Indstillinger for købsfakturaer

Adgang til indstillingerne

Indstillingerne for købsfakturaer findes i Shop Manager under Opsætning → Indstillinger → Finans → Købsfaktura.

Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.

Indstillingerne på denne side styrer adfærden på selve købsfaktura-skærmen. Det vil sige, at ændringer her påvirker, hvad brugerne kan og ikke kan gøre, når de opretter, behandler og bogfører indgående fakturaer fra leverandører.

Visning og layout

Vis konto på linjer: Angiver om der skal vises en kontokolonne direkte på hver varelinje på købsfakturaen. Når indstillingen er slået til, kan brugeren tildele en finanskonto pr. linje allerede ved oprettelsen af fakturaen. Når den er slået fra, vises kontokolonnen ikke.

Behandling og bogføring

Spring behandlingstrin over ved bogføring: Normalt gennemgår en købsfaktura et "behandlet"-trin, inden den kan bogføres. Når denne indstilling er slået til, springes det trin over, og fakturaen kan bogføres direkte fra kladde-tilstand. Bruges typisk i arbejdsgange, hvor det manuelle behandlingstrin ikke er nødvendigt.

Opret ny faktura automatisk efter bogføring: Når indstillingen er slået til, åbnes der automatisk en ny, tom købsfaktura, så snart den aktuelle er bogført. Dette fremskynder arbejdsgangen for brugere, der løbende registrerer faktura efter faktura. Når den er slået fra, vender systemet blot tilbage til listen.

Kræv leverandørens fakturanummer: Når indstillingen er slået til, er feltet med leverandørens eget fakturanummer obligatorisk, og fakturaen kan ikke bogføres, før feltet er udfyldt. Når den er slået fra, er feltet valgfrit.

Tillad fakturadato i fremtiden: Angiver om det er tilladt at angive en fakturadato, der ligger efter dags dato. Når den er slået til, accepterer systemet fremtidige datoer uden fejlmelding. Når den er slået fra, afvises datoer, der er nyere end dags dato.

Vedhæftning ved bogføring: Styrer hvad der sker, hvis man forsøger at bogføre en købsfaktura uden et vedhæftet dokument, f.eks. en PDF af den indkomne faktura. Der er tre valgmuligheder:

Tillad (Allow): Bogføring kan gennemføres uden vedhæftning.

Afvis (Disallow): Bogføring er ikke mulig, medmindre mindst ét dokument er vedhæftet.

Vis advarsel: En advarsel vises, men brugeren kan stadig vælge at gennemføre bogføringen.

Lager

Spring lagerbogføring over: Når indstillingen er slået til, oprettes der ikke lagerposteringer, når fakturaen bogføres. Bruges typisk ved serviceydelser, digitale produkter eller i særlige scenarier, hvor lager håndteres separat. Når den er slået fra, bogføres lageret automatisk ved bogføring af fakturaen.

Forhindre manuel lagertilgang: Angiver om det er tilladt at tilføje varemængder til lageret direkte fra en købsfaktura uden at registrere en formel varemodtagelse. Når den er slået til, er manuel lagertilgang fra fakturaen ikke mulig. Når den er slået fra, kan brugeren tilføje til lager manuelt.

Tilføj til lager ved behandling: Når indstillingen er slået til, tilføjes varerne til lageret allerede i behandlingstrinnet, dvs. inden fakturaen er bogført. Bruges i automatiserede forløb, hvor lager skal opdateres tidligt i processen. Når den er slået fra, sker lagertilgangen først ved bogføring eller via en separat varemodtagelse.

Forhindre ændring af leveringsdato: Når indstillingen er slået til, er leveringsdatofeltet låst, og brugere kan ikke ændre det på en eksisterende faktura. Bruges til at sikre konsistens med bestillingerne. Når den er slået fra, kan leveringsdatoen redigeres frit.

Produktopdatering

Opdater standardkostpris automatisk: Når indstillingen er slået til, opdateres produktets standardkostpris automatisk med den indkøbspris, der er angivet på fakturalinjen, når fakturaen bogføres. Når den er slået fra, forbliver produktets kostpris uændret.

Opdater produkt ved ændringer på købsfakturaer: Styrer, om visningsnavn og kostpris er med, når Sapera ved gem spørger, om produktet skal opdateres ud fra ændringer, du har rettet manuelt på fakturalinjerne. Når den er slået til, viser dialogen Gennemfør ændringer ang. produktindstillinger også ændringer i visningsnavn og kostpris, og du vælger pr. linje, hvad der skal opdateres på produktet. Når den er slået fra, spørger Sapera kun om ændringer i salgspris. Ændringer overføres ikke automatisk – du bekræfter dem i dialogen. Linjer med serienummervarer indgår ikke i dialogen.

Godkendelse

Godkendelsesflow aktiveret: Slår det fulde godkendelsesflow for købsfakturaer til. Når indstillingen er slået til, skal købsfakturaer, der afviger fra købsordren i antal eller pris, godkendes af en godkender, før de kan bogføres. Der kommer en kolonne Godkendelse, knappen Anmod om godkendelse, fanen Godkendelser og menupunktet Godkendelser af købsfakturaer under Indkøb. Når den er slået fra (standard), vises intet af flowet, og bogføring kræver ingen godkendelse. Se Godkendelsesflow for købsfakturaer.

Pristolerance for godkendelse (beløb pr. enhed): Den største prisforskel pr. enhed mellem en fakturalinje og den tilhørende købsordrelinje, som Sapera accepterer uden at kræve godkendelse. Standardværdien er 5. Er forskellen større, kræver fakturaen godkendelse. Sæt værdien til 0 for at kræve godkendelse ved enhver prisforskel. Indstillingen bruges kun, når Godkendelsesflow aktiveret er slået til.

Bilagsnummer og betalingsdato

Bilagsnummer på kreditnota: Styrer hvilken bilagsnummerserie der anvendes, når en kreditnota oprettes på baggrund af en eksisterende faktura. Der er tre valgmuligheder:

Altid nyt: Der tildeles altid et nyt bilagsnummer til kreditnotaen.

Altid originalt: Kreditnotaen arver bilagsnummeret fra den originale faktura.

Spørg brugeren (Ask): Brugeren bliver spurgt, hver gang en kreditnota oprettes.

Beregning af betalingsdato: Angiver, hvordan systemet håndterer det tilfælde, at en beregnet betalingsdato falder på en weekend. Der er to valgmuligheder:

Standard (Default): Betalingsdatoen beregnes uden hensyn til ugedage; weekenddage er gyldige betalingsdatoer.

Spring weekend over: Hvis den beregnede dato falder på en lørdag eller søndag, rykkes betalingsdatoen automatisk frem til den efterfølgende mandag.

Afrunding

Afrundingsgrænse i øre: Angiver den maksimale afrundingsdifference i øre, som systemet automatisk accepterer, uden at brugeren skal foretage manuel korrektion. Standardværdien er 50 øre. Bruges til at undgå, at fakturaer afvises på grund af ubetydelige afrundingsforskelle fra leverandørens side. Eksempel: en indstilling på 5 øre betyder, at differencer på op til 5 øre ikke blokerer bogføringen.

---

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.

Valider dublet-leverandørreference (Validate duplicate supplier reference)

Styrer, hvad der sker, når en købsfakturas leverandørfakturanummer allerede findes på en anden faktura fra samme leverandør.

Tillad: Ingen kontrol.

Afvis: Bogføring blokeres.

Vis advarsel: En advarsel vises, men bogføring kan gennemføres.

Vil du vide mere?

Læs mere i disse relaterede artikler: