Reklamation på salgsordrer – kobl leverandørens kreditnota

En reklamation er her en salgsordrelinje, kunden ikke skal betale, fordi varen eller ydelsen er reklameret hos leverandøren. Beløbet står på forkodens konto, indtil leverandørens kreditnota dækker det. På den måde kan du følge åbne reklamationer og koble dem til den kreditnota, I får fra leverandøren.

Dette er ikke det samme som reklamationsudskriften i Reklamationer, der viser produktreklamationer fra kassen og lageret. Reklamationer oprettet på salgsordrer kommer ikke med på den udskrift.

Før du starter

Opret en forkode med Konto indstillinger = Reklamation (valgt konto) under Opsætning og Forkoder, og vælg den Konto, reklamationsbeløbet skal stå på. Se Forkoder.

Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det – kontakt support.

Trin 1: Markér linjen som reklamation

1. Fra hamburger-menuen i øverste venstre hjørne åbnes Shop Manager. Vælg Salg og derefter Salgsordrer, og åbn ordren.

1. Markér linjen, klik på Ret forkode, og vælg reklamationsforkoden.

Forkoden kan kun sættes på salgsordrelinjer og på fakturalinjer, der stammer fra en salgsordre – ikke på tilbud og ikke på linjer med negativt antal eller beløb. Hver reklamationslinje får en reklamation i tilstanden Åben, og ordren får en samlet reklamationstilstand. Fjerner du forkoden eller sletter linjen, spørger Sapera: "Linjen har en reklamation. Reklamationen bliver slettet. Skal der fortsættes?".

Trin 2: Kobl leverandørens kreditnota

Når du modtager leverandørens kreditnota som en købsfaktura (med linjer med negativt antal), kobler du den til reklamationerne på én af disse måder:

• På købsfakturaen: knappen Reklamation... over linjerne (rød, når der findes mulige match).

• På salgsordren: fanen Reklamationer, knappen Match købsfaktura.

• Fra listen over reklamationer (se nedenfor).

I matchdialogen vælger du for hver reklamation Forkode, Købsfakturalinje og Matchet antal. Kun købsfakturalinjer med negativt antal og samme produkt kan matches. Det matchede antal kan ikke overstige antallet på hverken købsfakturalinjen eller salgsordrelinjen, og en købsfakturalinje, der endnu ikke er bogført, skal dækkes af én reklamation med hele sit antal. Reklamationens leverandør skal være købsfakturaens leverandør – ellers spørger Sapera, om købsfakturaens leverandør skal bruges.

Er købsfakturaen allerede bogført, er koblingen kun til information: lager og bogføring ændres ikke, og reklamationen markeres Kræver manuel rettelse.

Hvad sker der ved bogføring af købsfakturaen

De linjer, der er koblet til en reklamation, lægges ikke på lager (Tilføj til lager afviser dem). Ved bogføring bogføres de som ikke-lagerførte reklamationsposter, og de åbne reklamationer lukkes med bogføringstilstanden Håndteret ved bogføring. Er en købsfakturalinje med reklamation ikke fuldt dækket, afvises bogføringen, til reklamationen er matchet igen, så linjen bliver delt.

Overblik over reklamationer

• Fanen Reklamationer på salgsordren (vises, når ordren har reklamationer) og på købsfakturaen (for gemte købsfakturaer) viser bl.a. Oprettet d., Linje, Antal, Reklamation (Åben/Lukket/Slettet), Bogføring, Konto, Leverandør, Købsfaktura og Lukket d.

• En samlet liste over alle reklamationer åbnes under Mere... og Reklamationer i både Salgsordrer og Købsfakturaer.

• Salgsordre-oversigten har kolonnen Reklamation (skjult som standard) med filteret Ingen, Åben eller Lukket.

Luk, genåbn og håndtér manuelt

Bogføringstilstanden viser, hvor langt reklamationen er: Håndteret ved bogføring, Kræver manuel rettelse eller Håndteret manuelt.

• Luk reklamation: Er reklamationen ikke koblet til en købsfaktura, advarer Sapera: "Reklamationen er ikke koblet til en købsfaktura. Beløbet bliver på forkodens konto og skal afskrives manuelt. Luk reklamationen?".

• Genåbn reklamation: Frigør koblingen til købsfakturaen. En reklamation, der er håndteret ved bogføring, kan ikke genåbnes.

• Markér som håndteret manuelt: Kun aktiv for reklamationer med tilstanden Kræver manuel rettelse (for eksempel når linjen blev slettet, eller når købsfakturaen var bogført, før den blev koblet).

Reklamation ved fakturering og kreditnota

Opretter du en kreditnota på en faktura med reklamationslinjer, advarer Sapera: reklamationerne på salgsordren ændres ikke – tjek dem på fanen Reklamationer på salgsordren. Kopierer du fakturaen, får den nye faktura linjerne uden reklamationsforkoden.

Typiske meddelelser

• "Ingen forkode er markeret som reklamation. Markér en i forkode-opsætningen."

• "Nogle salgsordrelinjer er allerede faktureret eller leveret, så de kan ikke få reklamations-forkoden."

• "Salgsordrelinjer kan kun matches med købsfakturalinjer med samme vare."

• "Købsfakturaen er under behandling. Prøv igen om lidt."

Vil du vide mere?

Læs mere i disse relaterede artikler: