Købsfakturaer i Sapera er det centrale sted for at modtage, registrere og bogføre leverandørfakturaer. Her kan du oprette fakturaer manuelt eller basere dem på eksisterende indkøbsordrer og indkøbsmodtagelser. En faktura gennemgår et tilstandsforløb fra kladde til bogføring og eventuel betaling, og skærmen samler alle nødvendige handlinger: behandling, bogføring, kreditering, udligning og dannelse af udgående betalinger.
1. Åbn app'en Shop Manager.
2. Vælg menupunktet Indkøb.
3. Klik på Købsfakturaer.
Du er nu i oversigten over alle købsfakturaer. Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.
Listevisningen viser en pagineret oversigt over alle købsfakturaer med mulighed for sortering, filtrering og avanceret søgning.
Klik på søgefeltet i øverste højre hjørne for at søge. Vil du kun søge på selve fakturanummeret, kan du sætte et + foran søgeteksten (eksempel: "+1042"). Så søges der udelukkende i nummerfeltet i stedet for på tværs af alle kolonner. Det er et delvist match, så "+104" også finder fakturanumre, der indeholder 104. Kolonnerne understøtter individuelle kolonnefiltre for dato, leverandør, tilstand, beløb og mere. Klik på kolonnehovedet for at sortere. Se også Sådan søger du i lister for mere om søgning og filtrering.
Kolonnerne kan vises og skjules via kolonnemenuen (tandhjulsikonet i griddet). De centrale kolonner er:
Fakturadato: Den dato, leverandøren har angivet på fakturaen.
Betalingsdato: Den dato, betalingen forfalder.
Fakturanr.: Det interne Sapera-nummer på fakturaen, automatisk tildelt ved oprettelse.
Leverandør: Leverandørens navn.
Leverandør fakturanummer: Leverandørens eget fakturanummer, brugt til reference og afstemning.
Org. enhed: Den organisationsenhed fakturaen tilhører.
Tilstand: Fakturaens aktuelle tilstand (se afsnittet om tilstande). Kolonnen kan også vise "Klar til betaling" og "Fjernet fra udg. betaling" som supplerende statusinformationer.
Restbeløb: Det udestående beløb der endnu ikke er betalt.
Emne: Et kort beskrivende felt for fakturaen.
Dato (oprettelsesdato/-tidspunkt): Tidspunktet for oprettelse.
Oprettet af: Brugeren der oprettede fakturaen.
Total: Fakturans samlede beløb inkl. eventuelle tillæg og rabatter.
Forventet bruttobeløb: Det beløb, der forventes at stå på leverandørens faktura (kan afvige fra beregnet total).
Betalingstype: Den valgte betalingsmetode, fx bankkonto, FIK eller kontant.
Har vedhæftninger: Viser om fakturaen har vedhæftede bilag (skjult som standard; kan aktiveres via kolonnemenuen).
Anden betaler: En eventuel alternativ betaler (skjult som standard).
Tillæg/rabat 1–3: Dynamiske beløbskolonner for fakturaspecifikke tillæg og rabatter (skjulte som standard, dynamiske captions fra indstillinger).
Rækker vist med gult baggrund indikerer kreditnotaer. Rækker vist med rødt baggrund indikerer bogføringsfejl.
Opret (blåt + ikon): Åbner oprettelsesdialogen (se afsnittet om oprettelse nedenfor).
Rediger (blyant-ikon): Åbner den markerede faktura i dokument-editoren. Aktiv, når en faktura er valgt.
Rapporteksport: Eksporterer den valgte faktura til PDF, Excel eller andet rapportformat. Aktiv, når en faktura er valgt.
Opdater: Genindlæser listen.
Vælg alle: Markerer eller fjerner markering for alle fakturaer på den aktuelle side. Bruges til massehandlinger som Bogfør og Dan udbetaling.
Behandl: Sender den valgte faktura fra tilstanden Kladde til Behandlet. Aktiv, når den valgte faktura kan behandles.
Bogfør: Bogfører den valgte faktura (eller alle markerede fakturaer, hvis der er afkrydsede rækker). Aktiv, når fakturaen er i en bogføringsklar tilstand, eller når der er markerede fakturaer.
Om-bogfør: Genbogfører en allerede bogført faktura. Kræver særlig rettighed i Sapera og er kun aktiv, når betingelserne er opfyldt.
Annullér: Annullerer den valgte faktura. Aktiv, når fakturaen befinder sig i en annullerbar tilstand.
Flyt til kladde: Sender fakturaen tilbage til kladdetilstand. Aktiv, når fakturaen befinder sig i en tilstand, der tillader det.
Kreditér: Opretter en ny kreditnota baseret på den valgte bogførte faktura. Aktiv, når præcis én faktura er valgt og kan krediteres.
Dan udbetaling: Genererer en udgående betaling for de markerede (eller valgte) fakturaer. Aktiv, når mindst én faktura er markeret eller valgt.
Udlign: Åbner udligningsdialogen for bogførte finansposteringer tilknyttet den valgte faktura. Aktiv, når fakturaen er bogført og kan udlignes.
Mere-menuen (tre-punkts-ikon) rummer yderligere handlinger:
Automatisk bestilling: Åbner en dialog til automatisk genbestilling af varer baseret på beholdningsstatus.
Vis bilag: Åbner bilagsresumé-popup for den valgte bogførte faktura, med detaljer om bogføring og eventuelle afvigelser. Aktiv, når fakturaen har et regnskabs- eller lagerbilag.
Fjern fra udg. betaling: Markerer fakturaen som ekskluderet fra betalingskørsler. Aktiv, når fakturaen ikke allerede er fjernet.
Tillad som udg. betaling: Ophæver ovenstående spærring. Aktiv, når fakturaen er fjernet fra udgående betalinger.
Gennemse bogførte beløb: Åbner en dialog til gennemgang af bogførte beløb for indtastede fakturanumre. Kun synlig for administratorer.
Klik på det blå +-ikon i øverste højre hjørne for at starte oprettelsen. En dialog åbnes med tre valgmuligheder:
1. Fra indkøbsordre: Vælg en eksisterende åben indkøbsordre i listen. Fakturaen oprettes med ordrelinjer som udgangspunkt.
2. Fra modtagelse: Vælg en eksisterende indkøbsmodtagelse. Fakturaen oprettes ud fra de modtagne varer.
3. Opret ny: Opret en helt tom faktura uden forudgående ordrer eller modtagelser.
I dialogen for "Fra indkøbsordre" og "Fra modtagelse" vises et søgbart grid med leverandør, reference, restbeløb og total. Dobbeltklik på en række for hurtig valg. Klik OK for at oprette fakturaen.
Fakturaen åbnes herefter i dokument-editoren, klar til redigering.
Dokument-editoren vises, når du åbner eller opretter en faktura. Den består af en headersektion med fakturaens stamdata, et linjegrid i fanen Linjer, og fanerne Vedhæftninger og Leverandørhistorik.
Øverst i editoren er en toolbar med de tilgængelige handlinger for den aktuelle faktura:
Tilføj modtagelse: Tilknytter en eksisterende indkøbsmodtagelse til fakturaen. Aktiv, når fakturaen er i kladdetilstand og understøtter modtagelsesbaserede linjer.
Tilføj indkøbsordre: Tilknytter en eksisterende indkøbsordre til fakturaen. Aktiv, når fakturaen er i kladdetilstand.
Flyt til kladde: Sender fakturaen tilbage til kladdetilstand. Aktiv, når tilstanden tillader det.
Behandl: Behandler fakturaen (Kladde → Behandlet). Aktiv, når fakturaen kan behandles.
Bogfør: Bogfører fakturaen. Aktiv, når fakturaen er i en bogføringsklar tilstand.
Kreditér: Opretter en kreditnota fra den bogførte faktura. Aktiv, når fakturaen er bogført og kan krediteres.
Vis bilag: Åbner bilagsresumé-popup med oversigt over bogføring, afvigelser og mulighed for om-bogføring. Aktiv, når der er et bogføringsbilag.
Udlign: Åbner udligningsdialogen for bogførte finansposteringer. Aktiv, når fakturaen er bogført.
Rapporteksport: Eksporterer fakturaen til rapport (PDF, Excel mv.). Aktiv, når fakturaen er gemt.
Vis kreditnota: Åbner en liste over kreditnotaer oprettet fra denne faktura.
Om-bogfør: Genbogfører en bogført faktura. Skjult, hvis brugeren ikke har rettighed hertil.
Bogfør — forsøg igen: Forsøger bogføringen igen efter en fejl. Vises kun, når der er registreret en bogføringsfejl og fakturaen endnu ikke har et bilagsnummer.
Gennemse bogførte beløb: Åbner en detaljeret oversigt over de bogførte beløb. Aktiv, når fakturaen har et regnskabsbilag.
Knyt til salgsordre: Knytter fakturalinjerne til en eksisterende eller ny salgsordre. Aktiv, når fakturaen er bogført.
Vis PDF (afkrydsningsfelt): Slår PDF-visning til eller fra. Når aktiveret, vises fakturaens første vedhæftede PDF-fil side om side med editoren. Aktiv, når der er en vedhæftet PDF.
Fakturanr.: Det interne Sapera-nummer, der tildeles automatisk ved oprettelse. Feltet er skrivebeskyttet.
Org. enhed: Den organisationsenhed fakturaen tilhører. Påkrævet.
Tilstand: Fakturaens aktuelle tilstand i arbejdsgangen. Skrivebeskyttet — ændres via toolbar-handlingerne.
Leverandør: Leverandøren fakturaen er udstedt af. Påkrævet. Kan kun ændres, hvis fakturaen ikke har linjer med tilknyttede indkøbsordrer. Tilhørende kontaktoplysninger (adresse, e-mail, telefon) udfyldes automatisk, men kan justeres.
Leverandør fakturanummer: Leverandørens eget fakturanummer, brugt til ekstern reference og dobbelt-check mod allerede registrerede fakturaer.
Fakturadato: Datoen angivet på leverandørens faktura. Påkrævet. Feltet markeres visuelt, hvis datoen falder uden for den tilladte bogføringsperiode — se tooltip for forklaring.
Leveringsdato: Den dato varerne eller ydelserne er leveret. Kan muligvis låses via indstillinger.
Emne: Et kort beskrivende emnefelt.
Adresse: Leverandørens adresse. Udfyldes automatisk fra leverandørens stamdata, men kan tilpasses.
E-mail: Leverandørens e-mailadresse til kommunikation om fakturaen.
Telefon: Leverandørens telefonnummer.
Anden betaler: En alternativ betaler for fakturaen, fx hvis betalingen foretages via en modervirksomhed eller et betalingsfællesskab.
Rabatdato: Den dato, inden for hvilken eventuelle kontantrabatter fra leverandøren kan udnyttes.
Valuta: Den valuta fakturaen er udstedt i. Som standard virksomhedens basisvaluta. Vises et info-ikon, er der tale om fremmed valuta — hold musen over for at se aktuel valutakurs.
Betalingsdato: Forfaldsdatoen for betalingen. Beregnes automatisk ud fra leverandørens betalingsbetingelser, men kan tilpasses manuelt.
Betalingstype: Den valgte betalingsmetode. Valgmuligheder er: Ingen, Bankkonto, FIK, Kontant, Manuel bankoverførsel.
FIK-betalingslinje: Vises kun, når betalingstypen er sat til FIK. Her indtastes FIK-betalingslinjen fra leverandørens faktura.
Bankregistreringsnummer: Vises kun, når betalingstypen er Bankkonto. Fire cifre (reg. nummer). Påkrævet ved bankbetaling.
Kontonummer: Vises kun, når betalingstypen er Bankkonto. 7–15 cifre.
Note: Et fritekstfelt til kommentarer og tilføjende oplysninger. Understøtter formateret tekst via en indbygget teksteditor.
Fanen Linjer viser de fakturalinjer, der udgør fakturans indhold. Griddets kolonner kan vises og skjules via kolonnemenuen. Brug Tab til at navigere mellem celler og redigere direkte.
Varenummer: Sapera-varenummeret (identifier). Klik for at vælge en vare fra kataloget.
Navn: Varens navn.
Konto: Finanskontoen for linjen, hvis der benyttes finanskontostyring per linje.
Leveret: Antal enheder allerede leveret (fra tilknyttede modtagelser). Skrivebeskyttet.
Kolli: Pakke- eller leveringsstørrelse.
Antal: Det antal enheder der faktureres for. Påkrævet.
Pris: Enhedsprisen i fakturans valuta.
Rabat: Det samlede manuelle rabatbeløb i valuta (Totalrabat).
Rabatpris: Den beregnede nettopris efter rabat.
Rabat %: Rabatprocenten.
Prisrabat: Et manuelt rabatbeløb angivet direkte som kronebeløb.
Total: Linjens samlede beløb eksklusive moms i fakturans valuta.
Moms %: Den gældende momssats for linjen.
Momsbeløb: Det beregnede momsbeløb for linjen.
Total inkl. moms: Linjens samlede beløb inklusive moms.
Salgspris ekskl. moms: Den foreslåede salgspris til kunden uden moms. Kan redigeres.
Salgspris inkl. moms: Den foreslåede salgspris til kunden inkl. moms. Kan redigeres.
Salgspristype: Den pristype, der benyttes til salgsprisen (skjult som standard).
DB: Dækningsbidrag (skjult som standard).
DG: Dækningsgrad i procent (skjult som standard).
Avance %: Avanceprocenten (skjult som standard).
Leveringsdato: En linjespecifik leveringsdato.
Ordre: Link til den tilknyttede indkøbsordre, hvis linjen stammer fra en ordre.
Modtagelse: Link til den tilknyttede indkøbsmodtagelse, hvis linjen er baseret på en modtagelse.
Bestilt på andre: Antal enheder reserveret på andre ordrer.
Reserveret: Antal enheder reserveret til eksisterende salgsordrer.
Lokation: Den lagerplacering varerne modtages til.
Tilgængelighed: Aktuelt disponibelt antal på lageret.
Produktlokationer: Oversigt over lagerplaceringer for produktet.
Leverandørvarenummer: Leverandørens eget varenummer (skjult som standard).
Er valuta primær: Viser om valuta er primær i beregningen (skjult som standard).
Øverst i linjegriddet kan der vises op til tre dynamiske tillæg/rabat-felter med konfigurerede captions.
Forventet bruttobeløb: Et inputfelt til det beløb, der forventes at stå på leverandørens faktura. Bruges til afstemning og justering af linjer.
Match mod indkøbsordre: Åbner en dialog til matching af fakturalinjer mod åbne linjer i indkøbsordrer. Nyttigt ved manuelle fakturaer uden direkte ordrereference.
Vis instanskladder: Viser serienummerkladder for den valgte serienummervare. Synlig, når den valgte vare er en serienummervare med instanskladder.
Vælg instans: Lader dig vælge en specifik serienummerinstans til fakturalinjen. Synlig for serienummervarer.
Tilføj til lager: Tilføjer den valgte linje til lageret straks, uden at afvente bogføring af fakturaen. Nyttigt ved forhåndsmodtagelse.
Tilføj alle til lager: Tilføjer alle fakturalinjer til lageret på én gang.
Skift lokation: Ændrer lagerplaceringen for den valgte linje.
Brugerdefineret moms: Åbner mulighed for at angive en specifik momstype for linjen.
Omkostning: Tilknytter en omkostningsinstans til linjen.
Kreditér: Opretter en kredit på den valgte linje.
Uden moms: Til/fra-knap der markerer linjen som momsfri.
Tilføj alle til etiketkladde: Tilføjer alle varer til en etiketkladde (til efterfølgende udskrivning af prisskilt/stregkode).
Tilføj til etiketkladde: Tilføjer den valgte vare til en etiketkladde.
Udskriv alle etiketter: Udskriver etiketter for alle fakturalinjer direkte.
Udfyld forventet bruttobeløb: Kopierer automatisk den beregnede total til feltet "Forventet bruttobeløb".
Juster linjer/rabat til forventet beløb: Justerer linjernes rabatter, så den beregnede total matcher det angivne forventede bruttobeløb.
