Lagerkladder er arbejdsredskaber til at registrere lagerbevægelser, inden de bogføres endeligt. En kladde samler posteringer for en bestemt type bevægelse — for eksempel en levering fra leverandør, en svindregistrering, en intern overførsel eller en afstemning af den fysiske beholdning. Når posteringerne er klar, bogføres kladden, og lagertal og eventuelt finansposteringer opdateres.
Du kan have flere kladder kørende på samme tid, og hver kladde kan konfigureres med egne bogføringspræferencer, organisatorisk enhed og lagerlokation.
Åbn Shop Manager og vælg Lagerkladder i menuen. Du får en oversigt over alle eksisterende kladder. Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.
Kladdelisten viser alle tilgængelige lagerkladder i en tabel. Kladder der har posteringer vises med fed skrift — legenden "Kladder med posteringer" vises nederst på skærmen.
Administratorer kan se og styre skjulte kladder via funktionen Skift skjulte (se nedenfor).
Kolonnerne giver et hurtigt overblik over konfigurationen og status for hver kladde. De vigtigste er:
Navn: Kladdets displaynavn.
Beskrivelse: En kort forklaring af kladdens formål.
Kladdeart: Typen af lagerbevægelse kladden er oprettet til — f.eks. Levering, Svind, Afstemning, Afskrivning eller Intern overførsel.
Opret finansposteringer: Viser Ja/Nej/N/A. N/A vises ved kladdearter, der ikke understøtter bogføring.
Org. enhed: Den organisatoriske enhed (butik, afdeling el.lign.) kladden tilhører.
Automatisk bogføring: Om kladden er sat op til at kunne bogføres automatisk.
Skjul: Vises kun for administratorer og angiver, om kladden er markeret som skjult.
Antal posteringer: Antal ubogførte posteringer på kladden. Kolonnen kan filtreres på talinterval.
Du kan filtrere listen via tekstsøgning i Navn og Beskrivelse, dropdown på Kladdeart, OU-filter og talrange på Antal posteringer.
Opret (+ knap): Opretter en ny kladde. Åbner opret/ret-formularen. Altid aktiv.
Ret (blyantikon): Redigerer den markerede kladde. Kræver at en kladde er markeret.
Slet (kryds): Sletter den markerede kladde. Kræver at en kladde er markeret. Systemet kontrollerer, om kladden er i brug — enten fordi den har udbogførte posteringer, eller fordi den er tilknyttet en lageropsætning. Hvis kladden er i brug, vises en fejlbeskrivelse i stedet for en slet-bekræftelsesdialog. Du kan i så fald ikke slette kladden, før posteringerne er bogført eller slettet.
Vis (knap med listeikon): Navigerer til posteringslisten for den markerede kladde. Kræver at en kladde er markeret. Du kan også dobbeltklikke på en kladde-række eller trykke Enter for at åbne posteringslisten.
Skift skjulte (kun administrator): Skifter synlighedsstatus på den markerede kladde. Skjulte kladder vises kun for administratorer. Kræver at en kladde er markeret.
Rapport-eksport: Eksporterer kladdelisten til rapport. Altid tilgængelig i topbjælken.
Formularen til at oprette eller redigere en kladde er delt i to kolonner: basisfelter til venstre og bogføringskonfiguration til højre (højre kolonne er kun synlig ved kladdearter, der understøtter finansbogføring).
Øverst i redigeringsvisningens toolbar finder du en knap til Ændringslog (urikon). Den åbner en dialog med en fuld historik over ændringer på kladden og er kun tilgængelig, når du redigerer en eksisterende kladde.
Kladdeart: Påkrævet. Angiver typen af lagerbevægelse. Valgmulighederne inkluderer bl.a. Levering, Svind, Intern overførsel, Afstemning, Afskrivning og Regulering. Kladdeart kan ikke ændres efter at kladden er oprettet — vælg med omhu.
Navn: Påkrævet. Et unikt navn der identificerer kladden i listen og i posteringsoversigten.
Beskrivelse: Påkrævet. En kort forklaring af, hvad kladden bruges til.
Startdato: Valgfri dato for, hvornår kladden begynder at være aktiv.
Slutdato: Valgfri dato for, hvornår kladden ophører med at være aktiv.
