Bilagsdialogen giver et samlet overblik over et bogført bilag.
Et bilagsnummer er en unik identifikator, der tildeles hvert finansielt dokument (f.eks. kassesalg, købsfaktura, faktura eller manuelt oprettet bilag) som indgår i virksomhedens regnskab. Formålet med et bilag er at give en struktureret måde at organisere og spore regnskabstransaktioner på. Transaktioner under samme bilag hører logisk sammen med det dokument, som bilagsnummeret repræsenterer. Dette gør det lettere at finde, identificere og referere til specifikke transaktioner, når der er behov for det, f.eks. under revision eller rapportering.
Et bilag vil ofte repræsentere en bogført faktura, kassesalg (dagsafslutning), webordre eller købsfaktura. Fra bilagsdialogen er det muligt at åbne kilden – f.eks. købsfakturaen. Alle disse enheder har også en "Vis bilag"-knap. Man kan altså, med andre ord, altid følge posteringen tilbage til kilden, eller fra kilden ned til posteringer.
Disse automatisk genererede bilag/postering vil også indeholde vedhæftninger fra kilden. F.eks. uploadede filer på købsfakturaen eller selve dagsafslutningsrapporten fra kassens dagsafslutningsfunktion.
Disse automatisk oprettede bilag vil ofte også indeholde lagertransaktioner, hvis lagermodulet benyttes.
Disse lagertransaktioner er relateret til finansbilaget og kan derfor også ses fra denne dialog.
Der er mange steder i systemet, hvor bilagsdialogen kan tilgås. Her er nogle eksempler:
På kundekortet (debitor) -> fanen "posteringer."
På leverandørkortet (kreditor) -> fanen "posteringer."
På serienummervarekortet -> fanen "posteringer."
På produktkortet -> fanen "posteringer."
Disse posteringsoversigter kan vise de samme kolonner som posteringsarkivet - posteringer, dog filtreret på debitor eller filtreret til kun at vise posteringer, der er tilknyttet den aktuelle enhed (f.eks. en bestemt købsfaktura).
Uanset om bilaget er oprettet manuelt eller automatisk, kan man benytte fanen 'Vedhæftninger' til at tilføje filer. Fra posteringsarkivet er det muligt at filtrere på posteringer, hvis bilag mangler vedhæftning.
Sapera har derudover en indstilling til om Købsfaktura skal have en vedhæftning før bogføring. Se købsfakturaindstillinger.
"Hovedfanen - finansbilag" er oversigten over selve finansbilaget.
Bilagsnr.: Bilagsnummeret er tildelt af en nummerserie. Hvilken nummerserie der benyttes, sættes op i posteringskladden. For at angive, hvilken posteringskladde der skal benyttes, når en faktura, købsfaktura eller kasse-dagsafslutning bogføres, henvises der til Finansopsætning.
Det kan blandt andet sættes op, så faktura, købsfaktura og kasseopgørelser benytter samme nummer for f.eks. fakturaen som bilagsnummeret. Se nummerserie.
Oprettet den: Dato for oprettelse af bilaget.
Kilde: Viser kilden til dette bilag. Dette felt vises ikke for manuelle posteringer, der er foretaget fra en posteringskladde. Det vises udelukkende, når Sapera har dannet posteringerne fra f.eks. faktura, købsfaktura eller kasse-dagsafslutning. Kilden kan opnås ved tryk på Vis.
Aktør: Den debitor / kreditor (kunde / leverandør) som bilaget vedrører.
Alternativt bilagsnummer:
Fra posteringskladden kan man angive et alternativt bilagsnummer, for eksempel hvis posteringen refererer til et eksternt dokument hos kunden eller leverandøren. Det samme valgmulighed findes for købsfakturaer og salgsfakturaer.
Tilbagefør:
Tilbagefør gør det muligt at oprette modsatrettede posteringer, der overføres til en posteringskladde. Dette er nyttigt for at rette fejl på det aktuelle bilag. Eftersom man aldrig kan slette eller ændre bogførte posteringer, sker alle rettelser ved at oprette rettelsesposteringer til et eksisterende bilagsnummer. Dette hjælper med at generere de nødvendige posteringer for at nulstille et fejlagtigt bilag. Husk at inkludere en forklaring på de nye posteringer i beskrivelsesfeltet.
Vis grupperet beløbsresume:
Et bilag kan godt indeholde flere posteringer på samme konto. "Vis grupperet beløbsresume" summerer alle beløb pr. konto, aktør og organisatorisk enhed (f.eks. afdeling). Dette giver et enklere overblik.
Posteringer: Se posteringsarkiv - posteringer
Kladdeposteringer: Se posteringskladde
Noter:
Der kan knyttes en eller flere noter til et bilag. Det samme gælder mange andre steder i Sapera så som konti, kunder, leverandører etc. Der henvises til beskrivelsen af noter her.
Filer: Der kan knyttes en eller flere filer (vedhæftninger) til et bilag. Det samme gælder mange andre områder i Sapera, såsom kunder, leverandører, produkter osv. Sapera genererer også automatisk en tilsvarende PDF for faktura, købsfaktura og kasseafslutning, som automatisk vedhæftes. Der henvises til beskrivelsen af filer her.
