Serviceindkaldelser bruges til at planlægge og sende automatiske beskeder til kunder om kommende servicebehov på deres produkter. Funktionen er særlig relevant for virksomheder, der udlejer, sælger eller servicerer produkter med løbende vedligehold — fx maskiner, apparater eller teknisk udstyr med serienumre.
Hvert workflow-trin kan sende en besked til kunden (via e-mail, SMS eller rapport) ved igangsætning og/eller ved afslutning af service. Tilknytning af servicetyper til konkrete produkter og serienumre sker automatisk ud fra de konfigurerede regler.
Skærmen optræder både som en selvstændig oversigt og som en fane direkte på serienummervarekort.
Fra Shop Manager vælges "Serviceindkaldelser". Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.
Listen viser alle planlagte og historiske serviceindkaldelser. Kolonnevalg-funktionen giver mulighed for at skjule eller vise kolonner efter behov. Griden understøtter eksport.
Servicetype: Navn på den workflow-type indkaldelsen tilhører, fx "Årligt eftersyn".
Serienummernavn: Lokaliseret navn på produktinstansen.
Serienummer: Serienummeret på det produkt, der kræver service.
Kunde: Kundeidentifikator og navn fra aktørregistret.
Send til: E-mailadresse eller telefonnummer beskeden sendes til.
Trin: Beskrivelse af det aktuelle trin i forløbet, fx "1. påmindelse".
Planlagt til: Dato for planlagt afsendelse. Der sættes automatisk et standardfilter, som begrænser visningen til indkaldelser frem til et antal dage frem i tid. Intervallet kan justeres via filteret.
Godkendt d.: Dato for hvornår indkaldelsen blev godkendt til afsendelse.
Tilstand: Status på indkaldelsen. Se afsnittet "Tilstandsforklaring" nedenfor.
Afsluttet d.: Dato for hvornår servicen blev udført og markeret som afsluttet.
Org. enhed: Den organisatoriske enhed (afdeling/filial) indkaldelsen er tilknyttet.
Oprettet d.: Oprettelsesdato. Denne kolonne er skjult som standard og kan aktiveres via kolonnevalg.
Alle væsentlige kolonner understøtter filtrering: Servicetype, Tilstand, Planlagt til (datointerval), Godkendt d., Afsluttet d., Kunde, Trin-beskrivelse og Org. enhed. Standardfilteret på "Planlagt til" sættes automatisk ved åbning og viser indkaldelser op til et forudindstillet antal dage frem.
Venter på godkendelse: Indkaldelsen er planlagt og afventer manuel eller automatisk godkendelse, inden den afsendes.
Godkendt: Indkaldelsen er godkendt og klar til afsendelse ved den planlagte dato.
Afsendt: Beskeden er afsendt til kunden.
Afsluttet: Serviceforløbet er markeret som udført.
Annulleret: Indkaldelsen er annulleret og vil ikke blive afsendt.
Fejlet: Afsendelse mislykkedes. Brug "Vis fejl" for at se årsagen, og "Gensend valgte beskeder" for at genplanlægge.
Fejlet ved afslutning: Afsendelse af "Ved udført"-beskeden mislykkedes.
Blokeret grundet kundens tilladte kommunikationsmetode: Kunden har kommunikationsindstillinger, der forhindrer afsendelse. Brug "Opdater modtager information" for at løse blokeringen.
Der mangler SMS-opsætning: SMS-indstillingerne er ikke konfigureret for dette trin. Konfigurer servicetypen, eller genplanlæg efter rettelse.
Der mangler E-mail/rapport-indstillinger: E-mail- eller rapport-indstillingerne mangler for trinnet.
Foretrukken kommunikation er ikke mulig: Kundens foretrukne kommunikationsform er ikke understøttet i dette trin.
Der er ingen beskeder til afsendelse: Trinnet har ingen aktiv kommunikationsskabelon konfigureret.
Vælg alle: Vælger eller fravælger alle rækker på den aktuelle side. Aktiv altid.
Godkend: Godkender de markerede indkaldelser med tilstand "Venter på godkendelse". Knappen er kun aktiv, når mindst én markeret indkaldelse er i tilstanden "Venter på godkendelse" og endnu ikke godkendt. Påvirker kun de rækker du har afkrydset.
