Dokumenttyper er navngivne kategorier, der bruges til at mærke og klassificere vedhæftninger i Sapera. Når en vedhæftning tilknyttes en faktura, salgsordre, salgstilbud eller købsfaktura, kan du angive hvilken dokumenttype vedhæftningen tilhører — for eksempel om det er en følgeseddel, en kontrakt eller en indgående EAN-faktura.
Hver dokumenttype har et teknisk systemnavn (bruges internt i Sapera og af integrationer) og et visningsnavn (det der vises i brugerfladen).
De dokumenttyper du definerer her, vises som valgmuligheder i kolonnen Dokumenttype i vedhæftningslister på fire steder i Shop Manager:
Salgsfakturaer — på fanen Vedhæftninger under en salgsfaktura kan du vælge dokumenttype direkte i gitteret via en autocomplete-dropdown.
Salgsordrer — på fanen Vedhæftninger under en salgsordre, ligeledes med inline valg i gitteret.
Salgstilbud — på fanen Vedhæftninger under et salgstilbud.
Købsfakturaer — på fanen Vedhæftninger under en købsfaktura.
Ved oprettelse af en ny vedhæftning via dialogboksen vises dokumenttypen ligeledes som et valgfelt.
Systemet seeder automatisk dokumenttypen IncomingEAN (visningsnavn: Initial EAN Invoice) ved installation. Denne bruges af EAN-faktura-importprocessoren til at mærke indgående EAN-fakturaers vedhæftninger automatisk og kan ikke slettes af brugeren.
Fra forsiden af Shop Manager vælger du Opsætning i menuen og derefter Dokumenttyper. Du ser nu en oversigt over alle dokumenttyper i systemet.
Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.
Listevisningen viser alle oprettede dokumenttyper i et gitter med to kolonner: Systemnavn og Visningsnavn. Begge kolonner kan sorteres ved at klikke på kolonneoverskriften.
Du kan åbne en dokumenttype til redigering ved at dobbeltklikke på rækken eller ved at markere rækken og trykke på Ret-knappen.
Opret (+) — Altid aktiv. Åbner redigeringsskærmen med et tomt skema, klar til at oprette en ny dokumenttype.
Ret (blyant) — Kun aktiv når en række er markeret. Åbner redigeringsskærmen for den valgte dokumenttype. Dobbeltklik på en række har samme effekt.
Slet (kryds) — Kun aktiv når en række er markeret. Sletter den valgte dokumenttype øjeblikkeligt uden yderligere bekræftelsesdialog. Systemseedede poster (som IncomingEAN) kan ikke slettes.
Gem og luk — Vises på redigeringsskærmen. Gemmer den nye eller ændrede dokumenttype og lukker redigeringsskærmen.
Luk — Vises på redigeringsskærmen. Afbryder og lukker redigeringsskærmen uden at gemme.
Klik på +-ikonet øverst til højre i listevisningen. Redigeringsskærmen åbner med tomme felter. Udfyld Systemnavn og Visningsnavn og afslut med Gem og luk.
Markér den ønskede dokumenttype i listen og klik på Ret, eller dobbeltklik direkte på rækken. Redigeringsskærmen åbner. Bemærk at Systemnavn er låst og ikke kan ændres — kun Visningsnavn kan redigeres. Afslut med Gem og luk.
Systemnavn: Det tekniske navn der identificerer dokumenttypen entydigt i systemet. Må ikke indeholde mellemrum. Feltet er kun redigerbart ved oprettelse — ved efterfølgende redigering er feltet låst og kan ikke ændres. Hvis du angiver et systemnavn der allerede er i brug, vises fejlmeddelelsen: "Der er allerede en anden dokument type med samme navn".
Visningsnavn: Det brugervenlige navn der vises i grænsefladen, for eksempel i kolonnen Dokumenttype på vedhæftningslister. Visningsnavnet kan ændres efter oprettelse.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.
Vil du vide mere?
Læs mere i disse relaterede artikler:
Dokumenter
Sådan bruger du Dokumenter i Sapera til at oprette, organisere og vedhæfte noter og filer — med mapper, søgning, flytning og rettigheder.
Vedhæftninger
Knyt en eller flere filer til en post i Sapera (bilag, kunde, leverandør, produkt m.fl.) — og se de automatisk vedhæftede PDF'er
Aktørfiltyper
I denne artikel gennemgås, hvordan du tilgår og opretter aktørfiltyper i Sapera
