En årlig statusoptælling sikrer, at jeres fysiske lager, lagerværdien i systemet og bogføringen stemmer overens. Denne guide fører jer gennem hele forløbet — fra forberedelse til den endelige afstemning. Følg trinene i rækkefølge; hvert trin bygger på det forrige.
Inden I tæller, skal lageret stå i en kendt tilstand. Bogfør derfor alt, der er undervejs:
Ventende købsfakturaer og varemodtagelser, så modtagne varer er lagt på lager.
Ventende salg og fakturaer, så solgte varer er trukket fra lager.
Er der ubogførte lager- eller bogføringskladder, når I går i gang, tæller og afstemmer I mod tal, der er ved at ændre sig. Ryd dem først.
Tæl det fysiske lager og indtast de talte antal i en statuskladde. Gode råd:
Tæl gerne pr. lokation, så I bevarer overblikket.
Serienummervarer tælles enkeltvis.
Tag stilling til varer, der ikke står fysisk hos jer, men som I ejer (varer i transit eller i konsignation), og til varer, der står hos jer, men tilhører andre.
Ved en fuld optælling antages produkter, der ikke er talt, at være på lager med antal 0. Nulstil derfor de ikke-optalte produkter, så lageret kun indeholder det, I faktisk har.
Når kladden er fyldt ud og gennemgået, skal den bogføres. Bemærk, at det er et selvstændigt skridt: at indtaste tællingen er ikke det samme som at bogføre den. Først når kladden er bogført, er lagerbeholdningen rettet.
Sammenlign lagerværdien med FIFO-lagerværdien for at finde de steder, der ikke stemmer. Typiske ting at kigge efter:
Negativt lager på en lokation (varer trukket, før de er lagt ind).
Strandet værdi (en værdi bliver stående på en lokation med 0 i antal).
Produkter, der er negative på én lokation, men findes på en anden.
Analysen kan foretages manuelt eller med hjælp fra afstemnings-assistenten. Kontakt support, hvis I ønsker hjælp til gennemgangen.
En årlig optælling er også anledningen til at værdiansætte lageret retvisende. Nedskriv varer, der ikke længere kan sælges til fuld pris — ukurante, beskadigede eller udgåede produkter — så lagerværdien afspejler den reelle værdi.
Når analysen er godkendt, og lagerværdien stemmer med FIFO, dannes de posteringer, der afstemmer lagerværdien mod den bogførte værdi i regnskabet. Også dette kan gøres manuelt eller med hjælp fra afstemnings-assistenten.
Til sidst sættes afstemningsdatoen. Herefter er alt afstemt, og ingen lagerposter mangler en finansdato — lager og regnskab følges nu ad frem til datoen.
Behold rapporterne og udskrifterne fra forløbet. De er jeres dokumentation og revisionsspor for optællingen.
