Posteringskladde

Hvad er posteringskladder?

En posteringskladde bruges til at registrere økonomiske transaktioner, før de bogføres. Den fungerer som et kladdeområde, hvor man kan indtaste, gennemgå og redigere posteringer, inden de bliver en del af det officielle regnskab.

Bilag (fx fakturaer eller kvitteringer) kan vedhæftes direkte på en postering, så dokumentation altid følger transaktionen.

Formål med posteringskladder

• Fejlkontrol: Mulighed for at identificere og rette fejl før bogføring.

• Fleksibilitet: Posteringer kan tilføjes, redigeres eller slettes indtil bogføring.

• Samarbejde: Flere brugere kan arbejde i samme kladde samtidigt.

• Tidsbesparelse: Flere posteringer kan forberedes og bogføres samlet.

• Overblik: Indsigt i kommende og behandlede posteringer.

Mange udskrifter i Sapera, f.eks. balance og debitorsaldoudskrift, kan inkludere kladdeposteringer for at vise effekten af endnu ikke bogførte poster.

Systemgenererede posteringer

• Posteringer fra fx salgsfakturaer, købsfakturaer eller kasse-dagsafslutning kan ikke ændres eller slettes.

• Fejl i systemposteringer korrigeres via manuelle modposteringer.

• Bogførte posteringer kan aldrig ændres, men kan tilbageføres via posteringsarkivet.

Systemposteringer vises med grå baggrund.

Funktioner i posteringskladder

• Tilføj: Tilføj giver dig 2 muligheder:

  • Indsæt: Opretter en ny linje med det samme bilagsnummer, som den der er markeret.

  • Opret: Tilføjer ny linje nederst. Danner altid nyt bilagsnummer.

• Indbakke: Vælg hvilken indkommende e-mail som skal knyttes til det valgte bilag.

• Valider: Viser fejl i bilag og vurderer, om de kan bogføres.

• Bogfør posteringer: Validerer og bogfører hele kladden, hvis valid.

• Ryd kladde: Fjerner alle manuelle posteringer i kladden efter bekræftelse.

• + Bilag :

  • Vis: Åbner bilagsdialog.

  • Bogfør: Bogfører kun aktuelt bilag.

  • Ryd: Fjerner alle linjer i aktuelt bilag (med bekræftelse).

• Udskriv: Åbner udskriftsdialogen.

• Udlign: Kun aktiv ved debitor-/kreditorposteringer.

• Dan udbetaling: ???

Tastaturgenveje

Kolonner

Kolonner vises/fjernes via kvikfiltre.

• Bilagsnr: ID for bilaget.

• Type: Posteringstype (Finans, Debitor, Kreditor).

• Finansdato: Dato for posteringen.

• Vedhæftninger: Viser ikon, hvis bilag er vedhæftet.

• Finanskonto: Konto der posteres på – klik åbner kontoinfo og vejledning.

• Modkonto: Det andet ben i posteringen. Ikke påkrævet.

• Aktør: Kunde/leverandør ved debitor-/kreditorpostering.

• Debet / Kredit: Debet = positiv værdi, Kredit = negativ værdi.

• Beløb: Samlet beløb – positiv uden fortegn, negativ med minus.

• Valuta: Indtastet valuta – omregnes til DKK ved bogføring - de oprindelig beløb gemmes ligeledes.

Faktura: Opslag på eksisterende faktura – foreslår automatisk rettelser.

Dette felt fungerer som et opslag. Her kan du indtaste et eksisterende købsfakturanummer, leverandørfakturanummer eller fakturanummer. Sapera vil herefter antage, at det drejer sig om en betaling eller modtaget betaling af den pågældende faktura eller købsfaktura. En dialogboks viser, hvilke ændringer Sapera foreslår for den aktuelle postering

Valideringskontrol

Validerer pr. bilag (ikke pr. linje). Kontrollerer bl.a.:

• Om bilaget balancerer (sum = 0).

• Om aktør er angivet ved debitor-/kreditorpostering.

• Om kontoopsætning tillader postering.

• Om dato ligger i åben finansperiode.

Rettigheder vedrørende bogføring i lukkede perioder. Der er en rettighed, der kan konfigureres for at bestemme, om en bruger har tilladelse til at bogføre i lukkede perioder. Selv med denne rettighed vil der dog blive givet en advarsel, hvis man forsøger at bogføre i en lukket periode.

Bevægelseskontrol

Bevægelseskontrollen er placeret nederst i midten.

Den viser bevægelserne for hver kombination af konto og aktør (for debitor- og kreditorposteringer). Derudover vises primosaldoen – før kladdeposteringerne – samt ultimosaldoen, som er efter bogføring af denne kladde.

Øverst på skærmen findes en ‘Mere’-knap, der tilbyder flere muligheder, som påvirker denne kontrol.

Som standard vises kun de konti, der er konfigureret under "Ny/ret konto" til at vise bevægelser, men du kan vælge 'Vis alle konti', hvorved alle bevægelser fra kladden vil blive vist.

Viser:

• Bevægelse pr. konto og aktør

• Primosaldo og ultimosaldo

• Kun konti med "Vis bevægelser" vises som standard

• "Opdel pr. aktør" slår aktørspecifik visning til/fra

Når posteringer opdeles efter aktør, vises de faktiske posteringer med almindelig skrift – derudover fremgår også en linje for det samlede antal posteringer på kontoen uden aktør. Denne samlede postering markeres med grå tekst, da det ikke er en reel postering, men blot er inkluderet for at give et samlet overblik over bevægelserne på kontoen.

Vedhæftningskontrol

• Her kan du vedhæfte bilag som dokumentation.

• Drag-and-drop: Tryk på “ret” ikonet i den blå navigationsbar og tilføj et bilag.

• Vedhæftninger knyttes til hele bilaget (ikke de enkelte linjer).

• Muligheder: Slet vedhæftning, hent/download, eller filtrer i arkivet på bilag uden vedhæftning nederst i højre hjørne.

Bemærk: Posteringsarkivet kan filtrere på bilag, der mangler vedhæftninger.