Flyt linje op/ned: Ændrer rækkefølgen af linjer i griddet.
Tilføj linje (+): Tilføjer en ny tom linje nederst i griddet.
Slet linje (−): Sletter den valgte linje.
Under linjegriddet vises en opsummeringsbundlinje med:
Total ekskl. moms: Det samlede fakturabeløb uden moms.
Total (inkl. tillæg/rabat): Det endelige fakturabeløb efter eventuelle tillæg og rabatter, i fakturans valuta.
Forventet bruttobeløb: Det indtastede forventede bruttotal til sammenligning.
Linjer: Antallet af fakturalinjer.
Oprettet af: Brugeren der oprettede fakturaen.
Oprettelsesdato: Tidspunktet for oprettelsen.
Fanen Vedhæftninger viser bilag knyttet til fakturaen, typisk leverandørens PDF-faktura. Her kan du:
Upload nye filer ved at klikke Tilføj eller ved at trække og slippe filer direkte over editoren (drag-and-drop).
Download et bilag ved at markere det og klikke Download.
Slette et bilag ved at markere det og klikke Slet.
Opdatere listen med Opdater.
Fanen viser et tal-badge, hvis der er vedhæftninger. Hvis du har slået Vis PDF til i toolbar, vises det første vedhæftede PDF-bilag side om side med editoren.
Fanen Leverandørhistorik (kaldet "Leverandørlager-poster" i systemet) viser lagerindgange og historiske transaktioner relateret til den valgte leverandør. Det giver et overblik over tidligere leverancer og lagerregistreringer fra den samme leverandør. Fanen vises med et tal-badge, hvis der er indhold.
En kaufsfaktura bevæger sig gennem følgende tilstande:
Kladde: Fakturaen er under oprettelse og kan redigeres frit. Tilgængelige handlinger: Behandl, Bogfør, Annullér.
Behandlet: Fakturaen er gennemgået og klar til bogføring. Tilgængelige handlinger: Bogfør, Flyt til kladde, Annullér.
Bogføres: Bogføringen er igangsat og afventer færdiggørelse. Mellemtilstand.
Bogført: Fakturaen er bogført i regnskabet. Tilgængelige handlinger: Kreditér, Udlign, Dan udbetaling, Vis bilag, Om-bogfør (kræver særlig rettighed), Knyt til salgsordre. Fakturaen kan ikke redigeres, men betalingsfelter kan stadig opdateres.
Ikke udlignet: Fakturaen er bogført, men betalingen er endnu ikke udlignet i regnskabet.
Betalt: Fakturaen er fuldt betalt og udlignet.
Annulleret: Fakturaen er annulleret og kan ikke genåbnes.
Indgående EAN: Fakturaen er modtaget via elektronisk fakturering (EAN/OIOUBL).
Ud over tilstanden kan en faktura have yderligere statusbeskrivelser i listen: Klar til betaling (fakturaen er bogført og klar til at indgå i en udgående betalingskørsel) og Fjernet fra udg. betaling (fakturaen er manuelt ekskluderet fra betalingskørsler).
Handlingen "Gennemse bogførte beløb" (tilgængelig fra Mere-menuen i listen eller direkte i editoren) åbner et bilagsresumé-popup. Her kan du se en detaljeret opgørelse over de beløb, der er bogført i regnskabet, sammenligne med fakturaens beløb og identificere eventuelle uoverensstemmelser. Fra popuppen kan du om-bogføre og åbne det tilknyttede regnskabsbilag.
Indkøb af serienummervare via salgsordre eller faktura
Automatisk aflæsning af leverandørfakturaer
Tastaturgenveje: Se alle tastaturgenveje for kaufsfakturaer i artiklen Hotkeys - Købsfaktura.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.
Vil du vide mere?
Du kan tilpasse, hvordan dette område fungerer, under indstillingerne:
Indstillinger for købsfakturaer
Gennemgang af alle indstillinger under Opsætning → Indstillinger → Financial → Purchase Invoice i Shop Manager. Indstillingerne styrer adfærden på købsfaktura-skærmen, herunder bogføring, lagerhåndtering, bilagskrav og beregning af betalingsdatoer.
