Lejekontrakter i Sapera giver en struktureret løsning til administration og periodisk opkrævning af udlejning af varer, herunder serienummervarer. En lejekontrakt er en skabelon, der definerer udlejningens betingelser: hvilke produktinstanser der udlejes, hvor ofte der opkræves, om der oprettes fakturaer eller salgsordrer, og hvornår opkrævningen starter. Selve opkrævningen sker ved at "køre" kontrakten, hvorved Sapera automatisk opretter de relevante handelsdokumenter for de tilknyttede kunder.
Lejekontraktmodulet er en valgfri tilkøbsfunktion i Sapera. Kontakt salgsafdelingen for information om tilkøb.
En lejekontrakt (af typen Leje) er den centrale skabelon, der driver periodisk opkrævning. Den bruges direkte via funktionen "Kør", som åbner en dialog, hvor man vælger hvilke kontrakter og kundekontrakter der skal opkræves — Sapera opretter herefter salgsordrer eller fakturaer på de tilknyttede kunder.
De kunder, der er tilknyttet en lejekontrakt, oprettes som kundekontrakter (se artiklen om Kundekontrakter). Kundekontrakter refererer tilbage til lejekontrakten som skabelon. Oprettede salgsordrer og fakturaer fra kørsler vises i historik-popuppen og kan åbnes direkte derfra.
Lejekontrakter adskiller sig fra abonnementer ved, at de inkluderer et "Udlejes"-panel, hvor man angiver konkrete produktinstanser eller serienummervarer, der udlejes til kunderne.
Fra Shop Manager navigerer du til "Salg" og derefter "Lejekontrakter". Du er nu på oversigten over lejekontrakter.
Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.
Oversigten viser alle lejekontrakter i en tabel med filtrerbare kolonner. Du kan dobbeltklikke på en række for at åbne redigeringsskærmen for den valgte kontrakt.
Kolonnevalg er aktiveret, så du kan tilpasse hvilke kolonner der vises via kolonnevælgeren i gitterets øverste hjørne.
Systemnavn: Det interne navn på kontrakten, der bruges til identifikation i systemet. Systemnavnet kan ikke ændres efter oprettelse.
Visningsnavn: Det navn, der vises over for brugerne og på handelsdokumenter.
Periode: Opkrævningsfrekvensen for kontrakten. Mulige værdier: Daglig, Ugentlig, Hver anden uge, Månedlig, Hver anden måned, Kvartårlig, Halvårlig, Årlig.
Fakturametode: Angiver om kørslen opretter en Faktura eller en Salgsordre.
Start d.: Den dato kontrakten tager udgangspunkt i ved beregning af perioder.
Forventet næste kørsel: Systemets beregning af hvornår den næste opkrævning forventes, baseret på startdato, periode og seneste kørsel.
Seneste kørselsperiode: Det datointerval der er dækket af den seneste kørsel, altså hvilken periode der sidst er opkrævet for.
Dato: Tidspunktet hvor kontrakten blev oprettet, vist med dato og klokkeslæt.
Abonnement er sat på pause: Viser om kontrakten aktuelt er sat på pause, hvilket stopper fremtidige opkrævninger.
Slettet: Viser om kontrakten er markeret som slettet.
Integreret med Billwerk: Viser om kontrakten er integreret med Billwerk. Denne kolonne vises kun hvis Billwerk er konfigureret i systemet.
Opret (plus-ikon): Altid aktiv. Åbner redigeringsskærmen til oprettelse af en ny lejekontrakt.
Ret (blyant-ikon): Kræver at en kontrakt er valgt i listen. Åbner redigeringsskærmen for den valgte kontrakt. Dobbeltklik på en række har samme effekt.
Fjern (kryds-ikon): Kræver at en kontrakt er valgt. Sletter den valgte lejekontrakt. Allerede oprettede salgsordrer og fakturaer fra tidligere kørsler berøres ikke.
Sæt på pause / Aktivér: Kræver at en kontrakt er valgt. Dette er én og samme knap, hvis tekst skifter afhængigt af kontraktens aktuelle pausetilstand. Når kontrakten er aktiv, viser knappen "Sæt på pause" og stopper fremtidige opkrævninger. Når kontrakten er sat på pause, viser knappen "Aktivér" og genoptager opkrævningerne.
Vis kørsler: Kræver at en kontrakt er valgt. Åbner Abonnementsarkiv-popuppen med en log over alle kørsler for kontrakten, herunder dato, metode, status og eventuelle fejl.
Vis historik: Kræver at en kontrakt er valgt. Åbner historik-popuppen med en liste over de fakturaer og salgsordrer, der er oprettet via kørsler af kontrakten.
Kør: Altid aktiv. Åbner Kør-dialogen, hvorfra man kan køre opkrævning for en eller flere kontrakter og deres tilknyttede kunder.
Rapporteksport: Altid aktiv. Eksporterer den viste liste til rapport.
Genindlæs: Altid aktiv. Genindlæser data i oversigten.
Klik på "Opret" eller dobbeltklik på en eksisterende kontrakt for at åbne redigeringsskærmen. Skærmen er opbygget med felter til venstre, et Linjer-panel og et Udlejes-panel til højre, samt fanerne "Abonnementer" og "Vedhæftninger" i bunden.
Øverst i redigeringsskærmen vises en advarsel hvis kontrakten er sat på pause.
Org. enhed: Den organisatoriske enhed som kontrakten tilhører. Kan ikke redigeres.
Seneste kørselsperiode: Det datointerval der er dækket af den seneste kørsel.
Forventet næste kørsel: Systemets beregning af næste opkrævningstidspunkt.
Håndteret i Billwerk / UUID: Vises kun ved Billwerk-integration. Viser Billwerk-UUID hvis kontrakten er synkroniseret.
Systemnavn: Det interne identifikationsnavn. Feltet er låst og kan ikke ændres efter kontrakten er oprettet første gang.
Visningsnavn: Det navn der vises på handelsdokumenter og i oversigten.
Periode: Vælg opkrævningsfrekvens fra dropdown: Daglig, Ugentlig, Hver anden uge, Månedlig, Hver anden måned, Kvartårlig, Halvårlig eller Årlig.
Start d.: Datoen der bruges som udgangspunkt for periodeberegning. Vælges via datovælger.
Periodejustering: Styrer hvordan perioden justeres i forhold til tilknyttede kundekontrakter. Mulige valg: "Juster start til at følge abonnement" (perioder beregnes fra kontraktens startdato) eller "Følg abonnementskontraktens start" (perioder justeres til at følge den individuelle kundekontrakt).
Opret salgsordre el. faktura: Vælg om kørslen skal oprette en Faktura eller en Salgsordre.
Oprettelsestilstand: Vises kun ved valget "Faktura". Muligt valg: Kladde.
Oprettelsestilstand for salgsordre: Vises kun ved valget "Salgsordre". Mulige valg: Kladde, Samle fakturering, Påbegyndt.
Antal perioder der skal medtages ved første kørsel: Angiver hvor mange perioder der medtages første gang kontrakten køres for en kundekontrakt. Talindtastning.
Periodisering (Fordelingstype): Styrer hvordan beløb periodiseres i regnskabet afhængigt af periodetypen.
Tilføj linje med visningsnavn til faktura/ordre: Afkrydsningsfelt. Tilføjer automatisk en tekstlinje med kontraktens visningsnavn til de oprettede handelsdokumenter.
Tilføj linje med periode til faktura/ordre: Afkrydsningsfelt. Tilføjer automatisk en tekstlinje med den opkrævede periode til handelsdokumenterne.
Tilføj linje med emne: Afkrydsningsfelt. Tilføjer en linje med emnet fra kundekontrakten til handelsdokumenterne.
Tilføj linje med serievarenummer: Afkrydsningsfelt. Tilføjer en linje med serievarenummeret på den udlejede produktinstans til handelsdokumenterne. Bemærk: Denne funktion kræver at et Tekstprodukt er konfigureret i indstillingerne. Hvis tekstproduktet ikke er opsat, vises en advarsel under checkboxen.
Skal integreres med Billwerk: Afkrydsningsfelt. Vises kun hvis Billwerk-integration er konfigureret i systemet. Angiver om kontrakten skal synkroniseres med Billwerk. Feltet er skrivebeskyttet hvis kontrakten allerede er aktiv i Billwerk.
Panelet "Linjer" viser de produktlinjer der opkræves ved hver kørsel. Her tilføjes og redigeres de varer eller services der indgår i opkrævningen, med felterne Nummer, Navn, Antal, Pris eks. moms, Pris inkl. moms, Total og Total ekskl. moms.
Panelet "Udlejes" er unikt for lejekontrakter og vises ikke på abonnementer. Her angives de konkrete produktinstanser eller serienummervarer, der udlejes. Listen viser en kolonne med produktinstans/serievarenummer samt det samlede antal udlejede instanser.
I panelet er der knapper til at flytte valgte linjer op og ned i rækkefølgen samt fjerne valgte linjer. Feltet "Antal" vises under listen og afspejler det aktuelle antal registrerede instanser.
Gem og luk: Gemmer ændringer og lukker redigeringsskærmen.
Kør: Aktiv kun for gemte kontrakter. Kører opkrævning direkte for denne specifikke lejekontrakt.
Vis historik: Aktiv kun når kontrakten har kørt mindst én gang. Åbner historik-popuppen med fakturaer og salgsordrer fra kørsler.
Vis kørsler (Abonnementsarkiv): Vises kun for administratorer. Åbner kørselsloggen for kontrakten.
Tekstprodukt: Vises kun hvis et tekstprodukt er konfigureret i indstillingerne.
Prøv at synkronisere til Billwerk igen: Vises kun ved fejlsynkronisering til Billwerk. Genstartes synkroniseringen.
Fanen "Abonnementer" i redigeringsskærmen viser en liste over de kundekontrakter, der er tilknyttet denne lejekontrakt. En kundekontrakt binder en bestemt kunde til lejekontrakt-skabelonen og styrer opkrævning for netop den kunde. Fra fanen kan du oprette og administrere kundekontrakter direkte.
Fanen "Vedhæftninger" giver mulighed for at vedhæfte dokumenter til lejekontrakter. Kolonner i listen: Titel, Filnavn, Indholdstype, Oprettet d.
Handlinger i fanen:
Tilføj: Tilføjer en ny vedhæftning. Filer kan også trækkes direkte til fanen via træk-og-slip.
Slet: Kræver at en vedhæftning er valgt. Sletter den valgte vedhæftning.
Hent: Kræver at en vedhæftning er valgt. Downloader den valgte vedhæftning.
Kør-dialogen åbnes ved at klikke på "Kør" i oversigten. Dialogen viser en struktureret liste over alle kundekontrakter, der aktuelt er klar til opkrævning.
Næste kørsel: Datoen for næste planlagte opkrævning for rækken.
Type: Kørselskind, fx om det er en planmæssig eller manuel opkrævning.
Lejekontrakt: Navnet på den lejekontrakt rækken tilhører.
Kunde: Den kunde der skal opkræves.
Debitorkategori: Kundens kundekategori.
Kundeabonnement: Det numeriske ID på kundekontrakten.
Vælg alt (afkrydsningsfelt): Markerer alle rækker i listen på én gang.
Kør: Aktiv når mindst én række er markeret. Opretter salgsordre eller faktura for de valgte kundekontrakter og perioder. Knappen er deaktiveret hvis ingen rækker er valgt.
Genindlæs: Genindlæser listen over køreklare kontrakter.
Dobbeltklik på en række i dialogen åbner den tilknyttede kundekontrakt.
Popuppen "Historik" åbnes fra enten oversigten eller redigeringsskærmen. Den viser en liste over de handelsdokumenter, der er oprettet via kørsler af kontrakten.
Lejekontrakt: Navnet på den lejekontrakt historiklinjen tilhører.
Kunde: Den opkrævede kunde.
Dato: Datoen for oprettelsen af handelsdokumentet.
Salgsordre: Nummeret på den oprettede salgsordre, hvis opkrævningsmetoden var Salgsordre.
Faktura: Nummeret på den oprettede faktura, hvis opkrævningsmetoden var Faktura.
Annulleret: Angiver om den oprettede salgsordre eller faktura efterfølgende er annulleret.
Dobbeltklik på en historiklinje åbner det tilknyttede handelsdokument direkte.
Popuppen "Abonnementsarkiv" åbnes via knappen "Vis kørsler" i oversigten eller via knappen i redigeringsskærmen (kun for administratorer). Den viser en log over alle kørsler for kontrakten.
Kolonner i arkivet: Oprettet d., Abonnementer (navne på involverede kontrakter), Oprettet af, Dato, Fakturametode, Status, Opdel faktura/ordre pr. kunde.
Fra arkivet kan du markere en kørsel og bruge "Vis historik" til at se de fakturaer og salgsordrer, der opstod fra netop den kørsel. Knappen "Vis fejl" er aktiv, hvis der er registrerede fejl på en markeret kørsel.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.
Vil du vide mere?
Læs mere i disse relaterede artikler:
Ny / ret lejekontrakt
I denne artikel gennemgås, hvordan du opretter og redigerer lejekontrakter i Sapera
Ny / ret kundekontrakt (lejekontrakt)
I denne artikel gennemgås, hvordan du opretter en ny kundekontrakt i Sapera
Kunde lejekontrakt
Kundevendt udskrift af en lejekontrakt, der danner en kontraktbilag med kontraktens nummer ud fra den valgte faktura eller salgsordre.