Nummerserier: Påkrævet ved bilagstyper. Bestemmer den nummerserie, der bruges til kladdeposteringernes bilagsnumre.
Org. enhed: Specificerer, hvilken organisatorisk enhed kladden er tilknyttet — typisk en butik eller afdeling med lageropsætning.
Lagerlokation: Angiver standardlokationen for varer, der indgår i kladden. Feltet er skrivebeskyttet, hvis kladden er konfigureret til at tvinge standardlokation.
Automatisk bogføring: Afkrydsningsfelt. Aktiverer mulighed for at kladden kan bogføres automatisk (f.eks. via en planlagt opgave). Feltet styrer om automatisk bogføring overhovedet er mulig for kladden.
Tillad negativ lager: Afkrydsningsfelt. Angiver om posteringer på kladden må resultere i negativt lagerantal efter bogføring. Feltet er skrivebeskyttet ved kladdearter af typen Afstemning.
Skjul (kun administrator): Afkrydsningsfelt. Markerer kladden som skjult, så den ikke vises for normale brugere.
Tillad at nulstille selv hvis produkter er optalt i en anden kladde: Afkrydsningsfelt. Relevant ved afstemningskladder med "Nulstil - ikke optalte"-funktionen. Når dette er aktiveret, kan kladden nulstille produkter, selvom de allerede er registreret som optalt i en anden kladde.
Bogføringspanelet vises kun ved kladdearter, der understøtter finansbogføring (Levering, Svind, Lagerjustering, Afskrivning m.fl.).
Opret finansposteringer: Afkrydsningsfelt. Angiver om bogføring af kladden skal generere finansposteringer. Aktivering er kun mulig ved understøttede kladdearter.
Kladde: Påkrævet dropdown. Vælg, hvilken regnskabskladde finansposteringerne skal oprettes i — f.eks. Daglig bogføring, Købsfaktura, Faktura, Manuelle rettelser m.fl. Feltet er skrivebeskyttet, hvis Opret finansposteringer er deaktiveret.
Overskriv modkonto: Afkrydsningsfelt. Angiver om en specifik modkonto skal overstyre den automatisk valgte. Altid aktiveret ved kladdearten Lagerjustering. Feltet er skrivebeskyttet, hvis Opret finansposteringer er deaktiveret.
Modkonto: Finanskonto til at bogføre mod. Kun redigerbar, når Overskriv modkonto er aktiveret.
Modkonto ved brugt produkt: Separat finanskonto, der bruges som modkonto, når en postering vedrører et brugt/renoveret produkt (refurbished). Kun redigerbar, når Overskriv modkonto er aktiveret.
Undertryk moms: Afkrydsningsfelt. Angiver at momshåndtering springes over ved bogføring af finansposteringerne. Relevant i scenarier, hvor moms ikke skal beregnes på lagerbevægelserne. Feltet er skrivebeskyttet, hvis Opret finansposteringer er deaktiveret.
Posteringslisten åbnes ved at dobbeltklikke på en kladde i kladdelisten, trykke Enter, eller klikke på knappen Vis. Sidens titel viser formatet "Lagerkladde [navn] – Posteringer".
Øverst til venstre finder du knappen Lagerkladder (med pil-tilbage-ikon), som navigerer tilbage til kladdelisten.
Vises advarselsbanneret "Der er en bogføringshandling i gang. Parallel bogføring er ikke tilladt" øverst på siden, er der allerede en aktiv bogføring kørende på kladden. Vent til den er afsluttet, inden du forsøger at bogføre igen.
Tilføj (+ knap): Åbner en produktvælger-dialog, hvorfra du kan søge og vælge produkter til at tilføje som posteringer. Understøtter "Tilføj med lagerantal", så du kan hente det aktuelle lagerantal direkte ind. Altid aktiv.
Vælg (dropdown-knap): Indeholder to punkter — "Vælg alle" og "Fravælg alle" — til massemarkering af rækker via checkboxene i gitteret. Markering af rækker påvirker hvilke posteringer de efterfølgende handlinger (Bogfør, Slet, Flyt, Ret lagerdato, kostprisresets) arbejder på. Hvis ingen rækker er markeret, opereres på alle posteringer.
Bogfør: Starter bogføringsprocessen for kladden. Aktiv, når der er mindst én postering. Afhængigt af kladdetype og konfiguration gennemløbes op til flere dialogtrin:
Systemet validerer posteringerne og advarer, hvis der er 0-kostpriser eller 0-salgspriser. Herefter kan der vises spørgsmål om, hvorvidt bogførte posteringer skal føjes til en labelkladde (ved Levering). Er der fremtidige afstemningsposteringer, spørges om disse skal slettes eller bevares. Er der produkter med ændrede egenskaber (f.eks. priser), spørges om varekortene skal opdateres. Administratorer kan desuden blive præsenteret for en dialog om håndtering af produktlokationer ved bogføringen.
Ryd kladde: Sletter alle posteringer på kladden efter bekræftelse. Aktiv, når der er mindst én postering.
Tilføj [serievarer] (listeikon, skjult ved inaktivitet): Åbner redigering af produktinstanser for den markerede postering. Kræver at den valgte postering har serievaresupport.
Afskrivning % (kun Afskrivning-kladder): Åbner en dialog, hvor du angiver en afskrivningsprocent der anvendes på posteringernes kostpris.
Bilag (dropdown-knap, ikke ved Afskrivning): Knappen viser det aktive bilagsnummer. Undermenuen indeholder:
Slet bilag: Sletter alle posteringer knyttet til det aktuelle bilag.
Bogfør bilag: Bogfører kun posteringerne for det valgte bilag.
Sammenlæg: Slår dublerede posteringer (samme produkt, lokation mv.) sammen til én linje. Aktiv, når der er mindst én postering. Kræver bekræftelse. Ikke tilgængelig ved Afskrivning-kladder.
Nulstil - ikke optalte (kun Afstemning-kladder): Starter en totrins-nulstillingsproces. Først vælges nulstillingstype — "Delvis optælling" nulstiller kun produkter, der ikke er talt i perioden, "Komplet optælling" nulstiller alle ikke-optalte produkter. Herefter vises en produktliste med datofilter, hvor du vælger, hvilke produkter der skal nulstilles.
Tilføj til labelkladde (ikke ved Afskrivning): Tilføjer markerede (eller alle) bogførte/klare posteringer til en labelkladde. Er der kun én labelkladde, sker det direkte. Er der flere, vises en valgdialog.
Ny postering under valgt (+ med ikon, Insert-genvej, ikke ved Afskrivning): Tilføjer en ny tom postering under den aktuelt markerede række.
Slet postering (kryds, Delete-genvej): Sletter den markerede postering. Kræver at en postering er markeret.
Rapport-eksport: Eksporterer posteringslisten for den aktuelle kladde.
Mere-menu (ikke ved Afskrivning): Indeholder yderligere handlinger:
Flyt: Åbner en dialog, hvor du vælger en destinationskladde at flytte de markerede posteringer til. Giver mulighed for at bekræfte inden flytning.
Vis lagerbilag: Åbner lagerbilag-popup med detaljer om bilag på kladden.
Tilføj reservationer (kun Afstemning): Åbner en reservationsdialog, hvorfra du kan tilføje reservationer fra afstemningskladden.
Ret lagerdato: Åbner en dialog til masseopdatering af lagerdato på de markerede posteringer.
Brug std. kostpris: Nulstiller kostpriserne på posteringerne til produkternes standardkostpris.
Brug gns. kostpris: Nulstiller kostpriserne til den gennemsnitlige kostpris.
Brug FIFO gns. kostpris: Nulstiller kostpriserne til FIFO-beregnet gennemsnitlig kostpris.
Brug seneste indkøbspris: Nulstiller kostpriserne til den seneste indkøbspris for produkterne.
Tilføj...: Åbner samme produktvælger-dialog som Tilføj-knappen.
Tilføj produktlokation: Åbner en dialog til at tilføje en produktlokation til de markerede produkter.
Tilbagefør status (kun Afstemning): Åbner en dialog med datofilter og posteringsliste, hvorfra du kan tilbageføre afstemningsposteringer til kladdetilstand.
Afvis overførsel: Afviser en intern lageroverførsel på den markerede postering.
Lås kladde op (kun administrator, kun låste linjer): Frigør en låst postering, så den igen kan redigeres.
Kontekstmenu (højreklik / langt tryk): Et højreklik eller langt tryk på en posteringsrække åbner en kontekstmenu med handlingen Åben produkt, der navigerer direkte til det pågældende produkt.
