Tilbud

Hvad er et tilbud?

Et tilbud i Sapera er en salgsdokumentation, hvor du præsenterer en pris og beskrivelse af varer eller ydelser, som en kunde kan tage stilling til. Tilbuddet fungerer som en struktureret prisindikation, der – hvis det accepteres – nemt kan konverteres til en salgsordre og derefter en faktura.

Tilbud giver dig mulighed for at arbejde struktureret med potentielle handler og holde overblik over status på tværs af kunder og tilbud.

Sådan tilgår du

1. Åbn app'en Shop Manager fra hamburger-menuen øverst til venstre i Sapera.

2. Vælg Salg i menuen og klik på Tilbud.

Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.

Listevisningen

Listevisningen viser alle tilbud i en søgbar, pagineret tabelvisning. Du kan filtrere og sortere på de fleste kolonner direkte i kolonneoverskriften.

Kolonner i listen

Type: Den salgsordre-type tilbuddet er oprettet med.

Nr.: Tilbudsnummer, tildelt automatisk ved oprettelse. Du kan søge på et nummer ved at skrive det i søgefeltet – sæt et foranstillet + foran (f.eks. +1042) for kun at søge i tilbudsnummeret i stedet for på tværs af alle felter. Det er et delvist match, så "+104" også finder numre, der indeholder 104.

Oprindeligt tilbud: Nummeret på det første tilbud, hvis tilbuddet er en revision. Kan filtreres.

Kundereference: Kundens eget referencenummer, hvis angivet på tilbuddet.

Emne: En fritekst-overskrift for tilbuddet.

Kunde: Navn på den tilknyttede kunde.

Serienummervare: Vises kun, hvis systemet er konfigureret til at understøtte serienummervarer. Viser den tilknyttede instans.

Org. enhed: Vises, hvis organisatoriske enheder er aktiveret i systemet.

Tilstand: Den aktuelle tilstand for tilbuddet – se afsnittet om tilstande nedenfor.

Vare-tilstand: Vises kun, hvis systemet er sat op til at vise linjetilstande. Opsummerer tilstandene på linjerne i tilbuddet.

Dato: Dato og tidspunkt for oprettelse.

Oprettet af: Brugeren der oprettede tilbuddet.

Total: Det samlede beløb inkl. moms for tilbuddet.

Herudover kan der vises ekstra kolonner baseret på brugerdefinerede datafelter. Du kan vise og skjule kolonner via kolonnevælgeren i listens øverste højre hjørne.

Handlinger i listevisningen

I øverste højre hjørne finder du kontekstknapper, der gælder for det valgte tilbud i listen:

Opret (nyt tilbud): Opretter et nyt kladde-tilbud. Altid tilgængeligt.

Ret: Åbner det valgte tilbud til redigering. Kræver at et tilbud er markeret.

Kopi: Kopierer det valgte tilbud. Du spørges “Er dette en ny revision af samme tilbud?”. Svarer du Ja, bliver kopien en revision af det oprindelige tilbud (se afsnittet Revisioner). Svarer du Nej, bliver det en almindelig, uafhængig kopi. Kræver at et tilbud er markeret.

Eksport/Udskriv (Alt+U / F10): Genererer en PDF-rapport for det valgte tilbud. Kræver at et tilbud er markeret.

Opdater: Genindlæser listen.

Søg: Fritekst-søgning på tværs af tilbud. Brug søgefeltet øverst i listen. Se også Sådan søger du i lister for mere om søgning og filtrering.

Flyt til kladde (Alt+L): Genåbner et annulleret tilbud som kladde. Vises kun i venstre knappanel og er kun aktiv, når det valgte tilbud er annulleret.

Opret ordre (Alt+K / F8): Konverterer et kladde-tilbud til en salgsordre. Er kun aktiv, når det valgte tilbud er i kladdetilstand og har mindst én linje.

Annullér: Markerer et kladde-tilbud som annulleret. Er kun aktiv for kladdetilbud.

E-mail (Alt+E / F11): Sender tilbuddet som e-mail til kunden. Er kun tilgængeligt, når debitorens konfiguration tillader e-mailudsendelse, og tilbuddet ikke er annulleret.

Opret og redigér tilbud

Når du opretter eller redigerer et tilbud, åbnes tilbuds-editoren. Øverst finder du en toolbar med handlinger, og nedenunder er header-felterne fordelt i to kolonner. Fanerne i bunden giver adgang til linjer, historik, vedhæftninger m.m.

Toolbar-handlinger i editoren

Kopi (under Mere...): Gemmer tilbuddet og kopierer det derefter. Du får samme spørgsmål om revision som i listen. Altid tilgængelig.

Flyt til kladde (Alt+L): Genåbner tilbuddet som kladde. Vises kun, når tilbuddet er annulleret.

Opret ordre (Alt+K / F8): Konverterer tilbuddet til en salgsordre via en popup-dialog. Vises kun, når tilbuddet er i kladdetilstand og har mindst én linje.

Eksport/Udskriv (Alt+U / F10): Gemmer tilbuddet og genererer en PDF-rapport. Altid tilgængeligt.

E-mail (Alt+E / F11): Sender tilbuddet som e-mail til kunden. Vises kun, når debitorens konfiguration tillader e-mailudsendelse, og tilbuddet ikke er annulleret. Kan vises som en dropdown med flere valgmuligheder, hvis der er konfigureret mere end én e-mail-skabelon.

Annullér (Discard): Markerer tilbuddet som annulleret. Vises kun, når tilbuddet er i kladdetilstand.

Uden moms (Alt+Q): Slår momsfritagelse til og fra for hele tilbuddet. Vises som en toggle-knap. Er kun aktiv, når tilbuddet kan redigeres (ikke i kladde-readonly).

Vis kostpris (Alt+M): Viser eller skjuler en kostpris-kolonne i linjegriddet. Er altid tilgængeligt.

Gem og luk / Gem: Gemmer alle ændringer og lukker editoren.

Annullér ændringer: Fortryder ugemte ændringer og lukker editoren.

Beskrivelse af felter i tilbudsheaderen

Nr.: Tilbudsnummer, tildeles automatisk og kan ikke redigeres.

Type: Salgsordre-type, der styrer, hvilke brugerdefinerede felter der vises på tilbuddet. Vælges fra en dropdown.

Org. enhed: Vises kun, hvis organisatoriske enheder er aktiveret. Angiver den organisatoriske enhed tilbuddet tilhører.

Tilstand: Viser den aktuelle tilstand som skrivebeskyttet tekst – Kladde, Accepteret, Annulleret eller Anden revision accepteret. Se afsnittet om tilstande for en beskrivelse af forløbet.

Rekvisitionsnummer: Valgfrit tekstfelt til internt referencenummer eller rekvisitionsnummer.

Kunde: Autocomplete-søgefelt, der slår op i aktørregistret. Vælg en eksisterende kunde, eller opret en ny direkte fra feltet ved at klikke på +-ikonet. Påkrævet felt.

Adresse: Adresseblok for tilbuddet. Hentes automatisk fra kunden, men kan tilpasses. Klik på feltet for at vælge en af kundens registrerede adresser.

Kundereference: Kundens eget referencenummer, f.eks. et indkøbsordrenummer fra kunden.

E-mail: Kontakt-e-mailadresse for tilbuddet. Forudfyldes automatisk fra kundens stamdata.

Telefon: Kontakttelefonnummer. Forudfyldes automatisk fra kundens stamdata.

Emne: Fritekst-overskrift eller beskrivelse for tilbuddet.

Valuta: Valuta for tilbuddet. Hvis der vælges en fremmed valuta, vises et informationsikon med tooltip om den aktuelle valutakurs.

Notat (udskrives): HTML-formateret notat, der medtages i det udskrevne eller afsendte tilbud. Redigeres med en indbygget tekstformatering (TinyMCE).

