En posteringskladde bruges til at registrere økonomiske transaktioner, før de bogføres. Det er en slags “udkast”-område, hvor man kan indtaste, redigere og gennemgå transaktioner, inden de bliver en officiel del af virksomhedens regnskab. Her er nogle af de primære formål med at bruge en posteringskladde:
- Fejlkontrol: Det giver mulighed for at dobbelttjekke og rette eventuelle fejl i transaktionerne, før de bliver endeligt bogført.
- Fleksibilitet: Man kan tilføje, ændre eller slette transaktioner i kladden, indtil man er klar til at bogføre dem.
- Samarbejde: Flere personer kan arbejde i samme kladde, hvilket er nyttigt i større organisationer, hvor flere afdelinger eller personer er involveret i bogføringen.
- Tidsbesparelse: Man kan forberede en række transaktioner på én gang og derefter bogføre dem samlet, hvilket sparer tid.
- Overblik: Kladden giver et godt overblik over, hvilke transaktioner der er i vente, og hvilke der allerede er behandlet.
De fleste finansielle udskrifter i Sapera kan vælge at inkludere kladdeposteringer for at give et billede af, hvordan f.eks. balancen ville se ud, hvis kladden blev bogført. Det samme gælder for debitorsaldoudskrift m.m.
Systemgenererede posteringer #
Systemgenererede posteringer fra Sapera kan dog ikke ændres eller slettes (eksempler på systemgenererede posteringer er posteringer dannet fra salgsfaktura, købsfaktura og kasse-dagsafslutning). Hvis disse systemgenererede posteringer er fejlagtige på grund af forkert opsætning, kan man rette opsætningen og korrigere posteringerne ved manuelt at lave modposteringer, hvor man i beskrivelsen angiver årsagen til rettelsen.
Normalt vil posteringskladden, der benyttes af systemet, være sat til Autobogfør. Så posteringerne vil blive bogført i regnskabet. Dog især i forbindelse med opstart af nye kunder giver det mening at slå Autobogfør fra, så eventuelle fejlopsætninger kan rettes, og rettelsesposteringer kan tilføjes før selve bogføringen.
Systemgenererede posteringer vises med grå baggrund.
Bemærk: De kan aldrig rettes eller slettes. Bogførte inkl. manuelle posteringer kan naturligvis heller aldrig ændres.
Fra posteringsarkivet – kan en bilagsdialog åbnes. Herfra kan de bogførte postering tilbageføres – men aldrig ændres. Tilbageføring af posteringer danne modsat rettede posteringer i en posteringkladde.
Systemgenererede posteringer #
< Posteringskladder: Vend tilbage til oversigten over posteringskladder.
Indsæt: Indsæt tilføjer en linje under den valgte linje. Vis bilaget allerede stemmer / balancerer (sum af Debet og kredit er ens) får den nye linje et nyt Bilagsnummer (men kan dog ændres – hvis linjen faktisk skulle hører til samme bilag.
Ny: Ny tilføjer en linje som den sidste i kladden. Ny danner altid et nyt Bilagsnummer – uanset om bilaget for den aktuelle række ikke stemmer (ikke balancerer).
Slet: Sletter den aktuelle række – bemærk, systemgenererede posteringer kan ikke ændres eller slettes. Kun modposteres.
Valider: Åbner en dialog, der viser om alle bilag i kladden stemmer – og dermed kan bogføres. Hvis de ikke stemmer, viser dialogen en forklaring på, hvad der er galt eks. manglende Debitor på en debitorpostering, eller ikke-balancerende bilag.
Valider består af følgende tjek
- Tjek, at posteringen ikke er på 0 kr.
- Tjek, at summen for bilaget på tværs af de involverede konti er 0 for hver finansdato.
- Tjek, at valgt Aktør (Debitor / Kreditor) er korrekt i forhold til posteringstype.
- Tjek, at Aktør er udfyldt, hvis kontoen er stop til at kræve Aktør. Se ny / ret konto.
- Tjek, at hvis posteringen er en Debitor- eller kreditorpostering, så er den valgte konto faktisk en samlekonto. Dette udfyldes automatisk i det øjeblik Debitor eller Kreditor vælges, men det valideres også.
- Tjek at posteringen ikke er I en lukket periode.
- Tjek, at kontoen tillader manuelle posteringer. Se ny / ret konto.