Posteringslisten understøtter stregkodescanning via SignalR. Når en stregkode scannes, tilføjes produktet automatisk som en ny postering i kladden uden manuel handling.
Gitteret indeholder mange kolonner. Nogle er skjulte som standard men kan aktiveres via kolonnvælgeren. Funktionelt vigtige kolonner beskrives nedenfor.
Valg (checkboxes): Markering af enkeltlinjer til masseoperationer som Bogfør, Slet, Flyt og Ret lagerdato. Opererer på alle posteringer, hvis ingen er markerede.
Org. enhed: Den organisatoriske enhed posteringen tilhører. Redigerbar.
Lagerdato: Datoen lagerets bevægelse registreres på. Farvemarkeret afhængig af finansperiodestatus — en tooltip viser periodeinfo. Redigerbar.
Oprettet den (initialt skjult): Dato og tidspunkt for, hvornår posteringen blev oprettet.
Oprettet af (initialt skjult): Bruger der oprettede posteringen.
Bilagsnr: Bilagsnummeret for posteringen. Redigerbar.
Produkt: Produkt og variant for posteringen. Opslag-editor med søgefunktion.
Produktnummer (initialt skjult): Viser produktets interne identifikator. Separat søgbar kolonne ved siden af Produkt.
Produktvisningsnavn (initialt skjult): Produktets displaynavn. Ikke redigerbar.
Antal: Antallet for bevægelsen. Redigerbar. Ved Afstemning-kladder farvemarkeres cellen: grøn når antal svarer til lagertal, gul ved afvigelse, rød ved større afvigelse.
Antal ikke bekræftet (initialt skjult): Vises som afkrydsningsfelt og angiver, om antallet endnu ikke er bekræftet. Skrivebeskyttet.
Kostpris ekskl. moms: Kostprisen per enhed eksklusive moms. Redigerbar. Tooltip viser beløbet i standardvaluta ved fremmedvaluta. Ved udtræk bruges FIFO-princippet.
Produktkategori: Kategori for produktet. Kan filtreres.
Lagerlokation: Den specifikke lagerlokation for varen. Redigerbar. Bemærk forskellen fra den skjulte kolonne Produktlokationer (se nedenfor).
Produktlokationer (initialt skjult): Viser alle lagerlokationer for produktet samlet. Ikke redigerbar. Adskiller sig fra Lagerlokation-kolonnen, der kun viser og redigerer den primære lokation på posteringen.
Kunde: Aktøropslag til at tilknytte en kunde til posteringen. Redigerbar.
Leverandør: Aktøropslag til at tilknytte en leverandør til posteringen. Redigerbar.
Salgspris inkl. moms: Salgsprisen inkl. moms. Redigerbar. Tooltip ved fremmedvaluta.
Salgspris ekskl. moms (initialt skjult): Salgsprisen eksklusive moms. Redigerbar.
Salgspristype (initialt skjult): Angiver typen af salgspris. Dropdown-editor.
DB KR. (initialt skjult): Dækningsbidrag i kroner. Beregnet kolonne.
DG % (initialt skjult): Dækningsgrad i procent. Beregnet kolonne.
Avance % (initialt skjult): Avanceprocent. Beregnet kolonne.
Beskrivelse: Fritekst-beskrivelse for posteringen. Redigerbar.
Alt. bilag: Alternativt bilagsnummer. Ændres feltet, synkroniseres værdien automatisk til alle øvrige rækker på kladden.
Valuta: Valuta for posteringen. Påvirker kostpris og salgspris.
Lagertal: Det aktuelle lagerantal for produktet på bogføringstidspunktet. Tooltip viser eventuelt split på serievare- og baseproduktantal.
Reserveret: Reserveret antal. Tooltip viser split.
Tilgængelige: Tilgængeligt antal (lagertal minus reservationer). Tooltip viser split.
Baseproduktlagerantal / Serievare lagerantal (initialt skjult): Lagertal opdelt på baseprodukt og produktinstanser separat.
Baseprodukt tilgængeligt antal / Serievare tilgængeligt antal (initialt skjult): Tilgængeligt antal opdelt.
Baseprodukt reserveret antal / Serievare reserveret antal (initialt skjult): Reserveret antal opdelt.
Bevægelse (initialt skjult): Beregnet. Ved Afstemning-kladder = Antal minus Lagertal; ellers = Antal.
Lagertal efter bogføring (initialt skjult): Beregnet. Lagertal plus Bevægelse.
Maskine Nummer / Serienummer: Kun synlig ved serievaresupport. Viser og redigerer identifikatorerne på produktinstanser.
Servicetype: Kun synlig ved serievaresupport. Angiver servicetypen for produktinstansen.
Stelnummer/serienummer: Kun synlig ved serievaresupport. Redigerbar. Celler markeres med advarsel, hvis serienummeret er automatisk genereret fra en stregkodescanning i stedet for manuelt indtastet. En legende vises i bunden af gitteret, så længe der er sådanne posteringer.
Total: Den samlede kostprisværdi for linjen (antal × kostpris). Kolonnen er direkte redigerbar som alternativ indgang til kostprisberegning — rediger totalen, og kostprisen beregnes automatisk.
Finansdato (initialt skjult): Den dato finansposteringen er bogført på. Skrivebeskyttet.
Er overførsel (initialt skjult): Angiver om posteringen stammer fra en intern lageroverførsel. Kan filtreres.
Er låst (initialt skjult): Angiver om posteringen er låst og ikke kan redigeres. Låste rækker vises med grå farve. Kan filtreres. En administrator kan låse en postering op via "Lås kladde op" i Mere-menuen.
Nederst til højre i posteringslisten vises Total kostpris — summen af alle posteringers kostprisværdi.
Når du tilføjer et produkt til en lagerkladde, udfylder Sapera selv en kostpris i feltet Kostpris ekskl. moms, så du sjældent skal taste den manuelt. Du kan altid rette beløbet selv — enten i kostpris-feltet eller ved at skrive den samlede værdi i Total-feltet, så regner Sapera kostprisen ud for dig.
Hvordan finder Sapera kostprisen?
Det afhænger af, hvordan du føjer produktet til kladden:
Bruger du Tilføj og henter produktets beholdning ind (for eksempel med "Tilføj med lagerantal"), tager Sapera udgangspunkt i, hvad du oprindeligt gav for de varer, du har på lager — efter princippet "først ind, først ud" (de varer, du købte først, regnes for at forlade lageret først). Har du købt det samme produkt ind til forskellige priser over tid, bliver det til flere linjer i kladden — én for hver pris — så kostprisen passer præcist til de varer, bevægelsen handler om.
Taster du en linje ind manuelt eller scanner en stregkode, oprettes kun én linje. I en afstemningskladde foreslår Sapera her et gennemsnit af, hvad de varer, du har på lager, har kostet (samme "først ind, først ud"-grundlag). Har produktet intet på lager at regne ud fra — eller er der tale om en anden type kladde — bruges i stedet den faste kostpris fra varekortet. Beløbet kan du altid rette bagefter.
Vil du sætte kostprisen på en anden måde?
Du kan til enhver tid lade Sapera genberegne kostprisen på de valgte linjer (eller alle linjer, hvis du ikke har markeret nogen) via Mere-menuen. Du vælger selv, hvilket grundlag prisen skal regnes ud fra:
Brug std. kostpris — den faste kostpris, der står på selve varekortet.
Brug gns. kostpris — gennemsnittet af, hvad produktet har kostet.
Brug FIFO gns. kostpris — et gennemsnit af priserne på det, du faktisk har på lager lige nu.
Brug seneste indkøbspris — den pris, du betalte ved dit seneste indkøb af produktet. Har Sapera ingen tidligere indkøb at gå ud fra, bruges den faste kostpris fra varekortet.
Har den valgte postering tilknyttede produktinstanser (serievarer/maskiner), kan du trykke Tilføj [Serievarer] (eller tilsvarende caption afhængig af produkttype) for at åbne et separat redigeringsgitter for produktinstanser. Her registreres individuelle serienumre, maskinenumre og servicetype for hver instans. Når du er færdig, returnerer du til posteringslisten via Gem/Annuller.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.
Vil du vide mere?
Du kan tilpasse, hvordan dette område fungerer, under indstillingerne:
Indstillinger for lagermodulet
Overblik over de lager-relaterede indstillinger i Sapera, opdelt i fire kategorier: produkter, lagerbeholdning, etiketter og serviceindkaldelser.