Internt notat: HTML-formateret internt notat, der kun er synligt for medarbejdere i systemet og ikke vises på det dokument, kunden modtager. Redigeres med samme tekstformatering som ovenstående.

Serienummervare: Autocomplete-felt, der vises kun, hvis systemet er konfigureret til at understøtte serienummervarer. Bruges til at tilknytte tilbuddet til en specifik serienummervare (f.eks. en serienummervare tilhørende kunden).

Brugerdefinerede felter: Ekstra felter, der styres af den valgte Type. Disse felter varierer afhængig af den valgte salgsordre-type.

Linjer

Fanen Linjer er den første og obligatoriske fane i bunden af tilbuds-editoren. Her registrerer du de varer og ydelser, der skal med i tilbuddet.

Linjegrid – kolonner og funktioner

Linjegriddet indeholder én række per tilbudslinje. De vigtigste kolonner er:

Varenr.: Varenummer fra varebeholdningen. Klik i feltet for at søge og vælge en vare.

Varenavn: Navn eller beskrivelse på varen/ydelsen. Kan redigeres direkte på linjen.

Antal: Det antal, der tilbydes.

Enhed: Salgsenhed for varen.

Listepris: Varens listepris.

Rabat: Eventuel rabat i procent eller kroner, afhængigt af systemopsætning.

Nettopris: Den beregnede nettopris efter rabat.

Moms: Momssats for linjen.

Beløb: Det samlede linjebeløb.

Hvis Vis kostpris er aktiveret i toolbar'en, vises desuden en kostpris-kolonne, der giver indblik i dækning på de enkelte linjer.

Du kan tilpasse hvilke kolonner der er synlige via kolonnevælgeren i linjegriddet.

Du tilføjer en ny linje ved at klikke i den tomme række nederst i griddet og vælge en vare. Du sletter en linje ved at markere den og trykke på slette-ikonet, der vises på linjen.

Totaler

Nedenunder linjegriddet vises en totalboks med:

Subtotal: Beløbet ekskl. moms.

Moms: Det samlede momsbeløb.

Total: Det samlede beløb inkl. moms.

Under totalboksen vises desuden, hvem der oprettede tilbuddet og på hvilken dato.

Fanerne i bunden

Opgaver

Fanen Opgaver viser de opgaver, der hører til tilbuddet, ligesom på en salgsordre. Du opretter en opgave med Ny, retter den valgte med Ret (eller dobbeltklik), sletter den med Slet og genindlæser listen med Opdater. Kolonnerne er Titel, Fra, Flydende, Opgavetype, Opgavestatus og Tildelt; du kan vise og skjule kolonner via kolonnevælgeren.

Sendte e-mails

Fanen Sendte e-mails viser en liste over alle e-mails, der er sendt til kunden i forbindelse med dette tilbud. Fanen vises kun, når tilbuddet er gemt og har fået et tilbudsnummer (ikke ved oprettelse af et nyt, endnu ugemt tilbud).

Salgshistorik

Fanen Salgshistorik (Alt+H) viser kundens historiske vareposter i systemet. Du kan bruge denne fane til at danne dig et overblik over, hvad kunden tidligere har købt, inden du endeligt færdiggør tilbuddet.

Kundeposteringer

Fanen Kundeposteringer viser kundens finansposteringer og kontosaldo, så du kan se, om kunden har åbne poster, før du sender tilbuddet. Fanen vises kun, når der er valgt en kunde, og du har rettigheden Show financial entries (rettighedsnavnet vises på engelsk). Kan du ikke se fanen, har du sandsynligvis ikke rettigheder til den. Kontakt support.

Vedhæftninger

Fanen Vedhæftninger giver dig mulighed for at vedhæfte filer til tilbuddet, f.eks. tekniske specifikationer, billeder eller andre relevante dokumenter.

Fanen indeholder et grid med følgende kolonner:

Titel: Filens titel som den vises i systemet.

Dokumenttype: Klassificering af dokumentet (f.eks. kontrakt, billede).

Filnavn: Det originale filnavn.

Indholdstype: MIME-type for filen (f.eks. application/pdf, image/jpeg).

Oprettet d.: Dato og tidspunkt for upload.

Du kan administrere vedhæftninger med følgende handlinger:

Tilføj: Åbner en filvælger, så du kan uploade en ny fil.

Slet: Fjerner den markerede fil. Er kun aktiv, når en fil er markeret.

Hent: Downloader de markerede filer til din computer.

Opdater: Genindlæser fillisten.

Du kan også trække og slippe filer direkte ind på fanen for at uploade dem.

Revisioner

Fanen Revisioner viser alle revisioner af tilbuddet – også det oprindelige tilbud. For hver revision ses Tilbud (nummer), Kunde, Tilstand, Dato og Total. Dobbeltklik på en revision for at åbne den; Opdater genindlæser listen. Fanen vises, når tilbuddet er gemt.

Sådan arbejder du med revisioner: Vil kunden have et justeret tilbud, bruger du Kopi og svarer Ja til spørgsmålet om revision. Ret den nye revision og send den til kunden. Alle revisioner beholdes, så du kan se, hvad der blev tilbudt hvornår. Opretter du en ordre fra en af revisionerne, får de andre revisioner, der stadig er kladder, tilstanden Anden revision accepteret, og de kan ikke længere bruges til en ordre.

Tilstande og arbejdsgang

Et tilbud gennemgår følgende tilstande:

Kladde er starttilstanden for alle nye tilbud. I kladdetilstand kan tilbuddet redigeres frit. Herfra kan du sende det til kunden via e-mail eller udskrive det som PDF. Fra kladde kan du enten oprette en salgsordre (tilbud accepteres) eller annullere tilbuddet.

Accepteret opnår tilbuddet automatisk, når du konverterer det til en salgsordre via handlingen Opret ordre. Tilbuddet er nu låst og kan ikke redigeres direkte. Det kan dog stadig udskrives og sendes som e-mail.

Annulleret opnår tilbuddet, når du klikker på Annullér. Annullerede tilbud kan ikke redigeres og kan heller ikke konverteres til en salgsordre. Annulleringen kan dog fortrydes ved at klikke på Flyt til kladde, som genåbner tilbuddet i kladdetilstand.

Anden revision accepteret får en kladde-revision automatisk, når en anden revision af samme tilbud er blevet til en salgsordre.

Opret ordre – konvertering til salgsordre

Når en kunde accepterer et tilbud, klikker du på Opret ordre (Alt+K / F8). Systemet gemmer tilbuddet og åbner herefter en fuld salgsordre-editor i en popup-dialog, hvor du kan gennemgå og justere ordren, inden du gemmer den. Når du gemmer salgsordren, skifter tilbuddets tilstand til Accepteret.

Handlingen er kun tilgængeligt, når tilbuddet er i kladdetilstand og har mindst én linje.

Den nye salgsordre får et link tilbage til tilbuddet (se Salgsordrer).

Vis annullerede tilbud

Annullerede tilbud kan vises i listen ved at bruge tilstandsfilteret i listevisningens kolonneoverskrift for Tilstand.

Tastaturgenveje

Alle tastaturgenveje for tilbud er samlet i artiklen Hotkeys - Tilbud.

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.

Vælg operatør ved oprettelse

Ved oprettelse af et nyt tilbud kan du vælge operatør/sælger – på samme måde som ved “Ny salgsordre”.

Inkludér vedhæftninger i e-mailen

Inkludér i næste e-mail: Sæt flueben ud for de vedhæftninger, der skal sendes med, næste gang tilbuddet sendes på e-mail. Kun de markerede filer vedhæftes den udgående e-mail, så du selv styrer, hvilke dokumenter kunden modtager.

Vil du vide mere?

Læs mere i disse relaterede artikler: