Et katalog er en genbrugelig valgliste (opslagsliste) i Sapera. I stedet for at du skal skrive den samme værdi ind igen og igen, samler kataloget et sæt faste værdier ét sted — og de kan så vælges fra en rulleliste andre steder i systemet.
Et eksempel: Hvis du vil kunne sætte en farve eller en størrelse på dine produkter, opretter du et katalog med de mulige værdier (fx Rød, Blå, Grøn), og derefter kan værdierne vælges fra en liste, når du redigerer et produkt. Det sikrer ensartede data, færre stavefejl og nemmere filtrering bagefter.
Et katalog består af to dele: selve kataloget (med navn og indstillinger) og en liste af katalogværdier (de enkelte valgmuligheder, fx Rød, Blå, Grøn).
Der findes to slags kataloger:
Systemkataloger er indbygget i Sapera og bruges af systemet selv. De er låste: du kan ikke redigere, deaktivere eller slette dem, og du kan ikke ændre deres værdier. På listen er de markeret i kolonnen System. Når et systemkatalog er valgt, er knapperne til redigering og deaktivering inaktive, og du kan heller ikke åbne det med dobbeltklik.
Brugerdefinerede kataloger er dem, du selv opretter og styrer. Dem kan du frit redigere, deaktivere, aktivere igen og fylde med de værdier, du har brug for.
Du finder katalogerne under indstillingerne i Shop Manager. Åbn indstillinger og find menupunktet Kataloger. Her vises listen over alle kataloger i systemet.
Kan du ikke se menupunktet, mangler du sandsynligvis rettigheder — kontakt support.
*Note til administratorer: Adgang styres af rettigheden til katalogskærmene (help-tags ScreenCatalogList og ScreenCatalogEdit).*
På kataloglisten ser du alle kataloger med disse kolonner:
Systemnavn — den tekniske, unikke nøgle for kataloget. Visningsnavn — det navn, brugerne ser. Beskrivelse — en valgfri forklarende tekst. Aktiv — et flueben, der viser, om kataloget er aktiveret. System — et flueben, der viser, om det er et systemkatalog (låst).
Øverst på listen er der knapper til at oprette nyt katalog, rette det valgte katalog samt aktivere eller deaktivere det valgte katalog. Knappen Ret er kun aktiv, når du har valgt et katalog, der ikke er et systemkatalog. Aktiver- og Deaktiver-knapperne skifter alt efter katalogets nuværende status, og de vises kun for ikke-systemkataloger.
Du kan også dobbeltklikke på en række for at åbne kataloget til redigering — det virker dog kun for ikke-systemkataloger.
Hvis du har mange kataloger, kan du fremsøge det rigtige. Se Sådan søger du i lister.
Klik på knappen Opret nyt katalog øverst på listen. Redigeringsformen åbner, hvor du udfylder katalogets felter:
Systemnavn — den unikke tekniske nøgle. Den valideres automatisk, mens du skriver, så to kataloger ikke kan få samme systemnavn. Får du en fejl om, at navnet ikke er unikt, skal du vælge et andet.
Visningsnavn — det navn, brugerne ser i rullelisterne. Feltet er obligatorisk og kan oversættes (se afsnittet om lokaliserbare felter længere nede). Der er en øvre grænse for antal tegn.
Beskrivelse — en valgfri tekst, der forklarer, hvad kataloget bruges til. Også dette felt kan oversættes, og det har en øvre tegngrænse.
Sortering — bestemmer, i hvilken rækkefølge katalogværdierne vises i rullelisterne. Du kan vælge Alfabetisk (værdierne ordnes efter navn fra A til Å) eller Efter værdi (værdierne vises i den manuelle rækkefølge, du selv har bestemt i værdilisten med pil op/ned). Vælg Efter værdi, hvis du vil styre rækkefølgen selv — fx hvis "Lille, Mellem, Stor" giver mere mening end alfabetisk.
Aktiv — et flueben, der afgør, om kataloget er i brug. Et deaktiveret katalog kan ikke vælges fra rullelisterne ude i systemet.
Tillad at tilføje værdier — et flueben, der afgør, om brugerne må oprette nye katalogværdier direkte ude fra den skærm, hvor kataloget bruges (fx mens de redigerer et produkt), uden at skulle ind på katalogskærmen først. Sætter du fluebenet, kan en bruger tilføje en ny værdi "på stedet". Lader du det stå tomt, kan værdier kun tilføjes her på katalogskærmen.
Når felterne er udfyldt, tilføjer du katalogets værdier i værdilisten (se næste afsnit) og klikker til sidst Gem og luk. Vil du fortryde, klikker du Annuller, og ændringerne kasseres.
Inde i redigeringsformen er der en liste med katalogets værdier — de enkelte valgmuligheder, brugerne kan vælge imellem.
Hver værdi har følgende felter: Værdi — den tekst, der vises (obligatorisk og kan oversættes). Kode — en valgfri kort kode knyttet til værdien. Koden bruges, når en værdi skal kunne genkendes maskinelt eller matche en kode i et andet system (fx ved import/eksport eller integration), uden at du behøver ændre selve visningsteksten. Har du ikke brug for det, kan feltet stå tomt. Aktiv — et flueben, der afgør, om netop denne værdi kan vælges.
Over værdilisten er der knapper til at styre værdierne:
Plus-knappen tilføjer en ny katalogværdi og åbner dialogen "Rediger katalogværdi", hvor du udfylder Værdi, eventuel Kode og Aktiv. Blyant-knappen retter den valgte værdi (kun aktiv, når en værdi er valgt). Minus-knappen sletter den valgte værdi (kun aktiv ved valg). Du kan også dobbeltklikke på en værdi for at åbne redigeringsdialogen.
Du kan styre værdiernes rækkefølge manuelt med pil op og pil ned over listen. Pil op er kun aktiv, når den valgte værdi ikke allerede ligger øverst, og pil ned kun, når den ikke ligger nederst. Den manuelle rækkefølge slår igennem ude i rullelisterne, hvis katalogets Sortering er sat til Efter værdi. Er sorteringen sat til Alfabetisk, ignoreres din manuelle rækkefølge, og værdierne vises i alfabetisk orden.
Du kan deaktivere på to niveauer, og konsekvenserne er forskellige:
Deaktiver hele kataloget (med knappen på listen eller fluebenet Aktiv) gør, at hele kataloget ikke længere kan vælges nogen steder i systemet. Eksisterende data, der allerede peger på katalogets værdier, ændres ikke, men der kan ikke vælges nye værdier derfra.
Deaktiver en enkelt værdi (fluebenet Aktiv på selve værdien) gør, at netop den ene værdi ikke længere kan vælges fremover, mens resten af katalogets værdier fortsat virker. Det er nyttigt, hvis en valgmulighed udgår, men du vil bevare historikken på de produkter, der allerede bruger den.
Generelt anbefales deaktivering frem for sletning, fordi sletning kan blokeres, hvis værdien allerede er i brug.
"Systemnavn ikke unikt" — der findes allerede et katalog med det systemnavn, du har skrevet. Vælg et andet systemnavn.
"Kataloget er i brug" — du forsøger at slette et katalog eller en katalogværdi, der allerede er knyttet til data (fx produkter). Deaktiver det i stedet for at slette det, så historikken bevares.
"Kataloget er deaktiveret" — du forsøger at bruge et katalog, der er sat inaktivt. Aktiver kataloget igen på katalogskærmen, hvis det skal kunne vælges.
Felterne Visningsnavn, Beskrivelse og selve Værdi på katalogværdierne er lokaliserbare. Det betyder, at de kan oversættes til flere sprog, så fx en bruger med engelsk sprogvalg ser teksten på engelsk, mens en dansk bruger ser den danske tekst. Du indtaster oversættelserne i feltet, og Sapera viser så den rette tekst ud fra brugerens sprog. Felter som Systemnavn og Kode er ikke lokaliserbare — de er faste, tekniske værdier.
Kataloger er en definitionsskærm: her *definerer* du valglisterne, men selve brugen sker andre steder i systemet, primært på produktområdet i Sapera.
Defineres: På katalogskærmen (dette afsnit) opretter du kataloget og dets værdier.
Knyttes til: Et katalog knyttes typisk til et produktfelt eller en produktattribut. Når en attribut sættes op som et katalogfelt — enten med ét valg (single) eller flere valg (multiple) — peger den på et bestemt katalog, så attributtens mulige værdier kommer fra kataloget.
Bruges: Når en medarbejder bagefter opretter eller redigerer et produkt, vises katalogets værdier som en rulleliste på produktets felter — fx produktkategorier, produktvarianter, produktindstillinger og produktattributter. Brugeren vælger blandt katalogets værdier i stedet for at skrive fri tekst. Er fluebenet Tillad at tilføje værdier sat på kataloget, kan brugeren oprette en ny værdi direkte fra produktskærmen, og den bliver så føjet til kataloget.
På den måde sikrer ét velvedligeholdt katalog ensartede valgmuligheder overalt, hvor det bruges.
Vil du vide mere?
Læs mere i disse relaterede artikler:
Produktfelter
Opret og administrer brugerdefinerede produktfelter (attributter), der kan tilknyttes produktskabeloner og dermed arves af produkter.
Produktskabeloner
En produktskabelon er en konfigurerbar samling af produktattributter, der styrer hvilke dynamiske felter der er tilgængelige på produkter og produktkategorier. Skabeloner kan organisere attributter i navngivne grupper og markere felter som synlige i webshop.
Produktkategorier
Produktkategorier i Shop Manager bruges til at organisere produkter og styre bogføring, moms, skabeloner, lager og adfærd ved salg og indkøb. Her defineres de finanskonti, produktskabeloner, enhedstyper og handelsbetingelser, som produkter i kategorien arver automatisk.
