Skærmen Dokumenter er Saperas indbyggede arkiv til noter og vedhæftede filer. Her kan du oprette en note med et emne og en beskrivende tekst, vedhæfte filer (f.eks. PDF'er, billeder eller regneark) og organisere det hele i et mappetræ. På den måde samler du dokumentation ét sted og kan finde den frem igen, når du har brug for den.
Skærmen består af to hovedområder: et mappetræ i venstre side, der viser mappestrukturen, og en noteliste i højre side, der viser noterne i den valgte mappe.
Du kan åbne Dokumenter fra både Shop Manager og Kasse:
- I Shop Manager vælger du Dokumenter og derefter Dokumenter i menuen. - I Kasse vælger du ligeledes Dokumenter og derefter Dokumenter.
Samme skærm optræder desuden indlejret som en fane på en række andre steder i Sapera — for eksempel på fakturaer, salgsordrer, konti, bilagsposter og på aktørrelaterede noter. Her fungerer den på præcis samme måde, men viser kun de noter, der hører til den konkrete faktura, ordre eller konto.
Kan du ikke se menupunktet, mangler du sandsynligvis rettigheder — kontakt support.
Når du har valgt en mappe, viser højre panel en oversigt over noterne i mappen. Oversigten er pagineret, så du kan bladre mellem siderne, hvis der er mange noter.
Hver kolonne kan filtreres og sorteres, og du kan tilpasse, hvilke kolonner der vises. De tilgængelige kolonner er:
Dato: Den dato, dokumentet omhandler. Datoen angiver du selv ved oprettelse eller ved at rette noten — den er ikke nødvendigvis den samme som oprettelsesdatoen.
Emne: En kort titel, der klassificerer, hvad noten handler om.
Note: Selve indholdet/beskrivelsen af noten.
Oprettet d.: Datoen, hvor noten blev oprettet i Sapera.
Oprettet af: Den medarbejder, der oprettede noten.
Opdateret den: Datoen for seneste ændring.
Opdateret af: Den medarbejder, der senest ændrede noten.
Org. enhed: Den organisatoriske enhed, noten tilhører.
Ejer: Vises i visse sammenhænge (f.eks. når Dokumenter er indlejret som fane på en entitet) og angiver, hvilken entitet noten er knyttet til.
Du kan filtrere på samtlige kolonner for hurtigt at indsnævre listen.
Øverst i listen er der et fritekstfelt, hvor du kan søge på tværs af noterne. Skriv din søgetekst for at filtrere listen, og brug Ryd-funktionen for at fjerne søgningen igen. Læs mere i Sådan søger du i lister.
I venstre panel ser du mappestrukturen som et hierarki. Øverst ligger rodmappen [Ukategoriseret], hvor alle noter uden en specifik mappe samles. Under den kan du oprette dine egne mapper og undermapper, så dokumentationen bliver nemmere at overskue.
Når du markerer en mappe i træet, viser notelisten til højre netop de noter, der ligger i den valgte mappe.
Markér en mappe (ikke rodmappen) og vælg Tilføj undermappe. I dialogen angiver du et Mappenavn (obligatorisk). Hvis mappen oprettes under en anden mappe, vises forældermappen som en skrivebeskyttet label, så du kan se, hvor den placeres.
Markér en mappe (ikke rodmappen) og vælg Ret mappe for at omdøbe den. Du retter mappenavnet i samme dialog, som bruges til oprettelse.
Markér en mappe (ikke rodmappen) og vælg Slet mappe. En mappe kan kun slettes, hvis den er helt tom — altså ikke indeholder hverken noter eller undermapper. Flyt eller slet indholdet først, hvis mappen ikke kan slettes.
1. Åbn Dokumenter fra Shop Manager eller Kasse (eller åbn Dokumenter-fanen på den faktura, ordre eller konto, noten skal høre til).
2. Markér den mappe, noten skal ligge i.
3. Tryk på den blå knap med plussymbolet (Opret) i toppen.
4. Udfyld felterne i dialogen.
5. Tryk på Gem.
Emne: En kort, sigende titel på noten. Feltet er obligatorisk og kan rumme op til 255 tegn.
Note: Selve indholdet. Bemærk, at dette er en rich text-editor, ikke blot et almindeligt tekstfelt — du kan formatere teksten med fed, kursiv, lister, overskrifter med mere. Feltet er obligatorisk.
Dato: En valgfri datovælger, hvor du angiver den dato, noten omhandler.
I opret/ret-dialogen findes en Vedhæftninger-fane, hvor du kan knytte filer til noten. Det er her, du uploader f.eks. PDF'er, billeder eller andre dokumenter.
Fanen viser de vedhæftede filer med kolonnerne Filnavn, Indholdstype og Oprettet d.
Du kan arbejde med vedhæftninger på følgende måder:
Tilføj vedhæftning: Vælg Tilføj vedhæftning for at uploade en fil. Du kan også trække filer direkte ind på fanen (drag-and-drop).
Slet vedhæftning: Markér en fil i listen og vælg Slet for at fjerne den fra noten.
Hent vedhæftning: Markér en eller flere filer og vælg Hent for at downloade dem til din computer.
Vis: Markér en note og vælg Vis for at åbne den i skrivebeskyttet tilstand. Dette bruges, når du ønsker at læse en note uden at ændre i den — eller når du ikke har rettighed til at redigere den.
Ret: Markér en note og vælg Ret for at redigere den. Dialogen er den samme som ved oprettelse.
Slet: Markér en note og vælg Slet for at fjerne den.
Flyt: Markér en note og vælg Flyt for at flytte den til en anden mappe. I dialogen Flyt til mappe vælger du målmappen. (Flyt-knappen vises på den selvstændige Dokumenter-skærm.)
Opdater: Vælg Opdater for at genindlæse listen, hvis du vil sikre dig, at du ser de nyeste noter.
Dobbeltklikker du på en række i listen, åbnes noten automatisk: i Ret-tilstand, hvis du har redigeringsret, og ellers i skrivebeskyttet Vis-tilstand.
Du kan altid rette og slette dine egne noter — altså de noter, du selv har oprettet.
For at rette eller slette noter, som andre brugere har oprettet, kræves en særlig rettighed. Har du ikke rettigheden, kan du stadig åbne andres noter i skrivebeskyttet visning, men knapperne til at rette eller slette vil ikke være tilgængelige.
Mangler du adgang til funktioner, du har brug for, kontakt support.
Note til administratorer: redigering af andres noter styres af medierettigheden EntityNoteEdit, og sletning af andres noter af EntityNoteDelete.
Vil du vide mere?
Læs mere i disse relaterede artikler:
Dokumenttyper
Opsæt og administrer dokumenttyper i Shop Manager. Dokumenttyper bruges til at kategorisere vedhæftninger på salgsfakturaer, salgsordrer, salgstilbud og købsfakturaer.
