En årlig statusoptælling sikrer, at jeres fysiske lager, lagerværdien i systemet og bogføringen stemmer overens. Denne guide fører jer gennem hele forløbet — fra forberedelse til den endelige afstemning. Følg trinene i rækkefølge; hvert trin bygger på det forrige.
1. Forbered — afslut åbne bilag først
Inden I tæller, skal lageret stå i en kendt tilstand. Bogfør derfor alt, der er undervejs:
Ventende købsfakturaer og varemodtagelser, så modtagne varer er lagt på lager.
Ventende salg og fakturaer, så solgte varer er trukket fra lager.
Er der ubogførte lager- eller bogføringskladder, når I går i gang, tæller og afstemmer I mod tal, der er ved at ændre sig. Ryd dem først.
2. Foretag statusoptællingen
Tæl det fysiske lager og indtast de talte antal i en statuskladde. Gode råd:
Tæl gerne pr. lokation, så I bevarer overblikket.
Serienummervarer tælles enkeltvis.
Tag stilling til varer, der ikke står fysisk hos jer, men som I ejer (varer i transit eller i konsignation), og til varer, der står hos jer, men tilhører andre.
3. Nulstil produkter, der ikke er talt op
Ved en fuld optælling antages produkter, der ikke er talt, at være på lager med antal 0. Nulstil derfor de ikke-optalte produkter, så lageret kun indeholder det, I faktisk har.
4. Bogfør optællingen
Når kladden er fyldt ud og gennemgået, skal den bogføres. Bemærk, at det er et selvstændigt skridt: at indtaste tællingen er ikke det samme som at bogføre den. Først når kladden er bogført, er lagerbeholdningen rettet.
5. Analysér lagerværdi mod FIFO
Sammenlign lagerværdien med FIFO-lagerværdien for at finde de steder, der ikke stemmer. Typiske ting at kigge efter:
Negativt lager på en lokation (varer trukket, før de er lagt ind).
Strandet værdi (en værdi bliver stående på en lokation med 0 i antal).
Produkter, der er negative på én lokation, men findes på en anden.
Analysen kan foretages manuelt eller med hjælp fra afstemnings-assistenten. Kontakt support, hvis I ønsker hjælp til gennemgangen.
6. Nedskriv ukurante og beskadigede varer
En årlig optælling er også anledningen til at værdiansætte lageret retvisende. Nedskriv varer, der ikke længere kan sælges til fuld pris — ukurante, beskadigede eller udgåede produkter — så lagerværdien afspejler den reelle værdi.
7. Afstem lager mod bogført værdi
Når analysen er godkendt, og lagerværdien stemmer med FIFO, dannes de posteringer, der afstemmer lagerværdien mod den bogførte værdi i regnskabet. Også dette kan gøres manuelt eller med hjælp fra afstemnings-assistenten.
8. Sæt afstemningsdatoen
Til sidst sættes afstemningsdatoen. Herefter er alt afstemt, og ingen lagerposter mangler en finansdato — lager og regnskab følges nu ad frem til datoen.
9. Gem dokumentationen
Behold rapporterne og udskrifterne fra forløbet. De er jeres dokumentation og revisionsspor for optællingen.