Aktører i Sapera er alle personer, der spiller en rolle i regnskabssystemet. Det vil sige brugere (medarbejdere), kunder og leverandører samt kontaktpersoner. Der kan tilføjes flere roller efter behov - såsom sælgere.
En debitor er en person, virksomhed eller enhed, der skylder penge til en anden person, virksomhed eller enhed. I økonomisk og regnskabsmæssig sammenhæng refererer begrebet "debitor" til en part, der har modtaget varer, tjenester eller kredit fra en anden part, men som endnu ikke har betalt for dem. Med andre ord er en debitor en skyldner i en økonomisk transaktion.
Her er et par eksempler på, hvordan begrebet "debitor" anvendes:
Virksomhed til kunde: Hvis en virksomhed sælger varer eller tjenester til en kunde på kredit, bliver kunden en debitor. Kunden skylder virksomheden betalingen for de leverede varer eller tjenester.
Finansiel institution til individ: Når en person tager et lån fra en bank eller en anden finansiel institution, bliver personen en debitor over for långiveren. Personen skylder beløbet tilbage i henhold til låneaftalen.
Leverandør til virksomhed: Hvis en leverandør leverer varer eller tjenester til en virksomhed med betalingsbetingelser, bliver virksomheden en debitor over for leverandøren indtil betalingen er foretaget.
I regnskabsmæssige termer findes debitorer som aktiver på virksomhedens balance, da de repræsenterer penge, der forventes at blive modtaget i fremtiden. Håndtering af debitorer er en vigtig del af virksomhedens økonomistyring, da det indebærer overvågning af ubetalte fakturaer, opfølgning på udestående betalinger og opretholdelse af en sund likviditet.
I praktiske termer kan debitor bruges som synonym for kunde
En kreditor er en person, virksomhed eller enhed, som en anden person, virksomhed eller enhed skylder penge. I økonomisk og regnskabsmæssig sammenhæng refererer begrebet "kreditor" til en part, der har leveret varer, tjenester eller kredit til en anden part, men som endnu ikke har modtaget betalingen for dem. Med andre ord er en kreditor en fordringshaver i en økonomisk transaktion.
Her er et par eksempler på, hvordan begrebet "kreditor" anvendes:
1. Virksomhed til leverandør: Når en virksomhed køber varer eller tjenester på kredit fra en leverandør, bliver leverandøren en kreditor. Virksomheden skylder leverandøren betalingen for de modtagne varer eller tjenester.
2. Individ til leverandør: Hvis en person modtager varer eller tjenester og ikke betaler øjeblikkeligt, bliver personen en debitor over for leverandøren. Leverandøren venter på at modtage betalingen.
3. Finansiel institution til individ: Når en person har en opsparing i en bank, bliver banken en kreditor over for personen, da banken skylder personen de penge, der er deponeret på kontoen.
I regnskabsmæssige termer findes kreditorer som passiver på virksomhedens balance, da de repræsenterer penge, der skal betales til andre parter. Håndtering af kreditorer indebærer at opretholde gode forhold til leverandører og sikre, at betalinger foretages rettidigt for at undgå forsinkelsesgebyrer eller forringelse af forretningssamarbejdet.
Et systemnavn er en unik betegnelse, der anvendes til at identificere og differentiere et system fra andre enheder af samme art. Dette navn fastsættes ved oprettelsen og kan ikke ændres senere, da andre dele af systemet kan have referencer til dette specifikke navn.
Et visningsnavn behøver ikke at være unikt i modsætning til et systemnavn. Visningsnavnet er det navn, der typisk vises på udskrifter.
Dækningsbidraget er en økonomisk indikator, der viser, hvor meget en virksomhed har tilbage til at dække sine faste omkostninger, efter at variable omkostninger er trukket fra omsætningen. Med andre ord er dækningsbidraget den del af omsætningen, der er tilbage til at dække de omkostninger, som ikke varierer med produktionen eller salget (f.eks. leje, lønninger til fastansatte, afskrivninger osv.). Dækningsbidraget kan beregnes både per enhed og samlet:
- Dækningsbidrag per enhed = Salgspris per enhed
- Variable omkostninger per enhed
- Samlet dækningsbidrag = Samlet omsætning
- Samlede variable omkostninger
Dækningsbidraget er et vigtigt nøgletal, da det giver en indikation af virksomhedens rentabilitet og dens evne til at dække sine faste omkostninger og generere overskud. Det bruges ofte i budgettering, prisfastsættelse og beslutningstagning omkring produktion og salg. Dækningsbidraget regnes eksl. moms. Det vil sige
DB = Salgspris eksl. moms - kostpris ekskl. moms
Dækningsgraden er et økonomisk nøgletal, der udtrykker, hvor stor en procentdel af omsætningen eller salget der dækker de faste omkostninger og bidrager til overskuddet. Dækningsgraden beregnes som forholdet mellem dækningsbidraget og omsætningen, ofte udtrykt i procent. Formlen for at beregne dækningsgraden er:
Dækningsgrad pr. enhed = (Dækningsbidrag / salgspris eks. moms) * 100
Samlet dækningsgrad pr. enhed = (samlet dækningsbidrag / omsætning eks. moms) * 100
For eksempel, hvis en virksomhed har en omsætning på 1.000.000 kr. og et dækningsbidrag på 300.000 kr., vil dækningsgraden være:
Dækningsgrad =(300.000 / 1.000.000) * 100 = 30 %
En høj dækningsgrad indikerer, at en stor del af omsætningen går til at dække faste omkostninger og generere overskud, hvilket er positivt for virksomhedens økonomiske sundhed. En lav dækningsgrad kan derimod være et tegn på, at virksomheden har svært ved at dække sine faste omkostninger, hvilket kan føre til økonomiske problemer.
Dækningsgraden er et vigtigt nøgletal for virksomhedens ledelse, når det kommer til at træffe beslutninger om prisfastsættelse. Det bruges ofte i forbindelse med budgettering og finansiel analyse.
Debet og kredit er to centrale begreber inden for regnskab og bogføring, der bruges til at registrere og spore økonomiske transaktion i en virksomheds regnskabssystem. Disse begreber bruges til at angive, hvordan pengestrømmen påvirker forskellige konti i regnskabet.
1. Debet: Når en postering registreres i en debetpost, betyder det, at beløbet tilføjes til den venstre side af en konto. Debet bruges ofte til at registrere, hvor midler kommer fra, eller hvor aktiver øges. For eksempel, når en virksomhed modtager kontanter fra en kunde, registreres dette normalt som en debetpost i konti som "Kasse" eller "Debitor"'s konto.
2. Kredit: Når en postering registreres i en kreditpost, betyder det, at beløbet tilføjes til den højre side af en konto. Kredit bruges ofte til at registrere, hvor midler går hen, eller hvor passiver eller forpligtelser øges. For eksempel, når en virksomhed betaler en leverandør, registreres dette normalt som en kreditpost i konti som "Bank" eller "Kreditor".
Det er vigtigt at forstå, at debet og kredit ikke repræsenterer, om en transaktion er "god" eller "dårlig", men snarere den retning, hvori pengestrømmen går i forhold til den pågældende konto. Regnskabsprincippet "debet er venstre, kredit er højre" refererer til den traditionelle måde at registrere transaktioner i dobbelt bogføringssystemet, hvor hver transaktion påvirker mindst to konti, en i debet og en i kredit.
I dobbelt bogføring bruges debet og kredit til at sikre, at regnskabet er i balance, hvilket betyder, at de samlede debetbeløb altid skal svare til de samlede kreditbeløb. Denne balance gør det muligt at spore, hvordan transaktioner påvirker forskellige konti i regnskabet og sikrer nøjagtighed og pålidelighed i regnskabsoplysningerne.
En debetpostering påvirker kontoen positivt (ligger til).
En kreditpostering påvirker kontoen negativt (trækker fra)
Et bilagsnummer er en unik identifikator, der tildeles hvert financial dokument (kassesalg, købsfaktura, faktura eller manulet opret bilag), der indgår i virksomhedens regnskabssystem. Formålet med et bilagsnummer er at give en struktureret måde at organisere og spore regnskabstransaktioner på. Transaktioner under samme bilag hører altså logisk sammen med det dokument som bilagsnummeret repræsenterer. Dette gør det lettere at finde, identificere og referere til specifikke transaktioner, når der er behov for det, f.eks. under revision eller rapportering.
I Sapera giver bilagsdialogen en komplet oversigt over posteringer på bilaget, vedhæftning, relaterede lagertræk m.m. Se bilagsdialog.
En finansdato refererer normalt til den dato, hvor en økonomisk begivenhed transaktion faktisk finder sted. Det er en vigtig dato, da den bruges til at fastlægge, hvornår en bestemt transaktion påvirker virksomhedens finansielle situation og regnskabsmæssige resultater.
Der er forskellige typer datoer, der kan være relevante i et regnskabsprogram:
Transaktionsdato / Finansdato. Dette er datoen, hvor den økonomiske begivenhed faktisk fandt sted. For eksempel, hvis en virksomhed køber varer den 15. august, vil finansdato / transaktionsdato være den 15. august.
Finansdato
I Sapera er Finansdato som synonym for transaktionsdato.
For manuelle posteringer (oprettet i manuelt i en posteringskladde) indtastes finansdatoen manuelt. Se posteringskladde.
For automatisk oprettede postering gælder følgende:
Faktura og købsfaktura: Faktura og købsfaktura har en fakturadato. Dette felt bliver til finansdato i de generede posteringer.
Kassesalg: Salgets gennemførselsdag (bemærk, dette betyder, at for parkerede salg, som senere genoptages, vil det være gennemførselsdatoen, ikke oprettelsesdatoen).
Webshop-ordre: Webshoppen danner salgsordre i Sapera. Salgsordre bliver til faktura, når du faktureres. Dermed gælder det samme for webshopordre som for faktura. Det er datoen for, hvornår webshopsalget blev gennemført (fakturadato).
Bogført d. (bogføringsdato): Dette er datoen, hvor transaktionen faktisk registreres i virksomhedens regnskabssystem. Det behøver ikke nødvendigvis være den samme som transaktionsdatoen. Nogle gange kan der være forsinkelser mellem, hvornår en begivenhed sker, og hvornår den registreres i regnskabet.
Regnskabsperiode: Dette henviser til den tidsperiode, for eksempel en måned eller et kvartal, hvor transaktionen bogføres. Det bruges til at organisere og rapportere virksomhedens økonomiske aktiviteter over tid.
Det er vigtigt at forstå disse forskellige datotyper, da de påvirker, hvordan virksomhedens regnskabstransaktioner klassificeres, rapporteres og analyseres. Korrekte finansdatoer er afgørende for at opretholde nøjagtige og pålidelige regnskabsoplysninger.
Forfalden henviser til en gæld eller betaling, der ikke er blevet betalt inden for den aftalte tidsramme eller forfaldsdato. For eksempel, hvis en faktura har en betalingsfrist på 30 dage, og betalingen ikke er modtaget inden for disse 30 dage, betragtes beløbet på fakturaen som "forfalden". Det er altså et beløb, der skulle have været betalt, men som endnu ikke er blevet det.
Dine driftskonti (udgifter og indtægter) udgør grundlaget for din resultatopgørelse. Denne opgørelse reflekterer, om du har opnået overskud eller underskud i løbet af det nuværende regnskabsår.
Balancenkonti giver dig en samlet oversigt over din virksomheds værdi gennem alle årene.
Indberetningen af moms (merværdiafgift) til skattemyndighederne. Moms er en skat, der pålægges på salg af varer og tjenester. Virksomheder, der er momsregistrerede i Danmark, skal regelmæssigt indberette og afregne moms til Skattestyrelsen. Momsindberetningen indeholder typisk følgende oplysninger:
Omsætning: Dette er den samlede indtægt, som virksomheden har haft i den pågældende periode.
Købt moms: Dette er den moms, som virksomheden har betalt på indkøb af varer og tjenester.
Salgsmoms: Dette er den moms, som virksomheden har opkrævet på salg af varer og tjenester.
Moms til afregning: Dette er den samlede moms, som virksomheden skal betale til Skattestyrelsen. Det er typisk differencen mellem salgsmoms og købt moms.
Momsindberetningen skal indsendes og afregnes til Skattestyrelsen inden for en bestemt frist, som kan variere afhængig af virksomhedens størrelse og omsætning. For eksempel kan nogle virksomheder være forpligtet til at indberette og afregne moms månedligt, mens andre kun behøver at gøre det kvartalsvis eller årligt.
Alle posteringer der ikke knytter sig til en debitor eller kreditor er finansposteringer
En postering der knytter sig til en bestemt debitor / kunde benævnes med posteringstype Debitor
En postering der knytter sig til en bestemt kreditor / leverandør benævnes med posteringstype Kreditor
Virksomheden kan vælge deres eget regnskabsår, så længe det er 12 måneder langt. Mange virksomheder vælger at følge kalenderåret (1. januar til 31. december), men det er ikke et krav. En virksomhed kan for eksempel vælge at have et regnskabsår, der løber fra 1. maj til 30. april det følgende år.
Når en virksomhed er nystartet, kan det første regnskabsår dog være kortere eller længere end 12 måneder, men det må ikke overstige 18 måneder.
Den danske standardkontoplan er en foruddefineret liste af kontonumre og kontonavne, som bruges til bogføring og regnskab i Danmark. Den tjener som en vejledende ramme for, hvordan en virksomhed eller organisation kan strukturere sit regnskab. Standardkontoplanen gør det nemmere at sammenligne regnskaber mellem forskellige virksomheder og sikrer en vis konsistens i bogføringen.
Standardkontoplanen er opdelt i forskellige kategorier, såsom driftsindtægter, driftsomkostninger, finansielle poster osv., og inden for disse kategorier vil der være specifikke konti for forskellige typer af indtægter og udgifter.
Det er værd at bemærke, at mens standardkontoplanen tjener som en generel vejledning, kan virksomheder vælge at tilpasse den for at imødekomme deres specifikke behov.
Egne konti kan mappes til standard kontoplanen.
Læs mere hos erhvervsstyrelsen her. Standard kontoplan
Ordet 'salgsordre' kan omdøbes til det, der passer bedst for den enkelte virksomhed. Nogle virksomheder bruger termen 'salgsordre', mens andre anvender 'arbejdskort'. I dokumentationen for Sapera benyttes ordet 'salgsordre'.
FIFO står for "First In, First Out". Det er en lagerstyringsmetode, hvor de varer, der først kommer ind på lageret, også er de første, der bliver taget ud ved salg eller forbrug. Metoden bruges ofte i regnskab og lagerstyring for at beregne værdien af lagerbeholdningen og vareforbruget.
FIFO-metoden er især relevant for produkter med begrænset holdbarhed, såsom fødevarer, men den bruges også bredt i andre industrier. Ideen er, at de ældste varer skal sælges først for at minimere risikoen for forældelse eller forringelse. I regnskabssammenhæng sikrer FIFO, at lagerbeholdningens værdi altid repræsenterer prisen på de nyeste varer.
En lagerkladde bliver brugt til midlertidigt at registrere transaktioner, der har at gøre med varebeholdningen, inden de bogføres og dermed påvirker aktuel lagerbeholdning.
Her er nogle nøglepunkter vedrørende formålet med en lagerkladde:
Midlertidig Lagring: Det giver mulighed for at indtaste og gemme transaktioner midlertidigt, indtil de er klar til at blive bogført. Dette er især nyttigt, hvis man har brug for at gennemgå eller ændre transaktioner, før de endeligt registreres.
Fejlhåndtering: Det er lettere at rette fejl i en kladde end i den endelige bogføring. Man kan redigere, tilføje eller slette poster i kladden, indtil man er sikker på, at alt er korrekt.
Rettelser af Varebeholdning: Ved at bruge en lagerkladde kan man registrere alle ændringer i varebeholdningen, som svind, fejloptælling, etc., hvilket hjælper med at holde styr på den aktuelle beholdning og værdien af denne. Ændringer som indkøb, salg, returnering foretages bedst direkte fra kassen, faktura, salgsordre, købsfaktura.
Overholdelse af Kontrolprocedurer: I nogle virksomheder skal transaktioner gennemgås og godkendes af en anden person, før de bogføres. Lagerkladden gør det muligt at følge disse kontrolprocedurer. Købsfaktura, salgsfaktura mm. genererer også lagerposter, som havner i en lagerkladde. Disse lagerkladder er dog ofte sat til automatisk bogføring. Dette kan slåes fra, hvis der er en person, der skal godkende alle lager reguleringer.
Sapera gør brug af flere typer lagertal-koncepter.
Lagertal: Dette viser det aktuelle antal varer, du har på lager. Beregningen i lagerværdi-rapporten tager primært dette tal i betragtning.
Reserveret: En reserveret vare er en, der allerede er placeret i indkøbskurven online, i butikskassen, eller opført på en salgsordre eller faktura. Selvom disse varer teknisk set stadig er en del af dit lager, er de ikke tilgængelige for yderligere salg.
Tilgængelig: Dette tal beregnes som Lagertal minus Reserveret.
Derudover eksisterer der også "I alt"-versioner af de ovenstående lagertal, såsom "Lagertal i alt." Forskellen ligger i, at mens 'Lagertal' angiver mængden af varer på det aktuelle lager i den specifikke organisatoriske enhed, viser "Lagertal i alt" mængden af varer på tværs af alle organisatoriske enheder, som du har adgang til at se lagertal for.
En produktlokation i et lager refererer til den præcise placering, hvor et bestemt produkt er opbevaret inden for lageret. Dette kan inkludere oplysninger som lagerhal, reol, hylde, bin eller andre specifikke placeringer inden for lageret. At have præcise produktlokationer hjælper med at optimere lagerstyring, gør det nemmere at finde og hente produkter, og kan hjælpe med at minimere fejl og forsinkelser i ordreopfyldelse.
Et lager org. enhed kan underopdels i produktlokationer.
Sammensatte varer refererer til varer, der består af flere enkeltdele.
Et eksempel kunne være en elektrisk hækkeklipper inklusive batteri. Hækkeklipperen og batteriet sælges individuelt under separate varenumre, men en sammensat vare er oprettet for at sælge dem sammen under ét varenummer.
Der findes to typer af sammensatte varer:
Samlet: Varen er samlet i en enkelt pakke, inden den lægges på lager. Det betyder, at der kun sker lagertræk på varenummeret for den sammensatte vare. Der sælges ÉN pakke, når den sælges, og varen opbevares på lageret som en samlet enhed.
Sammensat: Varerne er individuelle på lageret. Når der sælges en sammensat pakke, sker der et lagertræk for hver enkel vare i pakken. Kassesystemet understøtter, at når alle varer i en pakke er scannet individuelt, konverteres de automatisk til den sammensatte pakke, som kan have en anden pris end varerne solgt individuelt.
En serienummervare er et produkt, der har et unikt serienummer tilknyttet til det. Dette serienummer hjælper med at identificere og spore det specifikke produkt fra produktion til salg og endda efter salg. Serienumre er især vigtige for varer som cykler, motorcykler, hårde hvidevarer, elektronik, biler, maskiner og andre dyre eller komplekse produkter, da de hjælper med at styre garantier, returneringer, omkostningsstyring samt finansposteringer relateret til serienummervaren.
I Sapera kan det indstilles, hvad serienummervarer skal kaldes, alt efter hvad der giver mening for den givne branche.
De ofte brugte erstatninger for serienummervarer er: Maskiner, egovarer, cykler m.m.
En organisatorisk enhed henviser til en specifik del eller del af en større organisation, virksomhed eller institution, der er defineret med det formål at opnå visse mål, udføre bestemte opgaver eller administrere specifikke ansvarsområder. Organisatoriske enheder bruges til at opdele en større enhed i mindre, mere håndterbare enheder, der kan fungere mere effektivt og specialiseret.
Her er nogle eksempler på organisatoriske enheder:
1. Afdeling Inden for en virksomhed kan forskellige afdelinger som salg, marketing, økonomi, produktion og HR betragtes som separate organisatoriske enheder. Hver afdeling har sit eget ansvarsområde og mål.
2. Filial En virksomhed med flere fysiske placeringer, som filialer eller afdelinger i forskellige byer eller lande, kan betragtes som separate organisatoriske enheder, selvom de stadig er en del af den samme overordnede virksomhed.
3. Lager I kan også benytte org. enhder for hvert lager i virksomheden
