Nummerserier styrer, hvilke numre Sapera automatisk tildeler dokumenter og posteringer. Hver gang du eksempelvis opretter en faktura, henter systemet det næste ledige nummer fra den tilhørende nummerserie og skriver det på dokumentet. Det sikrer en sammenhængende, revisionssikker nummering uden dobbelte numre.
Det er vigtigt at konfigurere nummerserier korrekt, inden du tager nye funktioner i brug. Hvis en serie løber tør, kan Sapera ikke oprette nye dokumenter af den pågældende type, før serien udvides eller nulstilles.
Åbn Shop Manager og vælg Opsætning i menuen. Klik herefter på Nummerserier.
Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.
Skærmen er delt i tre faner:
Standard indeholder de fælles nummerserier, der bruges på tværs af salg, indkøb og økonomi. Her administreres arv mellem kædeniveau og de enkelte butikker eller afdelinger.
Lager indeholder nummerserier specifikt for lagerkladder og lagerbilag. Her kan du oprette, redigere og slette lagerspecifikke serier.
Bogføring indeholder bilagsnummerserier knyttet til det aktuelt valgte regnskab — regnskabsnavnet vises i fanens titel. Her kan du oprette, redigere og slette bogføringsserier.
Nummerserier er grundlaget for automatisk nummering i hele Sapera. Nedenfor er en oversigt over, hvilke dokumenttyper der henter nummer fra henholdsvis Standard-, Lager- og Bogføring-fanens serier.
Standard-fanen dækker de centrale handels- og finansdokumenter:
Fakturaer — fakturanummeret tildeles automatisk, når en salgsordre faktureres.
Salgsordrer — ordrenummeret tildeles, når en salgsordre oprettes.
Tilbud — tilbudsnummeret tildeles ved oprettelse af et salgstilbud.
Forsendelser — forsendelsesnummeret tildeles ved registrering af en forsendelse.
Indkøbsordrer — indkøbsordrenummeret tildeles ved oprettelse af en indkøbsordre.
Indkøbsfakturaer — nummeret tildeles, når en indkøbsfaktura registreres.
Indkøbsleverancer — leverancenummeret tildeles ved modtagelse af en indkøbsleverance.
Gavekortnumre — nummeret tildeles, når et gavekort udstedes.
Returkuponer — kuponens nummer tildeles ved udstedelse.
Abonnementer og lejekontrakter — kontraktnummeret tildeles ved oprettelse.
Betalings-ID — tildeles automatisk ved generering af betalingsidentifikatorer.
Lager-fanen styrer nummerering af to dokumenttyper:
Lagerkladder (type Kladde) — nummererer de kladder, der oprettes i lagermodulet, inden de bogføres.
Lagerbilag (type Bilag) — nummererer de endelige bilagsnumre på bogførte lagerbevægelser.
Bogføring-fanen styrer bilagsnummerserier inden for det valgte regnskab:
Kassedagsdrift (identifier 2) — bruges ved bogføring af kassedagens drift.
Ultimoposteringer (identifier 1000) — bruges ved periodens ultimoposteringer.
Bogføringsnummerserier kan desuden vælges direkte på kladdelinjer i bogføringen, når en alternativ bilagsserie skal anvendes.
Standard-fanen viser alle systemdefinerede nummerserier med arv på tværs af organisationsniveauer (kæde, butik, afdeling). Du kan klikke på et niveau i træet til venstre for at se og redigere nummerserier for netop det niveau.
Serier der er fed i listen er defineret direkte på det valgte niveau. Serier der ikke er fed er nedarvet fra et højere niveau.
Visningsnavn — seriens systemdefinerede navn.
Start nummer — nummeret serien starter ved.
Aktuelt nummer — det sidst uddelte nummer i serien.
Slut nummer — nummeret serien slutter ved. Feltet er tomt, hvis serien er åben (ingen øvre grænse).
Tilgængelige numre (%) — andelen af numre der stadig er ledige i serien, udtrykt i procent.
Kilde — det modul serien tilhører (Financial, POS m.fl.).
Nedarv — viser enten Defineret (serien er sat op direkte på det valgte niveau) eller Nedarvet (serien hentes fra et overordnet niveau).
Ikonet yderst til højre i rækken viser en advarsel, hvis serien er ved at løbe tør. Se afsnittet om advarsler nedenfor.
Ret — åbner redigér-dialogen for den valgte serie. Kun aktiv, når en serie er markeret.
Brug fra forældre — fjerner den lokale definition på det valgte niveau og lader serien arve fra det overordnede niveau. Kun aktiv, når den markerede serie er defineret lokalt på et niveau, der ikke er rodniveauet.
Benyt for alle niveauer under — kopierer den markerede series nuværende definition ned til alle underordnede niveauer (butikker/afdelinger). Brug dette, hvis du vil sikre, at alle butikker bruger præcis samme nummerindstillinger.
Ryd defineret på aktuelt niveau — sletter alle lokale definitioner på det valgte niveau, så samtlige serier falder tilbage til at arve fra overordnet niveau. Kun aktiv, når mindst én serie er defineret lokalt på et niveau, der ikke er rodniveauet.
