Gentagne posteringer

Med gentagne posteringer opretter du en skabelon for posteringer, der skal gentages med faste mellemrum – for eksempel husleje, abonnementer, forsikringer eller afskrivninger. Sapera opretter så posteringerne i en valgt posteringskladde på de datoer, du har valgt, enten automatisk eller når du selv kører skabelonen. Posteringerne lægges i kladden som helt almindelige kladdeposteringer og bogføres efter kladdens normale regler.

Sådan tilgår du gentagne posteringer

Fra hamburger-menuen i øverste venstre hjørne åbnes Shop Manager. I venstre menu vælges Bogføring og derefter Gentagne posteringer.

Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det – kontakt support.

Adgang styres af to tilladelser: Access recurring postings giver adgang til at se menupunktet og listen, og Manage recurring postings giver ret til at oprette, rette, slette og køre skabeloner. Administratorer har dem som standard. Rettigheden Book in closed financial period or period part afgør desuden, om du må oprette posteringer med en dato i en lukket periode.

Listen over skabeloner

Oversigten viser dine skabeloner med kolonnerne Visningsnavn, Kladde, Periode, Næste forekomst, Seneste kørsel, Beløb i alt, Sat på pause, Kør automatisk, Har fejl, Startdato og Udløbsdato. Du kan selv vælge, hvilke kolonner der vises.

I værktøjslinjen findes Opret, Ret, Slet, Kør nu og Opdater. Under Mere finder du Kopi, Spring næste forekomst over, Sæt på pause / Aktiver, Alle kørsler og – for administratorer – Kør forfaldne nu. Dobbeltklik på en række åbner skabelonen.

Opret en skabelon

Du kan oprette en skabelon fra bunden med Opret, eller du kan oprette den ud fra et eksisterende bilag: i posteringskladden vælges Opret gentagne posteringer ud fra dette bilag i Bilag-menuen (eller fra bilagsdialogen). Så forudfyldes skabelonens linjer med bilagets indhold.

I skabelonen udfylder du:

Visningsnavn: Navnet på skabelonen, som vises i listen.

Kladde: Den posteringskladde, posteringerne skal oprettes i.

Beskrivelse: En valgfri beskrivelse.

Sat på pause: Sættes skabelonen på pause, oprettes der ingen posteringer, før du aktiverer den igen.

Kør automatisk: Lader du den være slået til, opretter Sapera selv posteringerne på forekomstdatoerne. Er den slået fra, kører du skabelonen manuelt.

Opret dage før: Vises kun ved automatisk kørsel. Angiver hvor mange dage før forekomstdatoen (0–31) posteringerne skal oprettes.

Periode: Hvor ofte posteringerne gentages: Månedlig, Hver anden måned, Kvartalsvis, Halvårlig eller Årlig.

Dag i måneden: Vælg Fast dag, Første dag i måneden eller Sidste dag i måneden. Ved Fast dag angiver du Dag (1–31); er måneden kortere, bruges månedens sidste dag.

Startdato og Udløbsdato: Hvornår gentagelsen begynder og eventuelt slutter.

Under felterne viser panelet Næste 12 forventede datoer de kommende forekomster, så du kan se, at opsætningen passer. Mangler der datoer, står der "Ingen kommende datoer. Tjek startdato, udløbsdato og dag i måneden."

I linjegitteret (højst 100 linjer) angiver du posteringslinjerne med Type, Konto, Aktør, Modkonto, Debet, Kredit, Beskrivelse, Momstype, Org. enhed, Forfald efter dage (0–365) og Periodisering. Balancerer linjerne ikke, vises "Linjerne balancerer ikke. Difference: X", og ved gem spørges "Gem alligevel?". Alle linjer skal have konto eller aktør og et beløb.

Kør posteringerne

Manuelt: Med Kør nu opretter du den næste forekomst i kladden. Kun den næste forekomst kan køres ad gangen. Vil du springe en forekomst over, bruges Spring næste forekomst over. En forekomst, der allerede er kørt, kan køres igen fra listen over kørsler.

Automatisk: Er Kør automatisk slået til (og skabelonen ikke er på pause), opretter et baggrundsjob posteringerne op til Opret dage før dage før forekomstdatoen. Op til tre forfaldne forekomster hentes automatisk. Er der flere forfaldne, markeres kørslen som fejlet, og skabelonen får Har fejl – så skal du køre dem manuelt. Mislykkes oprettelsen, får du en notifikation i indbakken, der linker til listen.

Lukkede perioder: Ligger en forekomstdato i en lukket regnskabsperiode, spørger Sapera, om posteringerne skal oprettes på datoen alligevel eller flyttes til den første åbne dato. Har du ikke ret til at bogføre i lukkede perioder, får du besked om det i stedet.

Kørsler og status

Når en skabelon er gemt, vises Kørsler under linjerne med Forekomstdato, Finansdato, Status, Bilagsnr., Fejl, Opdateret den og Opdateret af. En kørsel kan have status I gang, Oprettet, Sprunget over, Fejlet eller Tilbageført. Med Vis bilag åbner du det dannede bilag, og Kør igen kører en forekomst om. Alle kørsler viser kørslerne på tværs af skabeloner.

Rydder du kladden eller bilaget, som en gentagen postering har oprettet, ruller den tilhørende kørsel tilbage til status Tilbageført.

Godt at vide

En skabelon kan have højst 100 linjer. En kladde kan ikke slettes, så længe en skabelon opretter posteringer i den – flyt eller slet skabelonen først. Alle ændringer på en skabelon kan følges i Ændringsloggen.

Vil du vide mere?

Læs mere i disse relaterede artikler: