Udgående bankbetalinger

Hvad er udgående bankbetalinger?

Skærmen "Udgående bankbetalinger" er en outbox over alle betalingsfiler, der er dannet til leverandører. Du opretter ikke nye betalinger direkte herfra — betalingerne dannes på Købsfaktura-skærmen via knappen "Dan udbetaling". Når en betaling er dannet, vises den i denne oversigt, og herfra kan du eksportere den til banken, genskabe filen, downloade betalingsfilens indhold og se bogholderimæssige bilag.

Skærmen giver overblik over alle udgående betalinger på tværs af organisatoriske enheder og giver adgang til de underliggende fakturaer, kreditnotaer og bogføringsbilag.

Sådan tilgår du skærmen

Åbn Shop Manager og naviger til Bogføring, herefter Udgående bankbetalinger.

Kan du ikke se menupunktet, har du sandsynligvis ikke rettigheder til det. Kontakt support.

Sammenhæng med Købsfaktura-skærmen

Betalinger oprettes ikke fra denne skærm. Flowet starter på Købsfaktura-skærmen, hvor du markerer en eller flere fakturaer og trykker Dan udbetaling. Systemet danner herved en betalingsbatch og betalingsfilen tilknyttes batchen. Den resulterende betaling vises derefter i oversigten her, hvor du kan behandle, eksportere og følge op på den. Betalingerne samles i kørsler (batches). Én kørsel bliver til én betalingsfil, så betalinger for forskellige afdelinger eller forskellige bankformater får hver sin kørsel.

Oversigten og multi-selektion

Oversigten viser alle genererede betalinger i en tabelvisning. Ud over at klikke en række for at fokusere den kan du markere flere rækker ved hjælp af checkboxen i den første kolonne på hver række. Multi-selektion bruges til batch-handlinger, fx at genskabe eller eksportere betalingsfiler for flere kørsler på én gang.

Handlinger

Genskab udbetalingsfil

Aktiv, når præcis én betaling er fokuseret (klikket) i listen. Regenererer bankbetalingsfilen for den pågældende kørsel via agenten. Brug denne handling, hvis den originale fil er gået tabt eller skal gendannes til kontrol.

Genskab udbetalingsfil for valgte kørsler

Aktiv, når mindst én række er markeret via checkbox eller fokuseret i listen. Regenererer bankbetalingsfilen for alle valgte kørsler i én operation. Bruges, når du vil genskabe filer for flere betalinger samtidigt.

Eksportér alle ikke udlæste betalinger

Aktiv kun, når der eksisterer betalinger i oversigten, som endnu ikke er udlæst til banken. Eksporterer samtlige ikke-udlæste betalinger som én bankfil via agenten og markerer dem efterfølgende som eksporteret. Handlingen er nedtonet, hvis alle betalinger allerede er udlæst.

Eksportér valgte ikke udlæste betalinger

Aktiv under samme betingelse som ovenstående — der skal eksistere ikke-udlæste betalinger. Eksporterer kun de valgte (markerede) betalinger fremfor alle. Bruges, når du ønsker mere granulær kontrol over, hvilke betalinger der sendes til banken i denne omgang.

Hent

Aktiv, når mindst én række er markeret eller fokuseret. Downloader indholdet af de valgte betalinger som en fil (CSV, eller XML ved ISO 20022 (Bankdata)) lokalt på din computer. Efter download spørger systemet: Markér som eksporteret? — svarer du Ja, registreres betalingerne som udlæst i systemet og kolonnen "Udlæst d." opdateres.

Indhold

Aktiv kun, når den fokuserede betaling har en tilknyttet betalingsfil med indhold. Åbner Indhold-dialogen, der viser den rå XML- eller tekstrepræsentation af bankbetalingsfilen. Bruges til at verificere eller fejlsøge filindholdet, fx inden upload til banken.

Opdater

Genindlæser oversigten med de nyeste data fra systemet.

Mere-menuen

Øverst til højre er der en Mere-knap (tre prikker eller lignende), som giver adgang til fire yderligere handlinger:

Vis bilag er synlig og aktiv, når den fokuserede betaling har tilknyttede bogholderimæssige bilag. Åbner Bilag-opsummeringsdialogen, der viser de bogholderimæssige bilag knyttet til betalingen.

Købsfakturaer er synlig og aktiv, når den fokuserede betaling har tilknyttede købsfakturaer. Åbner Købsfakturaer-popup'en, der viser en liste over de købsfakturaer og kreditnotaer, der indgår i den valgte betaling.

Om-bogfør er udelukkende synlig for administratorbrugere og aktiv kun, når de valgte betalinger allerede er bogført (dvs. bogføringsstatus er forskellig fra "Ingen"). Bruges til at om-bogføre valgte betalinger. Denne handling ændrer bogføringen og bør kun anvendes med omhu.