I Standard-fanen kan du kun justere start- og slutnummer på eksisterende systemserier. Systemet bestemmer selv, hvilke serier der eksisterer — du kan ikke oprette eller slette serier i denne fane.
Navn — seriens systemdefinerede navn. Skrivebeskyttet — kan ikke ændres.
Startnummer — nummeret serien starter ved. Redigerbart.
Slutnummer — nummeret serien slutter ved. Lad feltet være tomt for en åben serie uden øvre grænse.
Næste nummer — det næste nummer systemet vil uddele. Skrivebeskyttet og beregnes automatisk.
Lager-fanen viser nummerserier for lagerkladder og lagerbilag. Her kan du oprette nye serier og slette eksisterende ved behov, i modsætning til Standard-fanen.
Nummer — seriens numeriske identifikator.
Visningsnavn — seriens navn.
Type — angiver om serien er af typen Kladde eller Bilag.
Startnummer — nummeret serien starter ved.
Næste nummer — det næste nummer systemet vil uddele.
Slutnummer — nummeret serien slutter ved. Tomt = åben serie.
Tilgængelige numre (%) — andelen af ledige numre i procent.
Opret ny — åbner redigér-dialogen til oprettelse af en ny lagerspecifik nummerserie.
Ret — åbner redigér-dialogen for den valgte serie. Kun aktiv, når en serie er markeret.
Navn — seriens navn. Redigerbart.
Nummer — seriens numeriske identifikator. Skal være unikt inden for lagerserier. Redigerbart ved oprettelse.
Type — vælg Kladde (lagerkladder) eller Bilag (bogførte lagerbevægelser).
Startnummer — nummeret serien starter ved. Skal være mindst 1.
Slutnummer — nummeret serien slutter ved. Lad feltet være tomt for en åben serie. Systemet validerer, at nummerintervallet ikke overlapper en eksisterende serie af samme type.
Næste nummer — det næste nummer systemet vil uddele. Skrivebeskyttet.
Bogføring-fanen viser bilagsnummerserier for det aktuelt valgte regnskab. Regnskabets navn vises i fanens titel. Her kan du oprette, redigere og slette bogføringsserier.
Nummer — seriens numeriske identifikator (identifier).
Visningsnavn — seriens navn.
Startnummer — nummeret serien starter ved.
Næste nummer — det næste nummer systemet vil uddele.
Slutnummer — nummeret serien slutter ved. Tomt = åben serie.
Tilgængelige numre (%) — andelen af ledige numre i procent.
Opret ny — åbner redigér-dialogen til oprettelse af en ny bogføringsnummerserie.
Ret — åbner redigér-dialogen for den valgte serie. Kun aktiv, når en serie er markeret.
Slet — sletter den markerede serie. Kun aktiv, når en serie er markeret og den kan slettes.
Navn — seriens navn. Redigerbart.
Nummer — seriens numeriske identifikator. Skal være unikt inden for bogføringsserier. Redigerbart ved oprettelse.
Startnummer — nummeret serien starter ved. Skal være mindst 1.
Slutnummer — nummeret serien slutter ved. Lad feltet være tomt for en åben serie. Systemet validerer, at nummerintervallet ikke overlapper en eksisterende serie.
Næste nummer — det næste nummer systemet vil uddele. Skrivebeskyttet.
Standard-fanen understøtter arv på tværs af organisationsniveauer. Det betyder, at du typisk kan definere ét sæt nummerserier på kædeniveau og lade alle butikker og afdelinger arve disse indstillinger automatisk.
Rækker der vises fed i listen er defineret direkte på det valgte niveau. Det fremgår desuden af kolonnen Nedarv, der viser Defineret for lokalt definerede serier og Nedarvet for serier der arves oppefra.
Organisationsenheder med mindst én lokalt defineret serie vises ligeledes fed i niveautræet til venstre, så du hurtigt kan se, hvilke niveauer der har egne definitioner.
Brug knapperne Brug fra forældre, Benyt for alle niveauer under og Ryd defineret på aktuelt niveau til at styre, hvor definitionerne bor. Se beskrivelsen af disse knapper i afsnittet om Standard-fanen ovenfor.
Når en nummerserie nærmer sig sin øvre grænse, vises et advarselsikon i listevisningen samt et gult varslingspanel i redigér-dialogen. Advarslen angiver, at under en vis procentdel af numrene er tilbage.
Handl prompte, når du ser denne advarsel: udvid slutnummeret eller opret en ny serie, så dokumentoprettelse ikke blokeres.
Gem og luk — gemmer de ændringer du har foretaget i redigér-dialogen og lukker den.
Annullér — lukker redigér-dialogen uden at gemme.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.
Vil du vide mere?
Læs mere i disse relaterede artikler:
Generelle indstillinger
Generelle systemindstillinger i Sapera. Her angiver du den tidszone, som tidspunkter på bonner, journaler og rapporter vises og beregnes ud fra.
Rykkerkørselopsætning
Opsæt op til tre rykkertrin med dage, gebyrer og brevtekster, og konfigurér automatisk e-mailudsendelse til debitorer med forfaldne fakturaer.