Godkend alle: Godkender alle ventende indkaldelser, der matcher de aktive filtre. Respekterer filtreringen, men kræver ingen markering. Altid aktiv.
Send nu: Godkender og afsender straks de markerede indkaldelser. Kombinerer godkendelse og øjeblikkelig afsendelse i ét trin. Aktiv når mindst én markeret indkaldelse er i tilstanden "Venter på godkendelse" eller "Godkendt".
Markér som afsluttet: Sætter tilstanden til "Afsluttet" for de markerede indkaldelser. Aktiv når ingen af de markerede er i tilstanden "Afsluttet" eller "Annulleret".
Annullér: Annullerer de markerede indkaldelser. Aktiv når ingen af de markerede er i tilstanden "Annulleret" eller "Afsluttet".
Åben serienummervare: Åbner produktinstans-popup for den valgte indkaldelse. Altid synlig.
Vis besked: Åbner besked-dialogen med den genererede kundekommunikation. Viser en advarsel, hvis der endnu ikke er genereret nogen besked for den valgte indkaldelse. Altid synlig.
Vis indstillinger: Åbner en dialog med de skabelonindstillinger, der er brugt til den valgte indkaldelse. Dialogen viser indholdet i to kolonner: "Initial" (indledende kommunikation) og "Ved udført" (kommunikation ved afslutning). For begge kolonner vises E-mail emne, E-mail besked, SMS besked, Rapport og Udskriftmærke. Aktiv når en indkaldelse er valgt.
Vis fejl: Viser en beskrivelse af den fejl, der er opstået ved behandling eller afsendelse. Aktiv kun hvis den valgte indkaldelse er i fejl-tilstand.
Opdater modtager information: Åbner aktørdialog for den valgte indkaldelse og forsøger herefter at fjerne en eventuel blokering. Aktiv ved tilstandene "Fejlet" og "Blokeret grundet kundens tilladte kommunikationsmetode".
Gensend valgte beskeder: Genplanlægger afsendelse for de markerede indkaldelser. Aktiv ved tilstandene "Fejlet", "Der mangler SMS-opsætning", "Der mangler E-mail/rapport-indstillinger", "Foretrukken kommunikation er ikke mulig" og "Der er ingen beskeder til afsendelse".
Højreklik (eller touch-hold) på en enkelt række viser en kontekstmenu med to handlinger:
Synkroniser kommunikationsinfo: Opdaterer modtageroplysningerne fra aktørregistret uden at åbne en dialog. Tilgængelig ved tilstandene "Afsendt", "Fejlet", "Venter på godkendelse" og "Godkendt".
Opd. modtager og synkroniser kommunikationsinfo: Åbner aktørdialog og synkroniserer modtageroplysningerne herefter. Tilgængelig ved de samme tilstande.
Den samme oversigt optræder som en "Serviceindkaldelser"-fane direkte inde på et serienummervarekort. Fanen har de samme kolonner og handlinger som den selvstændige liste, men indeholder derudover en ekstra knap:
Genberegn beskeder: Genberegner workflow-beskederne for den pågældende serienummervare. Nyttig, hvis produktinstansens data er ændret, og indkaldelserne skal opdateres i overensstemmelse hermed. Knappen er kun synlig på fanen — ikke på hovedlisten.
Servicetyper er skabeloner, der definerer hvilke serviceforløb der skal genereres for serienummervarer. De administreres under "Servicetyper"-skærmen, som nås via navigationssystemet under "Serviceindkaldelser".
Visningsnavn: Det navn, der vises i brugerfladen for servicetypen.
Systemnavn: Et teknisk, unikt navn til intern identifikation.
Aktiveret: Afkrydsningsfelt der angiver, om servicetypen er aktiv og vil generere indkaldelser.
Godkendelsesmetode: Styrer om genererede indkaldelser godkendes automatisk ("Godkend automatisk") eller kræver manuel handling ("Manuel godkendelse"). Vælges "Godkend automatisk", skifter tilstanden fra "Venter på godkendelse" direkte til "Godkendt" uden brugerindgreb. Vælges "Manuel godkendelse", skal en bruger eksplicit trykke "Godkend" eller "Send nu".
Udskriftmærke: Rapport-tag tilknyttet servicetypen på overordnet niveau.
Ny servicetype oprettes med plusknappen. En eksisterende type vælges og redigeres via redigeringsknappen eller dobbelt-klik på rækken. Sletning sker med fjernknappen og kræver bekræftelse.
Hver servicetype kan have et eller flere trin. Trin tilføjes med "Tilføj"-knappen i trin-panelet på servicetypen, og redigeres via dobbelt-klik.
Beskrivelse: Navn eller beskrivelse af trinnet, fx "Første påmindelse" eller "Serviceeftersyn".
Pris inkl. moms: Pris for serviceydelsen knyttet til trinnet.
Initial — E-mail emne: Emnelinjen i e-mailen der sendes ved igangsætning.
Initial — E-mail besked: Brødtekst i e-mailen der sendes ved igangsætning. Understøtter pladsholdere — et hint med tilgængelige parametre vises i feltet.
Initial — SMS besked: SMS-tekst der sendes ved igangsætning. Understøtter pladsholdere på samme vis.
Initial — Rapport: Rapport der vedhæftes ved igangsætning.
Initial — Udskriftmærke: Rapport-tag tilknyttet igangsætnings-kommunikationen.
Initial — Tekst til udskrift: Fri tekst der følger med rapporten ved igangsætning.
Ved udført — E-mail emne, E-mail besked, SMS besked, Rapport, Udskriftmærke, Tekst til udskrift: De samme felter som under "Initial", men de afsendes, når serviceforløbet markeres som afsluttet.
Afvikling: Definerer hvornår trinnet planlægges. Valgmulighederne er:
"Aldrig" — trinnet planlægges ikke automatisk. "Efter [periode]" — trinnet planlægges et bestemt antal tidsenheder efter en begivenhed. "Præcis dato" — trinnet planlægges på en specifik dato. "Månedligt" — trinnet gentages på dag X i måneden. "Årligt" — trinnet gentages på dag X i måned Y hvert år.
Spændvidde: Antal tidsenheder (bruges ved afviklingsvalget "Efter").
Periode: Tidsenheden for spændvidden — Dage, Måneder eller År.
Begivenhed: Angiver hvorfra tidsberegningen starter. Valgmulighederne er "Opstart" (fra workflowets igangsætning) eller "Efter trin [navn]" (relativt til et andet trin i samme servicetype).
Gentag hver: Afkrydsningsfelt der aktiverer gentagelse. Ved aktivering angives interval og tidsenhed for gentagelse.
Begræns gentagelser til: Afkrydsningsfelt der sætter et maksimalt antal gentagelser. Feltet til højre angiver det ønskede antal.
Præcis dato: Datovælger der er tilgængelig, når afviklingsvalget er sat til "Præcis dato".
Hver servicetype kan knyttes til et eller flere produkter via service-tilknytninger. Disse definerer, hvilke produkter der automatisk igangsætter workflowet. Tilknytninger tilføjes med "Tilføj"-knappen i services-panelet på servicetypen og redigeres via dobbelt-klik.
Hovedprodukt: Det primære produkt, som servicetypen gælder for. Søges frem via produkt-søgefelt.
Forkode: Dropdown med action-koder der yderligere specificerer, hvornår tilknytningen træder i kraft.
Relaterede produkter: Grid med eventuelle yderligere produkter, der trigges sammen med hovedproduktet.
Skal anvendes på hovedprodukt: Afkrydsningsfelt der angiver, om tilknytningen skal gælde direkte for hovedproduktet — ud over de relaterede produkter.
Serviceindkaldelser er tæt knyttet til serienummervarer. Serienummervarekort har en "Serviceindkaldelser"-fane, der viser alle indkaldelser for den pågældende instans. Desuden bruges servicetyper som filtervalg i serienummervare-listen og som felt på serienummervareredigering, hvor der kan knyttes en specifik servicetype til en enkelt instans.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.
Vil du vide mere?
Du kan tilpasse, hvordan dette område fungerer, under indstillingerne:
Indstillinger for serviceindkaldelser
Gennemgang af indstillingerne under Communication workflow settings i Inventory-modulet. Her konfigureres tidsvinduet for automatisk afsendelse af serviceindkaldelses-beskeder til kunder.
