Et rykkerbrev er det brev, en debitor (kunde) modtager, når der er forfaldne, ikke-betalte poster på kontoen. Brevet samler de udestående poster, beregner et eventuelt rykkergebyr og indeholder den rykkertekst og de betalingsoplysninger, kunden skal bruge for at betale.
Rykkerbrevet er ikke en selvstændig skærm, du åbner fra menuen. Det er en udskrift, der dannes ud fra en allerede gennemført rykkerkørsel. Du starter den fra Rykkeroversigten, hvor alle gennemførte rykkerkørsler står på en liste.
I Shop Manager åbner du Bogføring og vælger Rykkeroversigt. Her ser du en liste over de rykkerkørsler, der er gennemført, med følgende kolonner:
Dato - hvornår rykkerkørslen blev gennemført.
Afdeling - den afdeling (organisationsenhed), kørslen tilhører.
Debitor - den kunde, rykkeren vedrører.
Rykkerstadie - hvilket rykkertrin der er tale om, vist som Rykker 1, Rykker 2 eller Rykker 3.
Du kan filtrere listen på Debitor, Dato (datointerval), Rykkerstadie og Afdeling, så du hurtigt finder de rigtige kørsler. Sådan søger du i lister.
Kan du ikke se menupunktet Rykkeroversigt, mangler du sandsynligvis rettigheder - kontakt support.
Marker den ønskede rykkerkørsel i listen og klik på rapport-/eksportknappen øverst i Rykkeroversigten. Knappen åbner den fælles udskriftsdialog, der danner selve rykkerbrevet for den valgte kørsel. Du behøver ikke udfylde nogen parametre - brevet henter automatisk data fra den valgte rykkerkørsel.
I udskriftsdialogen kan du:
Vis (preview) - se brevet på skærmen, før du gør noget med det.
Udskriv - send brevet direkte til printeren.
Download - hente brevet som fil (PDF).
Send som e-mail - sende brevet direkte til debitor (se betingelser nedenfor).
Knappen er kun aktiv, når du har valgt en række i listen, eller når du har afkrydset mindst én række til samlet udskrift.
Ud over at udskrive kan rykkerbrevet sendes direkte til debitor som e-mail fra samme dialog. Det kræver, at:
Debitoren er sat op til at modtage e-mail (debitorens debitor-præferencer understøtter e-mail), og at der findes en gyldig e-mailadresse på kunden.
E-mailskabelonen er udfyldt i Rykkeropsætning. Både emne og brødtekst skal være udfyldt, før e-mail er mulig. Skabelonen kan automatisk indsætte debitorens navn.
Er e-mailopsætningen ikke gyldig, eller understøtter debitoren ikke e-mail, vil e-mail-muligheden ikke være tilgængelig - så kan du i stedet udskrive eller downloade brevet.
Skal du behandle flere rykkerkørsler samtidig, kan du afkrydse dem i listen. Brug afkrydsningsfeltet på de enkelte rækker, eller vælg Afkryds alle for at markere alle kørsler.
Når du derefter klikker på rapport-/eksportknappen, dannes der ét rykkerbrev pr. afkrydset kørsel i samme arbejdsgang - så du fx kan udskrive eller downloade hele bunken på én gang. Der er en øvre grænse for, hvor mange kørsler du kan medtage i én batch; overskrider du grænsen, får du en besked om det.
Bemærk, at e-mail er slået fra ved batch-udskrift. Vil du sende et rykkerbrev som e-mail, skal du vælge en enkelt rykkerkørsel ad gangen.
Rykkerbrevet er stilet til den enkelte debitor og indeholder:
Debitorens oplysninger - navn, adresse og kontaktoplysninger.
De forfaldne, ikke-betalte poster - hver post vises med bilagsnummer, beskrivelse, forfaldsdato, oprindeligt beløb og restbeløb samt en løbende sum, så det samlede skyldige beløb fremgår.
Rykkergebyr - et eventuelt gebyr for rykkeren samt den tilhørende gebyrtekst.
Rykkertekst - den tekst, der hører til det aktuelle rykkerstadie (Rykker 1/2/3).
Betalingsoplysninger - de relevante betalingsmåder, fx FIK/girokort (FIK-kode, kreditornummer), bankoplysninger (kontonummer, registreringsnummer, IBAN og BIC/SWIFT) samt MobilePay, så debitoren nemt kan betale.
Rykkertekst, gebyr og e-mailskabelon kommer fra Rykkeropsætning. Selve rykkerstadiet (Rykker 1, 2 eller 3) afgøres af, hvilket trin posterne er nået til i rykkerforløbet.
Hvis en rykkerkørsel har genereret rykkerbilag (bogføringsbilag for gebyr/renter), kan du se dem direkte fra Rykkeroversigten. Marker rækken og vælg Vis bilag, eller dobbeltklik på rækken. Har kørslen ingen rykkerbilag, får du en advarsel om det. Bilagsoversigten viser de genererede bilag og er den bogføringsmæssige sammenhæng bag rykkeren - det er altså ikke selve brevet, kunden modtager.
Selve layoutet af rykkerbrevet - herunder logo og logoplacering, om toplogoet skjules, om gebyrteksten vises, og om rykkerteksten vises i toppen - styres centralt af rapportopsætningen og er ikke noget, du vælger i udskriftsdialogen. Ønsker du ændringer i brevets udseende, kontakt support.
Rykkerbrevet forudsætter, at der er gennemført en rykkerkørsel. Kørslerne dannes fra rykkerforløbet og bygger på din opsætning i Rykkeropsætning, hvor du fastlægger rykkergebyrer, rykkertekster og e-mailskabelon. De gennemførte kørsler samles i Rykkeroversigt, som er udgangspunktet for at danne og udsende selve rykkerbrevene.
Vil du vide mere?
Læs mere i disse relaterede artikler:
Rykkeroversigt
Rykkeroversigten i Sapera viser en historisk liste over alle udførte rykkerkørsler. Du kan gennemse, filtrere og eksportere tidligere kørsler samt se de tilknyttede bilag.
Rykkerkørselopsætning
Opsæt op til tre rykkertrin med dage, gebyrer og brevtekster, og konfigurér automatisk e-mailudsendelse til debitorer med forfaldne fakturaer.
