Kontaktpersoner i Sapera er personer, der er tilknyttet en bestemt kunde og fungerer som kontaktled til virksomheden. Formålet er at samle al relevant information om de personer, der håndterer dialogen, beslutninger eller ordrer på vegne af kunden, ét sted.
En kontaktperson kan være alt fra en indkøbsansvarlig eller regnskabsmedarbejder til en salgschef eller tekniker. Når kontaktpersoner er oprettet korrekt, er det nemt at finde de rette oplysninger ved kommunikation, udsendelse af fakturaer, SMS-beskeder og ordrebekræftelser.
En kunde kan have én eller flere kontaktpersoner, og til hver kontaktperson kan der knyttes kommunikationsformer, titler og funktioner.
Kontaktpersoner findes i Shop Manager under Aktørbibliotek. Navigationsvej: Shop Manager → Aktørbibliotek → Kontaktpersoner.
Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.
Når du åbner Kontaktpersoner, vises en liste over alle kontaktpersoner i systemet. Listen viser som standard kun aktive kontaktpersoner.
Listen indeholder følgende kolonner. Kolonner markeret som skjulte vises ikke som standard, men kan aktiveres via kolonnevalg.
Id: Systemets interne id for kontaktpersonen. Skjult som standard.
Navn: Kontaktpersonens identifikationsværdi baseret på opsætningens layout, typisk for- og efternavn.
Tilstand: Viser om kontaktpersonen er Aktiv, Arkiveret eller Slettet.
Aktiveret: Viser om kontaktpersonen er Aktiveret eller Deaktiveret. Kolonnen er kun synlig, hvis aktivering er konfigureret for rollen.
Oprettet af: Brugeren der oprettede kontaktpersonen. Skjult som standard.
Oprettet d.: Dato for oprettelse. Skjult som standard.
Opdateret af: Brugeren der senest rettede kontaktpersonen. Skjult som standard.
Opdateret d.: Dato for seneste rettelse. Skjult som standard.
Afhængigt af opsætningen kan yderligere kolonner baseret på layoutfelter og brugerdefinerede felter (EAV) vises i listen.
Øverst til højre i værktøjslinjen er der et søgefelt. Indtast et søgeord for at filtrere listen på tværs af kontaktpersonernes identifikationsfelter. Se Sådan søger du i lister for mere om søgning og filtrering.
Kolonnerne Tilstand og Aktiveret har kolonnefiltre, der giver mulighed for at afgrænse listen til bestemte værdier. Klik på filterikonet i kolonneoverskriften for at åbne filteret. Tilstand-filteret har som standard valgt "Aktiv". Aktiveret-filteret har som standard valgt "Aktiveret" og "Ikke understøttet".
Visse layoutbaserede kolonner understøtter yderligere filtrering, eksempelvis på fornavn, efternavn, adresse, telefon og e-mail.
Klik på opdateringsknappen i værktøjslinjen for at genindlæse listen med aktuelle data.
Klik på "+" knappen øverst til højre i værktøjslinjen for at oprette en ny kontaktperson. Hvis der er konfigureret mulighed for at oprette kontaktpersoner med flere roller, åbnes en dropdown-menu, hvor du vælger hvilken rolle den nye kontaktperson skal oprettes med.
Editkortet åbnes, og du kan udfylde de relevante felter. Afslut med "Gem og luk" for at gemme og vende tilbage til listen. Brug "Gem og fortsæt" for at gemme og forblive i editkortet, eksempelvis for at tilknytte relaterede aktører umiddelbart efter oprettelse.
Markér en kontaktperson i listen og klik på redigeringsknappen (blyant-ikon) i værktøjslinjen, eller dobbeltklik på rækken, for at åbne editkortet.
Arkiverede kontaktpersoner kan ikke redigeres. Deaktiverede kontaktpersoner kan heller ikke redigeres; systemet viser i stedet en advarsel om, at aktøren er deaktiveret på det aktuelle opdelingsniveau.
Hvis en kontaktperson er deaktiveret på det aktuelle opdelingsniveau, vises et advarselspanel øverst i editkortet med meddelelsen "Kunde er deaktiveret på aktuel org. enhed". Gem-knapper er ikke tilgængelige i denne tilstand.
Editkortet er opdelt i layoutgrupper og faner. Indholdet af den øverste del af editkortet (felter i layoutgrupper) afhænger af opsætningens layout for kontaktperson-rollen. Nedenfor er de faner, der kan optræde i bunden af editkortet.
Afhængigt af opsætningen vises en eller flere faner i bunden af editkortet med relaterede aktører, eksempelvis en "Kunde"-fane, der viser tilknyttede kunder. Disse faner giver mulighed for at oprette og administrere relationer til andre aktører direkte fra kontaktpersonkortet.
Fanen "Aktør info" viser skrivebeskyttet metadata om kontaktpersonen.
Id: Systemets interne id for kontaktpersonen.
Oprettet af: Brugernavn på den bruger, der oprettede posten.
Oprettet d.: Dato og tidspunkt for oprettelse.
Opdateret af: Brugernavn på den bruger, der senest rettede posten.
Opdateret d.: Dato og tidspunkt for seneste rettelse.
Felterne i editkortet afhænger af opsætningens layout for kontaktperson-rollen. Nedenstående felter er de typisk tilgængelige felter. Felter markeret som "hvis konfigureret" vises kun, hvis de er aktiveret i opsætningen.
Fornavn: Kontaktpersonens fornavn. Normalt påkrævet felt.
Efternavn: Kontaktpersonens efternavn. Normalt påkrævet felt.
Mellemnavn: Kontaktpersonens mellemnavn. Vises kun, hvis konfigureret.
Fødselsdato: Kontaktpersonens fødselsdato. Vises kun, hvis konfigureret.
Initialer: Kontaktpersonens initialer. Vises kun, hvis konfigureret.
Tiltaleform: Tiltaleform der anvendes i kommunikation (fx Hr., Fru). Vises kun, hvis konfigureret.
Efternavnspræfiks: Præfiks til efternavn (fx von, de). Vises kun, hvis konfigureret.
Stilling: Kontaktpersonens stilling i virksomheden. Vises kun, hvis konfigureret.
Titel: Formel titel (fx Dr., Direktør). Vises kun, hvis konfigureret.
Adresser: Et eller flere adressekort med adresselinje, postnummer, by og land. Hvert adressekort har en type-dropdown med mulighederne Firma, Kontakt, Hjem, Levering og Anden. Klik på "Ret" for at redigere en adresse, "Slet" for at fjerne den, og "Ryd" for at nulstille feltet.
Telefoner: Et eller flere telefonnumre. Hvert telefonnummer har en type-dropdown med mulighederne SMS (mobil), Kontor, Hjem og Telefax. Telefonnumre valideres mod gyldigt format.
E-mails: En eller flere e-mailadresser. Hver e-mailadresse har en type-dropdown, eksempelvis Faktura. Afhængigt af opsætningen kan bestemte e-mailtyper være påkrævede.
Hjemmesider: En eller flere webadresser. Hver webadresse har en type-dropdown med mulighederne Primær og Sekundær.
Grupper/Medlemskab: Tilknytning til grupper i aktørbiblioteket. Vises kun, hvis konfigureret. Klik på feltet for at åbne en dialog, hvor du søger og vælger grupper.
Relaterede aktører: Tilknytning til relaterede aktører, eksempelvis hvilken kunde kontaktpersonen er tilknyttet. Kan være et enkelt felt med valg af én aktør, eller et felt med mulighed for valg af flere aktører. Klik på søgeknappen for at åbne aktørvalg-dialogen.
Avatar/Billede: Billede eller avatar for kontaktpersonen. Vises kun, hvis konfigureret.
Brugerkonto: Tilknytning til en brugerkonto i Sapera. Vises kun, hvis konfigureret.
Brugerdefinerede felter: Afhængigt af opsætningen kan der vises yderligere felter, der er specifikke for den pågældende rolle (EAV-felter). Disse felter kan have forskellig type (tekst, tal, dato, liste mv.).
Markér en kontaktperson i listen for at aktivere handlingsknapperne i værktøjslinjen.
Redigér: Åbner editkortet for den valgte kontaktperson. Knappen er deaktiveret, hvis den valgte kontaktperson er arkiveret.
Slet: Sletter den valgte kontaktperson permanent. Systemet kontrollerer, om kontaktpersonen er i brug, inden sletning. Hvis kontaktpersonen ikke kan slettes, fordi den bruges andetsteds, vises en fejlmeddelelse med en liste over anvendelserne. Er der advarselsbaserede anvendelser (som ikke forhindrer sletning), vises disse i bekræftelsesdialogen. Sletning er irreversibel, medmindre en administrator fortryder sletningen via Mere-menuen.
Ændringslog: Viser en historik over alle ændringer foretaget på den valgte kontaktperson. Knappen (ur-ikon) er aktiv, når en kontaktperson er valgt.
Eksport som rapport: Eksporterer den aktuelle liste som en rapport. Knappen er synlig, når der ikke er markerede rækker og en rapportskabelon er tilgængelig for rollen.
Afkryds en eller flere rækker i listen ved at bruge afkrydsningsfeltet i første kolonne. Brug "Markér alle" knappen i den venstre del af værktøjslinjen for at markere alle rækker i listen på én gang. Brug samme knap igen for at afmarkere alle.
Når der er markerede rækker, aktiveres nedenstående masseoperationer i den venstre del af værktøjslinjen. Alle masseoperationer viser en bekræftelsesdialog med antallet af berørte kontaktpersoner, inden handlingen udføres.
Arkivér: Arkiverer alle markerede kontaktpersoner. Arkiverede kontaktpersoner kan ikke redigeres, men kan fjernes fra arkivet igen.
Fjern arkivering: Fjerner arkiveringen fra alle markerede kontaktpersoner og genstiller dem til Aktiv tilstand.
Aktiver: Aktiverer alle markerede deaktiverede kontaktpersoner. Vises kun, hvis aktivering er konfigureret for rollen.
Aktiver med samtykke: Aktiverer alle markerede kontaktpersoner og registrerer, at samtykke er modtaget. Vises kun, hvis aktivering er konfigureret for rollen.
Deaktivér: Deaktiverer alle markerede aktive kontaktpersoner. Vises kun, hvis aktivering er konfigureret for rollen.
Eksport af markerede som rapport: Når rækker er markerede og en rapportskabelon er tilgængelig, kan de markerede kontaktpersoner eksporteres som rapport. Maksimalt 1.000 kontaktpersoner kan eksporteres ad gangen.
Mere-menuen (tre prikker) indeholder yderligere handlinger, der ikke altid er relevante.
Fortryd sletning: Gendanner en slettet kontaktperson. Denne funktion er kun tilgængelig for administratorer. Kontaktpersonen skal være markeret som Slettet i listen (kræver at Slettet er aktiveret i Tilstand-filteret).
Opsætnings-dialogen for Kontaktpersoner giver mulighed for at konfigurere, hvilket opdelingsniveau (org. enhed) der er aktivt for kontaktpersoner i den aktuelle session.
Dialogen tilgås via indstillingsknappen i editkortet for en kontaktperson. Her vælges det relevante opdelingsniveau fra en dropdown-liste over tilgængelige niveauer.
Opsætningen gemmes ved at klikke på "Anvend". Ændringen påvirker, hvilket datasæt der vises og redigeres i kontaktpersoner-skærmen.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.
Vil du vide mere?
Læs mere i disse relaterede artikler:
Org. enheder
Lær at navigere listeskærmen for organisatoriske enheder i Shop Manager: opret, rediger og slet poster, brug bulk-handlinger som Arkivér og Sæt som standard, og udfyld alle centrale felter korrekt.
