En Afsendelse (også kaldet en Forsendelse) registrerer, at varer er sendt til en kunde. Den kan oprettes direkte eller baseres på en eller flere eksisterende salgsordrer, hvor varerne og priserne hentes automatisk. Processen er: opret en Afsendelse i Kladde-tilstand, tilpas eventuelt linjer og mængder, og udfør derefter handlingen Afsend for at registrere den som afsendt. En bogføring kan efterfølgende ske automatisk i baggrunden.
Åbn app'en Shop Manager. I venstremenuen vælger du Salg og derunder Afsendelser.
Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.
Listevisningen viser alle Afsendelser som et paginereret gitter. Øverst er en kontekstknap-bjælke til venstre med handlinger på den markerede afsendelse og en knap-bjælke til højre med opret, rediger og generelle funktioner.
Afsendelse: Det unikke løbenummer for afsendelsen. Kolonnen er sortérbar.
Kunde: Det fulde navn på den tilknyttede kunde.
Org. enhed: Den organisatoriske enhed afsendelsen tilhører.
Tilstand: Den aktuelle tilstand — Kladde, Afsendt, Bogføres eller Annulleret.
Dato: Oprettelsestidspunkt, vist med dato og klokkeslæt.
Oprettet af: Brugernavnet på den bruger der oprettede afsendelsen.
Total: Samlet beløb formateret som valuta, højrejusteret.
Yderligere kolonner kan vises eller skjules via kolonne-valg-funktionen i griddet.
Øverst på kolonneoverskrifterne kan du filtrere listen. Alle filtre kombineres og listen genindlæses automatisk.
Tilstand-filter: Valgbokse for Kladde, Afsendt, Bogføres og Annulleret. Som standard er Kladde og Afsendt valgt, så lukkede og annullerede afsendelser ikke fylder listen op.
Dato-filter: Filtrer på oprettelsesdato.
Total-filter: Filtrer på totalbeløb.
Org. enhed-filter: Begræns listen til én eller flere organisatoriske enheder.
Oprettet af-filter: Begræns til én eller flere brugere.
Nummer-filter: Søg på det numeriske løbenummer.
Afsendelser der har fejlet under bogføring vises med rød baggrundsfarve i listen. Forklaringen fremgår af teksten Bogførings fejl i listens forklaring-felt. Brug handlingen Bogfør - forsøg igen til at genstarte bogføringen for den markerede afsendelse.
Afsend: Sender den markerede kladde-afsendelse. Knappen er aktiv, når afsendelsens tilstand er Kladde.
Annullér: Annullerer den markerede afsendelse. Kun aktiv når tilstanden er Kladde.
Vis bilag: Åbner bogføringsbilag eller fakturabilag tilknyttet afsendelsen. Kun aktiv, når afsendelsen er i tilstanden Afsendt (dvs. bogføringen er gennemført).
Bogfør - forsøg igen: Genstarter bogføringen for den valgte afsendelse. Vises udelukkende, når afsendelsens bogføringsstatus er fejlet, og der endnu ikke er tildelt et bilagsnummer.
Opret ny (plusikon): Starter dialogen til oprettelse af en ny afsendelse.
Ret (blyantikon): Åbner den markerede afsendelse i editoren. Knappen er kun aktiv, når en afsendelse er markeret. Du kan også dobbeltklikke på en række i listen for at opnå samme resultat.
Rapport-eksport: Eksporterer en rapport for den valgte afsendelse. Aktiv, når en afsendelse er markeret.
Opdater: Genindlæser listen fra serveren.
Søg: Avanceret fritekstsøgning. Skriv tekst for at søge bredt, eller sæt + foran et nummer for kun at søge i afsendelsesnummeret (i stedet for på tværs af alle felter). Det er et delvist match, så "+104" også finder numre, der indeholder 104. Se også Sådan søger du i lister for mere om søgning og filtrering.
Klik på Opret ny (plusikon) for at starte oprettelses-dialogen. Du præsenteres for valget Fra [salgsordre].
Fra salgsordre: Vælg denne mulighed for at basere den nye afsendelse på en eksisterende salgsordre. Dialogen viser et grid med tilgængelige salgsordrer med kolonner for Nummer, Kunde og Total. Du kan søge i listen ved hjælp af søgefeltet. Vælg den ønskede salgsordre og klik OK. Linjer og kundeoplysninger fra salgsordren overføres automatisk til den nye afsendelse.
Tom afsendelse: Klikker du OK uden at have valgt en salgsordre, oprettes en tom afsendelse, hvor du selv tilføjer linjer og udfylder alle felter.
Editoren åbner enten som inline-visning (erstatter listen) eller som en pop-up dialog, afhængigt af konteksten du åbnede afsendelsen fra. Indholdet er det samme i begge tilfælde.
Editoren er skrivebeskyttet for afsendelser der ikke er i Kladde-tilstand. Det vil sige, at felter og linjer kun kan ændres, mens tilstanden er Kladde.
Afsendelse (nummer): Systemgenereret løbenummer. Vises øverst til venstre i editoren og kan ikke redigeres.
Tilstand: Aktuel tilstand vist som skrivebeskyttet felt — Kladde, Afsendt, Bogføres eller Annulleret.
Org. enhed: Påkrævet felt. Vælg den organisatoriske enhed der skal knyttes til afsendelsen. Feltet vises som en dropdown.
Kunde: Påkrævet felt. Autocomplete-opslag blandt aktører med rollen Kunde. Begynder du at skrive et navn, vises matchende kunder. Når der er valgt en kunde og tilføjet linjer fra salgsordrer, låses kundefeltet, så kunden ikke kan skiftes utilsigtet.
Adresse: Leveringsadresse til kunden. Redigeres via en adresse-editor-komponent. Feltet udfyldes automatisk fra kundens stamdata, når du vælger en kunde.
E-mail: Kundens e-mailadresse. Valideres som gyldig e-mailadresse. Udfyldes automatisk fra kundens kontaktoplysninger.
Telefon: Kundens telefonnummer. Valideres som gyldigt telefonnummer. Udfyldes automatisk fra kundens kontaktoplysninger.
Under kontaktoplysningerne finder du varelinjegredet med alle varer på afsendelsen. Øverst i griddet er en sletknap (kryds-ikon), som sletter den markerede linje. Slettning er kun mulig i Kladde-tilstand.
Nummer: Produktets interne identifikator.
Navn: Produktets navn.
Salgsordre: Reference til det salgsordrenummer, linjen stammer fra. Er linjen tilføjet manuelt, er dette felt tomt.
Antal: Redigerbar. Det antal der afsendes på denne linje.
Pris inkl. moms: Redigerbar. Stykpris inklusiv moms.
Beløb: Linjebeløb uden rabat.
Rabat %: Redigerbar. Rabat i procent på linjen.
Totalrabat: Redigerbar. Rabat som fast beløb på linjen.
Total: Redigerbar. Samlet linjetal inklusive rabatter.
Moms %: Gældende momssats for produktet.
Moms: Beregnet momsbeløb for linjen.
Lagerlokation: Den lagerlokation varen hentes fra.
Tilgængelighed: Antal tilgængeligt på den valgte lagerlokation. Hold musen over feltet for at se tilgængelighed på øvrige lagerlokationer som et tooltip.
Er valuta primær: Skjult som standard (boolean-kolonne). Vises ved at aktivere kolonnen via kolonne-valg.
Yderligere kolonner kan vises eller skjules via gitterts kolonne-valg-funktion.
I editoren er der en knap Tilføj [salgsordre] i øverste toolbar. Knappen er kun synlig og aktiv, når afsendelsen er i Kladde-tilstand. Klik på knappen for at åbne en dialog, hvor du kan søge efter og vælge en eller flere salgsordrer. Kun salgsordrer der matcher den valgte kundes id, og som endnu ikke er fuldt faktureret, vises. Linjer fra de valgte salgsordrer tilføjes til afsendelsen. Salgsordrer der allerede er repræsenteret i afsendelsen, filtreres automatisk fra i dialogen.
Under varelinjerne vises en total-sektion med summering af beløb, rabatter og moms for hele afsendelsen.
Bogføring fejlede: Vises hvis den foregående bogføringsforsøg mislykkedes. Panelet indeholder fejlbeskeden fra bogføringssystemet. Brug handlingen Bogfør - forsøg igen i toolbar'en til at genstarte bogføringen.
Fejl ved reservationer: Vises hvis der opstod fejl under anvendelse af lagerreservationer. Panelet indeholder en besked om, hvad der gik galt.
Tilføj [salgsordre]: Åbner salgsordre-valgsdialog. Kun synlig i Kladde-tilstand.
Afsend: Gemmer afsendelsen og udfører afsendelseshandlingen. Aktiv, når tilstanden er Kladde og formularen er gyldig.
Annullér: Annullerer den aktuelle kladde-afsendelse. Vises kun, når afsendelsen er i Kladde-tilstand og har et gemt id.
Bogfør - forsøg igen: Genstarter bogføringen. Vises kun, når bogføringsstatus er fejlet.
Rapport-eksport: Gemmer afsendelsen og genererer derefter en rapport. Tilgængelig i editoren's toolbar.
Gem og luk: Gemmer alle ændringer og lukker editoren.
Annuller: Kasserer ikke-gemte ændringer og lukker editoren.
En afsendelse gennemgår følgende tilstandsforløb:
Kladde: Starttilstand. Alle felter og linjer kan redigeres. Fra Kladde kan du udføre handlingerne Afsend og Annullér.
Afsendt: Afsendelsen er markeret som afsendt. Editoren er skrivebeskyttet. Systemet vil forsøge at bogføre afsendelsen i baggrunden. Fra Afsendt-tilstand kan du bruge Vis bilag, hvis bogføringen er gennemført.
Bogføres: Bogføringen er i gang. Afsendelsen er skrivebeskyttet.
Annulleret: Afsendelsen er annulleret og kan ikke ændres yderligere.
Hvis bogføringen fejler, forbliver afsendelsen i tilstanden Afsendt men vises med rød farve i listen. Handlingen Bogfør - forsøg igen bliver tilgængelig.
Handlingen Vis bilag åbner en dialog med bogføringsbilag eller fakturabilag knyttet til den afsendte afsendelse. Handlingen er kun tilgængelig, når afsendelsen er i tilstanden Afsendt og bogføringen er gennemført.
Fra Salgsordre-skærmen er der en fane Afsendelser, der viser alle afsendelser knyttet til den pågældende salgsordre. Herfra kan du åbne en eksisterende afsendelse eller oprette en ny baseret på salgsordren. Visningen er en begrænset version af Afsendelser-listen.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.
Vil du vide mere?
Læs mere i disse relaterede artikler:
Afsendelsesmetoder
Opsæt og administrér afsendelsesmetoder (fragtløsninger) i Shop Manager. Afsendelsesmetoderne vælges ved oprettelse af forsendelser på salgsordrer og sendes til Shipmondo for automatisk generering af fragtlabels.
Forsendelseslabels (Shipmondo)
Opsæt integrationen med Shipmondo, så du kan oprette forsendelser og udskrive forsendelseslabels direkte fra Sapera.
Følgeseddel (ekspedition)
Følgesedlen viser de varer, der ekspederes på en konkret ordre — med kunde, leveringsoplysninger og varelinjer. Lær hvad den indeholder, og hvor du starter udskriften.