Gendan i et andet bankformat er aktiv, når mindst én betaling er markeret. Bruges, hvis en betaling skal sendes til banken i et andet format end det, den blev dannet i (fx fra et CSV-format til ISO 20022 (Bankdata)). De markerede betalinger skal tilhøre én organisatorisk enhed - ellers vises "Vælg betalinger fra én organisatorisk enhed for at gendanne dem i et andet bankformat". Sapera beder dig vælge den bankopsætning, der skal bruges (se Bankopsætning), og danner derefter filen igen i det nye format.

Systemet beder om bekræftelse, hvis det har betydning: Indeholder kørslen flere betalinger end dem, du har markeret, får du at vide, at alle betalingerne i kørslen gendannes i det nye format ("Kørsel {0} har {1} betalinger. Alle bliver gendannet i det nye bankformat."). Er en eller flere af betalingerne allerede eksporteret, vises datoen ("Denne betaling blev allerede eksporteret den ...") og spørgsmålet "Send igen i det nye bankformat?", så du ikke ved et uheld sender den samme betaling til banken to gange.

Dialoger og popups

Indhold-dialogen

Åbnes via knappen Indhold og viser den rå tekstrepræsentation af bankbetalingsfilen — typisk XML-format — i et modalt vindue med præ-formateret tekst. Dialogen er udelukkende til visning og giver mulighed for at inspicere det præcise filindhold, der er sendt eller vil blive sendt til banken.

Købsfakturaer-popup

Åbnes via Mere → Købsfakturaer og viser en liste over de købsfakturaer og kreditnotaer, der er inkluderet i den valgte betaling. Nyttig til at verificere, hvilke fakturaer der er dækket af en given betaling.

Bilag-opsummeringsdialog

Åbnes via Mere → Vis bilag og viser de bogholderimæssige bilag knyttet til betalingen. Nyttig ved kontrol og afstemning af bogføringen for en betaling.

Filtermulighederne

Hver kolonne i oversigten understøtter filtrering, der aktiveres direkte i kolonneoverskriften:

Kørsel filtreres med et talinterval (fra–til), så du kan afgrænse til en bestemt rækkevidde af batch-ID'er.

Leverandør filtreres via et leverandør-opslag, hvor du søger og vælger leverandøren.

Konto fra og Konto til filtreres med fritekst på registreringsnummer, kontonummer og IBAN.

Oprettet d. filtreres med et datointerval (fra–til dato).

Fakturaer filtreres med fritekst på faktura-ID'et.

Udlæst d. filtreres med en dropdown med tre valg: Ingen (viser alle), Ja (kun udlæste) og Nej (kun ikke udlæste).

Org. enhed filtreres via organisatorisk enhed (butik/afdeling).

Beskrivelse af felter

Kørsel: Batch-ID'et (løbenummer) for den betalingskørsel, betalingen tilhører. Betalingsfiler dannes i batches — dette felt identificerer hvilken batch en given betaling tilhører. Sorterbar; standardsortering er faldende, så nyeste kørsler vises øverst.

Leverandør: Navn på den leverandør, betalingen er rettet til.

Konto fra: Afsender-bankkontoen i formatet registreringsnummer + kontonummer. Det er typisk virksomhedens egen bankkonto, hvorfra betalingen trækkes. Er der angivet IBAN på bankopsætningen, vises det efter reg.nr./kontonr., adskilt af skråstreg.

Konto til: Modtager-kontoen i formatet registreringsnummer + kontonummer. Det er typisk leverandørens bankkonto. Betales leverandøren via IBAN, vises IBAN i stedet (flere IBAN adskilles med komma).

Beløb: Det samlede betalingsbeløb, valuta-formateret.

Oprettet d.: Dato og klokkeslæt (inkl. sekunder) for hvornår betalingen blev oprettet i systemet.

Fakturaer: En kommasepareret liste over de faktura-ID'er (købsfakturaer, manuelle posteringer og kreditnotaer), der indgår i betalingen.

Udlæst d.: Dato for hvornår betalingen blev eksporteret/udlæst til banken. Tomt felt betyder, at betalingen endnu ikke er eksporteret.

Eksportformat: Det bankformat betalingsfilen er dannet i, fx Danske bank, ERH, Jyske, SDC eller ISO 20022 (Bankdata).

Org. enhed: Den organisatoriske enhed (butik eller afdeling) som betalingen tilhører.

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte supporten.

IBAN og ISO 20022 (udenlandske betalinger)

Udgående bankbetalinger understøtter IBAN-kontonumre med BIC/SWIFT, så du kan danne betalinger til udenlandske leverandører. Til det bruges bankformatet ISO 20022 (Bankdata), som sættes op på bankopsætningen (se Bankopsætning) med IBAN, BIC / SWIFT og eventuelt Kontovaluta. For hver betaling kræver formatet gyldig IBAN og BIC på købsfakturaen, samt navn og adresse (postdistrikt og land) på leverandøren og på den organisatoriske enhed. Mangler noget, vises en fejlbesked, og betalingen dannes ikke.

Hvis filen ikke kan gemmes: Kan agenten ikke skrive betalingsfilen (fx fordi den ikke er forbundet), får du besked, og betalingerne står stadig som ikke eksporteret.

Vil du vide mere?

Læs mere i disse relaterede artikler: