Når du modtager en kreditnota fra en leverandør, afhænger den rigtige bogføring ikke af kreditnotaen i sig selv — men af årsagen til den. Stil derfor altid dette spørgsmål først:
Skal varerne ud af lageret, eller er det kun værdien/prisen, der ændrer sig?
Svaret afgør, hvordan du behandler kreditnotaen. Nedenfor gennemgår vi de tre typiske situationer og den anbefalede fremgangsmåde for hver.
Det er denne situation, den digitale indbakke med autoindlæsning er bygget til. Den danner automatisk en kreditnota på leverandøren med de oprindelige varelinjer, og resultatet er:
Varerne tages ud af lageret (antallet nedskrives).
Din gæld til leverandøren nedskrives tilsvarende.
Her skal du ikke gøre noget ekstra — den autoindlæste kreditnota er korrekt. Kontrollér blot, at antal og varer stemmer med det, leverandøren rent faktisk krediterer.
Hvis varerne bliver stående på lageret, og kreditnotaen kun dækker et afslag i prisen (fx en fejlleverance, du beholder, en mængderabat bagud eller en efterfølgende prisregulering), så må lagerantallet ikke ændres.
Den autoindlæste kreditnota vil i dette tilfælde trække varer ud af lageret, som stadig fysisk står på hylden. Det retter du sådan her:
Åbn den autoindlæste kreditnota.
Fjern varelinjerne.
Tilføj i stedet én finanslinje med kreditbeløbet på den relevante konto.
Hvilken konto skal finanslinjen på?
Står varerne stadig på lageret: brug lagerkontoen (status), så lagerets værdi nedskrives, og kostprisen på de varer, du har tilbage, bliver korrekt.
Er varerne reelt allerede solgt videre: brug vareforbrugskontoen (drift), så din vareomkostning reduceres.
Er du i tvivl om den konkrete konto i din kontoplan, så spørg din revisor.
Resultatet: din gæld til leverandøren nedskrives, og lagerantallet rører du ikke.
Den tredje situation er, når det er leverandøren, der skylder dig penge — typisk en garantisag, hvor du har haft en udgift, som leverandøren skal dække.
Det kan være fristende at oprette en salgsordre, så leverandøren faktureres, som var den en kunde. Vær her opmærksom på én vigtig ting:
Når beløbet bogføres som et tilgodehavende i kundekartoteket (debitor), kan det ikke udlignes mod leverandørens saldo i leverandørkartoteket (kreditor). De to saldi lever i hvert sit kartotek og modregner ikke hinanden — du ender med både en åben kundepost og en åben leverandørpost, der ikke lukker hinanden.
Anbefaling: Hold mellemværendet inde i leverandørforholdet, så det kan afstemmes ét sted:
Har du stadig ubetalte fakturaer til leverandøren: bogfør garantibeløbet som en kreditnota på leverandøren, så det modregnes direkte i det, du skylder.
Skylder du ikke noget lige nu: bogfør beløbet på leverandøren alligevel, så leverandørens saldo går i debet (leverandøren skylder dig). Når leverandøren betaler eller krediterer, afstemmer du i samme kartotek.
På den måde holdes hele mellemværendet samlet på leverandøren og kan afstemmes rent — uden at skulle flyttes frem og tilbage mellem kunde- og leverandørsiden.
Varer retur eller kasseret — varerne ud af lageret: brug den autoindlæste kreditnota, som den er.
Prisafslag, varerne beholdes — rør ikke lageret: fjern varelinjerne, og tilføj én finanslinje.
Leverandøren skylder dig (garanti) — rør ikke lageret: bogfør på leverandøren (kreditor), ikke som et salg til en kunde.
Tommelfingerregel: Forsvinder varerne fysisk? Ja → lad varelinjerne stå. Nej → erstat varelinjerne med en finanslinje, og hold leverandørmellemværender i leverandørkartoteket.
