Med Bankimport kan du indlæse posteringer fra din bank ind i Sapera og afstemme dem mod de posteringer, der allerede er registreret i bogføringen. Posterne kan indlæses enten ved at uploade en fil (.xlsx eller .csv) eller automatisk via bankforbindelsen Aiia. Når bankposterne er matchet mod de forventede posteringer, kan de bogføres.
Denne artikel beskriver både indstillingen for bankimport (beløbsgrænsen for matchning) og selve arbejdsgangen med import-kladder, import af poster og matchning.
Selve indstillingen ligger under opsætningen. Åbn hamburger-menuen i øverste venstre hjørne af Sapera og vælg Shop Manager. Gå derefter til Opsætning → Indstillinger → Accounting → Bank import.
Kan du ikke se menupunktet, mangler du sandsynligvis rettigheder — kontakt support.
Den funktionelle bankimport (kladder, fil-/Aiia-import og matchning) åbnes fra menupunktet Bankimport i bogføringsdelen af Sapera.
Kan du ikke se menupunktet Bankimport, mangler du sandsynligvis rettigheder til at tilgå bankimport — kontakt support.
*Note til administratorer: adgang til den funktionelle bankimport styres af rettigheden `access.accounting.import` (AccessAccountingImportPermission).*
Under Bank import i indstillingerne findes ét felt, Entries match triviality limit (beløbsgrænse for triviel matchning).
Feltet angiver en beløbsgrænse for, hvor stor en afvigelse mellem en bankpost og det forventede beløb der må være, for at posterne stadig kan matches. Er forskellen mindre end eller lig grænsen, betragtes afvigelsen som ubetydelig ("triviel"), og posterne kan matches på trods af den lille difference.
Grænsen angives som et beløb. Standardværdien er 2. Sættes grænsen til 0, kræves et eksakt match. Bemærk: er feltet helt tomt (ikke udfyldt), behandles grænsen som 0, dvs. der kræves eksakt match.
Grænsen styrer Match-knappen på selve bankimport-skærmen. Når du har valgt en bankpost og en kandidat (en registreret postering), bliver Match-knappen kun aktiv (grøn), hvis beløbsforskellen mellem dem ligger inden for triviality limit. Er forskellen større end grænsen, er knappen deaktiveret, og skærmen viser forskellen og grænsen med rødt, så du kan se, at posterne ikke kan matches automatisk.
Når du åbner Bankimport, ser du en oversigt over dine import-kladder. En kladde er en genbrugelig opsætning for, hvor og hvordan bankposter skal indlæses (fx en bestemt bankkonto eller en bestemt filopsætning).
Oversigten viser for hver kladde dens Navn, Beskrivelse, Tilstand (Fil eller Aiia), Finanskonto, om kladden er Tilsluttet Aiia, samt antallet af Ikke-behandlede posteringer.
Fra oversigten kan du oprette en ny kladde, redigere eller slette en valgt kladde, rydde en valgt kladde (fjerne dens indlæste poster) og åbne en kladdes poster med Vis posteringer. Knapperne til at redigere, slette, rydde og vise posteringer kræver, at du først har valgt en kladde i oversigten.
Skal du finde en bestemt kladde i en lang oversigt, kan du bruge søgning. Se Sådan søger du i lister.
Når du opretter eller redigerer en kladde, udfylder du et Navn, en valgfri Beskrivelse og vælger den Finanskonto (bankkonto i bogføringen), posterne hører til. Under Import-tilstand vælger du mellem Fil og Aiia (vises som valgknapper). De øvrige felter afhænger af den valgte tilstand.
Vælger du Fil, kan du desuden angive standardopsætningen for filimport, så kolonnerne pre-udfyldes næste gang du importerer. Du angiver Kolonnenavn for finansdato (navnet på datokolonnen i filen), Kolonnenavn for beløb (beløbskolonnen) og Kolonnenavn for beskrivelse (beskrivelseskolonnen). Desuden kan du sætte et Standard antal dages tærskel — det antal dages forskel der som udgangspunkt accepteres ved matchning af datoer.
Vælger du Aiia, kan du angive Ignorér posteringer før dato, så bankposter dateret før denne dato ikke indlæses.
Uanset tilstand kan du markere Vis matchede posteringer som standard, der bestemmer, om allerede matchede poster vises som standard på matchskærmen.
Du åbner posterne for en kladde via Vis posteringer. Herfra indlæser du bankposter — afhængigt af kladdens tilstand.
Når kladden er i tilstanden Fil, klikker du på Importér fil for at åbne import-vinduet. Vælg filen — understøttede formater er .xlsx og .csv. For .csv-filer vises et felt til at vælge tegnsæt (UTF8 eller UTF7); for .xlsx-filer vises dette ikke. Markér Filen indeholder overskrift, hvis filens første række er kolonneoverskrifter, og klik Behandl fil for at indlæse filens indhold.
Når filen er behandlet, vises filens rå indhold til venstre og resultatet (sådan posterne vil blive indlæst) til højre. I midten knytter du filens kolonner til de rigtige felter: du vælger hvilken kolonne der indeholder Finansdato, hvilken der er Beløb, og hvilken der er Beskrivelse. Du vælger også den Finanskonto posterne skal høre til (hvis den ikke allerede er låst af kladden) og en Kultur (sprog/region), så tal og datoer fortolkes korrekt — fx tusind- og decimaltegn. Markerer du Opdater kladdens opsætning ved import, gemmes den valgte kolonneopsætning på kladden, så den huskes til næste import.
Klik OK for at gennemføre importen. Knappen er aktiv, når den nødvendige opsætning er udfyldt.
Når kladden er i tilstanden Aiia, hentes bankposterne automatisk fra bankforbindelsen i stedet for fra en fil. Med Gennemtving Aiia-synkronisering henter du de nyeste posteringer fra banken, når forbindelsen er i orden. Er forbindelsen fejlet, vises i stedet Gentilslut til Aiia, som du bruger til at oprette forbindelsen igen.
Mens posteringer hentes, vises et roterende ikon. Kræver bankforbindelsen et fornyet, overvåget login, vises et advarselsikon — så skal du logge ind på ny for at fortsætte synkroniseringen. For Aiia-kladder vises desuden Ultimo saldo fra banken og tidspunktet for seneste synkronisering, samt Ikke-matchet beløb, så du kan se, hvor meget der mangler at blive afstemt.
Læs mere om opsætning og brug af Aiia-bankforbindelsen i artiklen Bankafstemning.
Når posterne er indlæst, arbejder du på matchskærmen, der består af to lister side om side. Til venstre vises Bankposter — de poster, der er indlæst fra banken eller filen. Til højre vises Registrerede posteringer — de kandidater, posterne kan matches mod. Kandidaterne kan være eksisterende finansposteringer eller kladdeposteringer, og kolonnen Type viser hvilken. Begge lister viser bl.a. Finanskonto, Afdeling (organisatorisk enhed), Finansdato, Beløb og Beskrivelse.
I bankpost-listen vises desuden et flueben, når posten er behandlet (bogført), et advarselsikon, når der er stor sandsynlighed for, at posten er en dublet af en eksisterende, og et kæde-ikon i kolonnen Matches, når posten indgår i et match. Klikker du på en bankpost, fremhæves de kandidater, den er matchet med. Øverst vises Ultimo saldo for både Sapera (CRS) og — ved Aiia — bankens bogførte saldo.
Du kan matche poster manuelt og automatisk.
Til manuel matchning markerer du en eller flere bankposter og de tilsvarende registrerede posteringer og klikker på Match-knappen. Knappen er kun aktiv, når der er valgt poster på begge sider, og når beløbsforskellen ligger inden for beløbsgrænsen (triviality limit) beskrevet ovenfor. Skærmen viser den valgte forskel og — hvis forskellen er for stor — grænsen med rødt.
Til automatisk matchning bruger du Match-knappen med rullemenu øverst, hvor du vælger en dages-tærskel (0, 1, 2, 3, 4, 5, 10, 15, 20, 25 eller 30 dage). Sapera forsøger derefter automatisk at matche bankposter med kandidater, hvis datoerne ligger inden for det valgte antal dage, og beløbene passer inden for triviality limit.
Over listerne kan du desuden afgrænse kandidaterne. Med Finansdato fra/til sætter du et datointerval, med Tærskel i dage angiver du det antal dages forskel der accepteres, og med afkrydsningsfeltet Inkludér matchede viser eller skjuler du allerede matchede poster.
Med Ryd valgte match fjerner du matchet på de valgte poster (aktiv når et match er angivet), med Ryd valg fjerner du din markering (aktiv når noget er valgt), og med Ryd alle match fjerner du alle match på kladden.
Når bankposterne er matchet korrekt, bogfører du dem med Bogfør posteringer, der åbner vinduet, hvor de valgte/matchede bankposter omdannes til posteringer i bogføringen. Knappen er aktiv, når der er poster at behandle.
Ved fil-tilstand kan du desuden med Slet fjerne den valgte bankpost (når en række er valgt) og med Ryd kladde fjerne alle indlæste poster fra kladden (når der er poster). Med Kladder (pil tilbage) vender du tilbage til oversigten over import-kladder.
Vil du vide mere?
Læs mere i disse relaterede artikler:
Bankafstemning
Afstem bankens kontoudtog mod bogførte poster i Sapera. Understøtter både manuel filimport (CSV/XLSX) og automatisk synkronisering via Aiia Open Banking.
Posteringer
Få overblik over alle bogførte finansposteringer for en bestemt finanskonto. Lær at filtrere, navigere til og fra kontoplanen, redigere momstype direkte i listen og anvende årsafslutningshandlinger.
