist leverede indkøbsordrer. Kladde-ordrer vises med kursiv skrift.
Griddet i dialogen indeholder følgende kolonner:
Nummer: Indkøbsordrens dokumentnummer.
Org. enhed: Den organisatoriske enhed på ordren.
Leverandør: Leverandørens navn.
Leverandørreference: Leverandørens egne reference på ordren.
Bestillingsdato: Dato for afsendelse af ordren.
Leveringsdato: Forventet leveringsdato (beregnet ud fra ordenlinjer med leveringsdato).
Tilbageværende beløb: Resterende beløb på linjer der ikke er fuldt leverede.
Total: Ordrens samlede beløb.
Markér den ønskede ordre og tryk OK for at oprette modtagelsen. Du kan dobbeltklikke på en ordrerække for at bekræfte valget direkte.
Det er muligt at tilknytte yderligere indkøbsordrer til en eksisterende modtagelse via knappen Tilføj indkøbsordre i editorens toolbar.
Vælg en modtagelse i listen og tryk på Rediger-knappen (blyantikon), eller dobbeltklik på rækken. Editoren åbnes enten inline (som erstatning for listevisningen) eller i et popup-vindue afhængigt af, hvorfra modtagelsen tilgås.
Nummer: Automatisk tildelt dokumentnummer. Skrivebeskyttet.
Org. enhed: Den organisatoriske enhed. Påkrævet felt.
Leverandør: Leverandøren på modtagelsen. Påkrævet felt. Kan kun ændres, så længe der ikke er tilføjet varelinjer. Systemet henter automatisk adresse, e-mail og telefon fra leverandørkortets stamdata når du vælger leverandøren.
Anden betaler: Alternativ kreditor for modtagelsen. Valgfrit felt. Bruges f.eks. når en anden aktør end leverandøren skal modtage fakturaen.
Adresse: Leverandørens adresse. Hentes automatisk fra leverandørkortets stamdata, men kan redigeres manuelt.
E-mail: Leverandørens e-mailadresse. Hentes automatisk fra leverandørkortets stamdata, men kan redigeres.
Telefon: Leverandørens telefonnummer. Hentes automatisk fra leverandørkortets stamdata, men kan redigeres.
Tilstand: Modtagelsens nuværende tilstand. Skrivebeskyttet — ændres via handlinger i toolbar.
Leverandør fakturanummer: Leverandørens eget faktura- eller referencenummer. Maks 50 tegn.
Emne: Fritekstbeskrivelse af modtagelsen. Valgfrit felt.
Leveringsdato: Den dato varerne er leveret. Valgfrit datofelt.
Valuta: Valutaen som modtagelsen afregnes i. Er en fremmedvaluta valgt, vises den aktuelle vekselkurs som tooltip på feltets label. Valuta synkroniseres automatisk med leverandørens foretrukne valuta.
Fanen Modtagelselinjer viser en oversigt over de varer der indgår i modtagelsen. Fanens titel viser antallet af linjer.
Nummer: Varenummeret på varen.
Navn: Varebetegnelsen.
Ordre: Indkøbsordrens nummer som linjen stammer fra.
Bestilt på andre: Antal bestilt på øvrige ordrer for den pågældende vare (fremhæves hvis større end 0).
Leveret: Antal allerede leveret på den tilknyttede ordrelinje.
Kolli: Leveringsstørrelse — antal enheder pr. pakke. Kan redigeres.
Antal: Det modtagne antal. Kan redigeres. Feltet vises rødt, hvis den samlede mængde overskrider det bestilte antal på ordrelinjen.
Faktureret: Faktureret antal. Vises kun for gemte (ikke-nye) modtagelser.
Pris: Indkøbspris pr. enhed. Kan redigeres.
Salgspris: Salgspris inkl. moms. Kan redigeres.
Beløb: Samlet beløb for linjen. Kan redigeres.
Reserveret: Reserveret antal på lageret.
Lagerplacering: Lagerplaceringen varerne registreres på. Kan redigeres.
Tilgængelighed: Aktuelt lagerantal på den valgte lagerplacering.
Produktplaceringer: Viser varens øvrige lagerplaceringer.
Leverandørvarenummer: Leverandørens eget varenummer. Skjult som standard — kan vises via kolonnevælgeren.
Er valuta primær: Angiver om valutaprisen er den primære i beregningen. Skjult som standard — kan vises via kolonnevælgeren.
Til venstre over griddet vises eventuelle tillæg og rabatter der er overført fra indkøbsordren (f.eks. fragtomkostninger). Herunder vises det samlede beløb for modtagelsen.
Udfyld antal: Udfylder automatisk feltet Antal for alle linjer med det resterende bestilte antal fra den tilknyttede ordrelinje. Aktiv når der er linjer med restantal.
Serienummervare: Åbner en dialog til valg eller registrering af serienummer for den markerede linje. Vises kun for varer der kræver serienummerregistrering.
Vis kladder (produktinstanser): Åbner en oversigt over kladde-produktinstanser for den markerede linje. Vises kun for relevante varer.
Skift lokation: Ændrer lagerplacering for den markerede linje. Åbner en lokationsvælger.
Tilføj alle til etiketkladde: Dropdown-knap der tilføjer alle linjer til en etiketkladde til efterfølgende print.
Tilføj til etiketkladde: Dropdown-knap der tilføjer den markerede linje til en etiketkladde.
Udskriv labels for alle: Printer etiketter for alle linjer direkte.
Flyt linje op / Flyt linje ned: Ændrer rækkefølgen af linjer.
Tilføj linje: Tilføjer en ny tom linje. Aktiv når modtagelsen er i en redigerbar tilstand.
Slet linje: Sletter den markerede linje. Aktiv når modtagelsen er i en redigerbar tilstand.
Kolonnevalg er aktivt i griddet — vælg hvilke kolonner der skal vises ved at klikke på kolonnevælgeren.
Hvis antallet på en linje overskrider det bestilte antal på tværs af flere modtagelseslinjer tilknyttet den samme ordrelinje, vises en advarsel øverst i editoren: "Nogle linjer på købsorder er leveret med højere antal end på købsordre". Hold musen over advarselsikonet for at se hvilke varer det drejer sig om.
Dette er den primære fane med varelinjegriddet, som beskrevet ovenfor.
Fanen Leverandørhistorik viser en historik over lagerposteringer for den valgte leverandør. Du kan bruge denne fane til at se, hvad du tidligere har modtaget og bestilt hos leverandøren.
I fanen kan du filtrere på nøgletal og tilpasse hvilke kolonner der vises via **kvikfiltre**. Fanen indlæser kun data, når du aktivt klikker på den.
Toolbar øverst til venstre i listevisningen viser handlinger der udføres på den markerede modtagelse.
Tilføj til lager: Registrerer den markerede modtagelse på lager. Aktiv for modtagelser i tilstanden Kladde eller Behandlet, der har mindst én linje, og hvor lager er aktiveret i opsætningen. Er automatisk lagerregistrering ved gem slået til i indstillingerne, vil nye modtagelser automatisk blive registreret på lager ved gem.
Fjern fra lager: Fjerner lagerregistreringen for den markerede modtagelse. Aktiv for modtagelser i tilstanden På lager, der endnu ikke har en faktura (faktureringsstatus: Intet).
Annullér: Annullerer den markerede modtagelse permanent. Aktiv kun for modtagelser i tilstanden Kladde.
Flyt til kladde: Flytter en Behandlet modtagelse tilbage til Kladde-tilstanden. Aktiv kun for modtagelser i tilstanden Behandlet.
Opret købsfaktura: Opretter en ny købsfaktura baseret på den markerede modtagelse. Aktiv for modtagelser i tilstanden På lager, der ikke er fuldt faktureret.
Afslut uden faktura: Markerer modtagelsen som fuldt faktureret uden at oprette en egentlig faktura. Bruges hvis leverandøren ikke sender faktura, eller hvis fakturering håndteres på anden måde. Aktiv for modtagelser i tilstanden På lager, der ikke er fuldt faktureret.
Toolbar øverst til højre indeholder derudover:
Ny (plusknap): Åbner dialogen til oprettelse af ny modtagelse.
Rediger (blyantikon): Åbner editoren for den markerede modtagelse.
Eksporter rapport: Genererer en rapport eller PDF for den markerede modtagelse.
Hjælp: Åbner denne hjælpetekst.
Opdater: Genindlæser listen.
Mere-menu → Vis bilag: Åbner bilagssammendraget for det lagerbilag der er tilknyttet den markerede modtagelse. Kun tilgængelig, når modtagelsen har et tilknyttet lagerbilag.
Tilføj indkøbsordre: Åbner en dialog til valg af yderligere indkøbsordre, som tilføjes til den aktuelle modtagelse. Kun aktiv for modtagelser der kan redigeres (Kladde eller Behandlet).
Tilføj til lager: Gemmer og registrerer modtagelsen på lager. Aktiv under samme betingelser som i listevisningen.
Tilføj til lager og luk: Gemmer, registrerer på lager og lukker editoren i samme handling.
Fjern fra lager: Fjerner lagerregistreringen. Aktiv for modtagelser i tilstanden På lager uden faktura.
Opret købsfaktura: Opretter en ny købsfaktura direkte fra editoren. Aktiv for modtagelser i tilstanden På lager, der ikke er fuldt faktureret.
Annullér: Annullerer modtagelsen fra editoren. Aktiv kun for modtagelser i tilstanden Kladde.
Flyt til kladde: Flytter en Behandlet modtagelse tilbage til kladde. Aktiv kun for tilstanden Behandlet.
Afslut uden faktura: Markerer modtagelsen som fuldt faktureret uden egentlig faktura. Aktiv for modtagelser i tilstanden På lager, der ikke er fuldt faktureret.
Vis bilag: Åbner bilagssammendraget for det tilknyttede lagerbilag. Aktiv når modtagelsen har et lagerbilagsnummer.
Vis faktura: Åbner en liste over købsfakturaer der er oprettet på baggrund af denne modtagelse. Vises for gemte modtagelser, når du har rettigheder til at se købsfakturaer.
Ret op på faktura tilstand: Reparerer en fejlagtig faktureringsstatus på modtagelsen. Vises kun for administratorer og kun på gemte modtagelser.
Gem / Gem og luk: Standardknapper til at gemme modtagelsen. Gem beholder editoren åben; Gem og luk lukker editoren efter gem.
1. Varer ankommer fra leverandøren. Opret en modtagelse baseret på den relevante indkøbsordre.
2. Kontrollér de modtagne mængder. Brug Udfyld antal til at sætte restantal på alle linjer, eller indtast antal manuelt pr. linje.
3. Justér priser og lagerplaceringer efter behov.
4. Registrér modtagelsen på lager ved at trykke Tilføj til lager (eller Tilføj til lager og luk).
5. Opret en tilhørende købsfaktura ved at trykke Opret købsfaktura, eller markér modtagelsen som afsluttet med Afslut uden faktura.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.
Vil du vide mere?
Du kan tilpasse, hvordan dette område fungerer, under indstillingerne:
Indstillinger for modtagelser
Gennemgang af de indstillinger i Shop Manager der styrer adfærden på modtagelsesskærmen i Financial, herunder automatisk tilføjelse til lager ved gem.
